MILYEN EGY JÓ MUNKAKÖRI LEÍRÁS?
2023.06.15.
Dienes Martin
6 perc
Elgondolkodtál már azon, hogy mennyire fontos a munkaköri leírás? Lehet, hogy csak egy unalmas papírmunkának tűnik, de egy jól megfogalmazott munkaköri leírás nélkülözhetetlen a zűrzavarok megszüntetéséhez. Ez az, ami a helyére teszi a dolgokat, definiálja a felelősségeket, és ez határozza meg a munkavállalók felé az elvárásainkat. De mi van, ha nem vagy biztos abban, hogyan készítsd el a tökéletes munkaköri leírást? Talán próbáltad már, de csak elakadtál a folyamatban, és nem találtad azt a módot, ami igazán illene a cégedhez. Ne aggódj, ebben a cikkben mindent bemutatunk, amire szükséged lehet. Megmutatjuk, hogyan kerüld el a gyakori hibákat, hogyan írd meg a tökéletes "Kalapleírást", és hogyan növeld a munkavállalói elégedettséget a megfelelő munkaköri feladatok megfogalmazásával.
MIÉRT FONTOS A JÓ MUNKAKÖRI LEÍRÁS – AVAGY KALAPLEÍRÁS?
A cikk első része arra fókuszál, hogy miért kulcsfontosságú a jól megfogalmazott munkaköri leírás, a sikeres toborzásban és a hatékony munkavégzésben.
Talán azt gondolod, hogy a munkaköri leírás csupán egy formalitás, egy négyzet, amit be kell pipálni, amikor új munkatársakat toborzol. Vagy talán úgy látod, mint egy unalmas, bürokratikus feladatot, amit a HR csapat elvégzett évekkel ezelőtt, és azóta elfelejtett a szekrény mélyén. Nos, ha így van, itt az ideje, hogy újraértékeljünk néhány dolgot!
A munkaköri leírás, vagy ahogyan mi szeretjük nevezni, a „Kalapleírás”, a vállalatod szívverése. Ez adja meg a ritmust minden munkatársnak – attól kezdve, hogy milyen képességekre van szükség a pozíció betöltéséhez, egészen odáig, hogy milyen feladatokat kell elvégezni a nap végére – lépésről lépésre.
Először is, a munkaköri leírás kulcsfontosságú a sikeres toborzásban. Egy jó leírás tiszta képet ad a felvett új embereknek arról, hogy mit várnak el tőlük, és milyen készségeket kell hozniuk a csapathoz. Ez segít abban, hogy a legjobb jelentkezőket vonzzuk be, mivel azok, akiknek a készségei nem felelnek meg, valószínűleg el fognak tántorodni, míg azok, akik tökéletesen illeszkednek, motiváltabbak lesznek a munkában.
Egy jól megfogalmazott munkaköri leírás hozzájárul a hatékony munkavégzéshez. Egyértelműen meghatározza a munkakör határait, és elkerüli a feladatok közötti zavarokat és a felelősségi területek összemosódását. Ez elősegíti a munkatársak közötti harmonikus együttműködést, növeli a produktivitást és csökkenti a stresszt.
Végül, de nem utolsósorban, a munkaköri leírás tisztázza a szerepeket és felelősségeket. Ez lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy tudják, mire számítsanak, és hogyan értékeljék teljesítményüket. Az átláthatóság és a világosság erősíti a munkatársak bizalmát, ami növeli a munkahelyi elégedettséget, és hozzájárul a vállalati kultúra erősítéséhez.
Ezért, kedves vállalkozók és vezetők, ne becsüljétek alá a munkaköri leírás fontosságát. Ez nem csupán egy dokumentum, hanem a vállalatotok sikeres működésének egyik alappillére!
MIT JELENT A ‘KALAPLEÍRÁS’, ÉS MIÉRT HASZNÁLJUK?
Ebben a részben bemutatjuk, mi a „Kalapleírás” fogalma, és miért van rá szükség egy vállalatnál.
Most, hogy már tisztáztuk a munkaköri leírások fontosságát, nézzük meg, mit is jelent az, hogy ‘Kalapleírás’, és miért érdemes bevezetnünk ezt a koncepciót a vállalatunk működésébe.
A ‘Kalapleírás’ fogalma nem más, mint egy kibővített, strukturált és jól meghatározott munkaköri leírás. A ‘kalap’ szó itt a feladatok és felelősségek egy összességét szimbolizálja, amit egy adott munkatárs vagy pozíció ‘visel’, ahogyan egy kalapot hordanánk a fejünkön. Egy Kalapleírás tehát sokkal több, mint egy általános munkaköri leírás.
A Kalapleírásokat olyan személyek írják, akik alaposan ismerik az adott pozíciót és a hozzá kapcsolódó feladatokat. A leírás tartalmazza a munkakör célját, a fő feladatokat, a felelősségeket, a szükséges képességeket és a sikeres teljesítmény mérőszámait. Egy jól megírt Kalapleírás tehát nem csupán egy lista, hanem egy konkrét útmutató a munkavállaló számára, hogyan teljesíthet a legjobban a pozíciójában.
De miért használjuk a Kalapleírást a szokásos munkaköri leírás helyett? Azért, mert ez a módszer több átláthatóságot és strukturáltságot ad a munkavégzéshez. A Kalapleírás segít elkerülni a feladatok és felelősségek összemosódását, hiszen minden munkatárs számára világosan látható, mely ‘kalapot’ kell viselnie, vagyis milyen feladatokért felelős.
Ezenfelül a Kalapleírások segítenek a munkavállalók fejlődésében is. A sikeres teljesítmény mérőszámai segítenek a munkavállalónak megérteni, mely területeken kell fejlődnie, melyek azok a képességek, amelyeket tovább kell fejlesztenie ahhoz, hogy a legjobban teljesítsen a pozíciójában.
A Kalapleírás tehát egy olyan eszköz, ami nem csupán a vállalat működésének hatékonyságát segíti elő – mivel nem kell egy adott dolgot újra és újra ugyanúgy elmagyaráznunk, elég csak egyszer leírnunk –, hanem a munkavállalók személyes fejlődését is. Ezért is érdemes bevezetnünk és használnunk ezt a koncepciót a cégünkben.
HOGYAN ÍRJUK MEG A TÖKÉLETES KALAPLEÍRÁST?
Megmutatjuk a bevált módszereket és a lépésről lépésre haladó útmutatást, hogy hogyan írjuk meg a munkaköri leírásokat, amelyek vonzzák a tehetségeket.
A tökéletes Kalapleírás megírása lehet, hogy elsőre megterhelőnek tűnhet, de ha beépíted ezt a folyamatot a szokásos működésedbe, a hosszú távú előnyök mindenképpen megérik a befektetett erőfeszítést. Lássuk, hogyan tudsz létrehozni egy hatékony, vonzó és jól strukturált Kalapleírást, lépésről lépésre!
Cél megfogalmazása: Minden Kalapleírásnak kell, hogy legyen egy világosan meghatározott célja. Miért létezik ez a pozíció? Mit kell elérnie a munkatársnak, aki ezt a ‘kalapot’ viseli? Milyen hozzáadott értéket képvisel a cég számára? A cél megfogalmazása segít a munkavállalónak megérteni a pozíció jelentőségét, és motivációt nyújt a teljesítményéhez.
Feladatok és felelősségek definiálása: A feladatok listájának részletesnek és átfogónak kell lennie, hogy a munkavállaló tisztán láthassa, milyen konkrét teendők várnak rá. A feladatoknak a lehető legvilágosabban kell összeköttetésben lenniük a fő céllal.
Képességek és tapasztalatok meghatározása: Milyen készségekre, képességekre és tapasztalatokra van szükség a pozíció betöltéséhez? Itt lehetőség van a munkavállalónak tisztázni, mely területeken kell fejlődnie, és melyek azok a képességek, amelyeket a jövőben tovább kell fejlesztenie.
Sikeres teljesítmény mérőszámai: Hogyan fogjuk mérni a munkavállaló sikeres teljesítményét? Milyen eredmények alapján döntjük el, hogy a munkavállaló jól viseli-e a ‘kalapot’? Ezek a mérőszámok segítenek a munkavállalónak fókuszálni a legfontosabb teendőkre, és elősegítik a személyes fejlődést.
Stílus és nyelvezet: A Kalapleírásnak egyértelműnek és érthetőnek kell lennie, de ugyanakkor vonzónak és inspirálónak is. Próbáld meg úgy fogalmazni, hogy az tükrözze a vállalati kultúrádat. Ha fizikai munkaerő számára készül, akik szakértők a területükön, akkor legyen professzionális megfogalmazása. Az így elkészített Kalapleírás nem csupán világos útmutatást ad a munkavállalóknak, de segít a vállalatodnak a legjobb tehetségek megtartásában.
GYAKORI HIBÁK A MUNKAKÖRI LEÍRÁSOKBAN, ÉS HOGYAN KERÜLJÜK EL ŐKET?
Bemutatjuk a leggyakoribb hibákat, amelyeket a munkaköri leírások írása során el lehet követni, és tippeket adunk arra, hogyan lehet ezeket elkerülni.
A munkaköri leírások írása bár egyszerűnek tűnhet, mégis számos buktatóval jár. Az alábbiakban bemutatjuk a leggyakoribb hibákat, amelyeket a munkaköri leírások írása során el lehet követni, valamint néhány hasznos tippet is adunk arra, hogyan lehet ezeket elkerülni.
Nem világos cél megfogalmazása: a munkaköri leírások céljának egyértelműnek és világosnak kell lennie. A leírásnak tükröznie kell, hogy mit vár el a vállalat az adott pozíció betöltőjétől, és milyen hozzáadott értéket képvisel a vállalat számára. Ha a cél nem világos, a munkavállaló nem tudja, mire kell koncentrálnia, és ez hosszú távon csökkentheti a hatékonyságot.
Túl általános feladatleírás: a feladatokat a lehető legpontosabban kell meghatározni, és kerülni kell a túlságosan általános megfogalmazásokat. Ha a feladatok nem elég konkrétak, akkor a munkavállaló nem tudja pontosan, mire számítson, ami zavart és stresszt okozhat.
Túl sok szankció: ezeknek a leírásoknak nem arról kell szólnia, hogy szankciókat osszunk ki a munkatársainknak. Bele lehet fogalmazni, hogy mire kell jobban oda figyelni, de nem szabálykönyvet vagy törvénykönyvet írunk, hanem egy részletes leírást egy pozícióról. A túl sok büntetés negatív hatással lesz a munkatársakra.
Nem megfelelő nyelvezet használata: a munkaköri leírásoknak érthetőnek és vonzónak kell lenniük. Ha a nyelvezet túl formális vagy bonyolult, az elriaszthatja a munkatársakat. Használj közérthető, egyszerű nyelvezetet, illetve olyan nyelvezetet, amire szükség van.
Nem készítünk rendszeres frissítéseket: a munkaköri leírásoknak mindig naprakészeknek kell lennie. Ha nem frissítjük őket rendszeresen, akkor nem tükrözik a valós munkakörülményeket, és ez hosszú távon zavart és elégedetlenséget okozhat a munkavállalókban.
A KALAPLEÍRÁS ÉS A MUNKAVÁLLALÓI ELÉGEDETTSÉG
Beszélünk arról is, hogy a jó munkaköri leírások hogyan segíthetnek a munkavállalói elégedettség és a munkahelyi morál növelésében.
A Kalapleírás, vagyis a hatékony és precíz munkaköri leírás, nem csupán a betanulás és a beilleszkedés eszköze, hanem közvetlen hatással van a munkavállalói elégedettségre és a munkahelyi morálra is. De hogyan és miért?
Méltányos bánásmód és elismerés: a Kalapleírás segíthet abban is, hogy a munkavállaló úgy érezze, igazságosan kezelik, hiszen a feladatai, felelősségei és elvárások nyilvánvalóak és átláthatóak. Emellett, ha a munkavállaló megfelel ezeknek az elvárásoknak, vagy túlszárnyalja őket, akkor könnyebb elismerni és megjutalmazni a teljesítményét, ami hozzájárul a munkahelyi morál növeléséhez.
Személyes fejlődés és előrelépés: egy jól strukturált munkaköri leírás egyértelmű utat mutat a munkavállaló számára a fejlődéshez és az előrelépéshez. Ha a munkavállaló látja a fejlődési lehetőségeit, és megérti, milyen lépésekre van szükség az előrelépéshez, akkor ez motiválja őt a teljesítmény javítására és a személyes fejlődésre.
Elkötelezettség és lojalitás: a munkavállalók, akik pontosan tudják, milyen szerepet töltenek be a cégben, és milyen értéket képviselnek, valószínűbb, hogy hosszú távon elkötelezettek és lojálisak maradnak. A Kalapleírás tehát nemcsak a munkavállalói elégedettséghez, hanem a lojalitás és a munkaerő megtartásához is hozzájárul.
A Kalapleírás tehát a munkavállalói elégedettség és a munkahelyi morál növelésében is kulcsszerepet játszik. A jó munkaköri leírások olyan eszközök, melyekkel a cégvezetők jobb munkakörnyezetet teremthetnek, ami hosszú távon a vállalat sikerét is növeli.
A KALAPLEÍRÁS VÉGREHAJTÁSA ÉS KÖVETÉSE
Végül tippeket és javaslatokat adunk arra, hogyan hajtsuk végre és kövessük nyomon a munkaköri leírások hatékonyságát a vállalatnál.
A munkaköri leírások kidolgozása és kialakítása csak az első lépés a folyamatban. A második, talán még fontosabb lépés a végrehajtás és a követés. Hogyan lehet ezt hatékonyan megtenni? Ebben a fejezetben néhány praktikus tippet és ajánlást adunk.
A végrehajtás: a Kalapleírások végrehajtása nagyobb feladat, mint azt sokan gondolják. Nem elég csak megírni őket, be kell építeni őket a vállalati kultúrába és a mindennapi működésbe. Fontos, hogy minden munkatárs ismerje a saját és a többi munkatársának munkaköri leírását, hogy világos legyen, ki mivel foglalkozik. A vezetőknek itt van szerepe abban, hogy betartassák ezeket a leírásokat, és segítséget nyújtsanak abban, hogy mindenki megértse a saját szerepét és feladatait.
A visszajelzés: a munkavállalóktól érkező visszajelzés kulcsfontosságú a munkaköri leírások hatékonyságának értékelésében. Ők tudják a legjobban, hogy a leírás mennyire tükrözi a valóságot, és hol van szükség változtatásra. A nyílt kommunikáció és a rendszeres visszajelzés fontos a folyamatos fejlődés és javítás érdekében.
A fejlődés és a változás: ahogy a cég fejlődik és változik, a munkaköri leírásoknak is fejlődniük és változniuk kell. Ezért fontos, hogy a vezetők és a HR szakemberek rendszeresen felülvizsgálják őket, és frissítsék, hogy mindig relevánsak és hatékonyak maradjanak.
A Kalapleírás nemcsak egy kötelező adminisztrációs feladat. Ez a kulcsa a hatékony munkavégzésnek, a munkavállalói elégedettség növelésének és a vállalati célok elérésének. A fent említett tippek és módszerek segítenek abban, hogy a munkaköri leírásod vonzó legyen a megfelelő munkatársak számára, és egyben támogassa a cég stratégiai céljait. Ne feledd, a munkaköri leírás az az eszköz, amely segít a vállalatodnak a kitűzött célok felé haladni. Tartsd szem előtt a tanácsainkat, és vedd kézbe a siker kulcsát!
SZERETNÉD, HA TUDNÁ MINDENKI A FELADATÁT?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be számodra.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
7 szervezési osztály szerepel rajta, melyek a Cégvezetés; Kommunikáció; Terjesztés; Pénzügy; Termelés; Minőség és Közönségkapcsolati osztályok, ahová 21 működő rendszert társít.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg, milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
Ahol már találkozhattál velünk:
Markovich Béla tapasztalata a Vállalati Térképről
Cégvezetőként számodra is hasznos lehet, hiszen valóban működő cégfejlesztési rendszereket tartalmaz. Eddig Magyarországon közel 5000 cégvezető igényelte, és most neked is van rá lehetőséged! A Vállalati Térkép célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és rávilágítson a problémáid pontos megoldására.
Ez az egész a Szervezési Táblára épül, de hogyan teszi ez átláthatóvá a te vállalkozásod? 7 szervezési osztály szerepel rajta, mint például a termelés, a cégen belüli kommunikáció, illetve a cégvezetés. Ezekhez társít 21 működő rendszert, amelyek mind ott vannak a te vállalkozásodban is.
És hogy kiknek érdemes ezt igényelni? Árbevételtől és létszámtól függetlenül mindenkinek, így neked is. De a legelőnyösebb azoknak a cégeknek, akik legalább egy 20 fős munkatársi létszámmal dolgoznak. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, én már csak tudom, hiszen közel 300 embert irányítok. Ajánlom, igényeld a Vállalati Térképet, hiszen díj -és kötelezettségmentesen a tiéd lehet!
Ami szerintem zseni, még egy egy órás Díjmentes Tanácsadást is kaphatsz mellé, ahol segítenek, hogy te is be tudd illeszteni a vállalkozásodba ezeket a rendszereket, olyan könnyedén, mintha csak egy Mapei ragasztóval dolgoznál! Ne habozz, gondolkozz rendszerben, és igényeld a DMA Vállalati Térképet!
Markovich Béla, Mapei Kft., Ügyvezető
