HOGYAN TARTS MEETINGET VEZETŐKÉNT?

2023.09.20.

Dienes Martin

7 perc

A sikeres vezetői értekezletek és munkamegbeszélések összetett tánca nem könnyű. Ki ne szeretne többet kihozni a csapatmegbeszélésekből, jobban megragadni a résztvevők figyelmét, vagy hatékonyabban összefoglalni a fontos pontokat? De vajon mi a kulcs a tényleges eredmények eléréséhez? Ebben a cikkben bemutatjuk a titkos receptet, amely minden meetingedet forradalmasíthatja. Megmutatjuk, hogyan kezeld a meetingjeidet, hogy a résztvevők ne csak üljenek az asztalnál, hanem aktívan hozzájáruljanak a célkitűzésekhez. Nem elég csupán megtartani egy megbeszélést, úgy kell lebonyolítani, hogy az értéket teremtsen. Készen állsz arra, hogy maximálisan kiaknázd a meetingjeid potenciálját? Lépj be a hatékony meetingek izgalmas világába!

AZ ELSŐ LÉPÉS: TISZTÁZOTT CÉLOK

A meetingek sikerének kulcsa egyértelmű célkitűzésekben rejlik. Hogyan tartsunk meetingeket úgy, hogy minden résztvevő pontosan tudja, milyen célt szolgál a megbeszélés mindenki számára?

Az első lépés minden sikeres meetingnél az egyértelműen meghatározott célkitűzések meghatározása. De mit jelent ez pontosan, és hogyan hozhatod ki a legtöbbet ebből a lépésből? Nézzük meg részletesebben.

Mielőtt egyáltalán bejelentenéd a meetinget, először tisztáznod kell, mi a célja annak. Vajon döntéseket kell hozni egy új projekt irányvonaláról? Vagy talán beszámolót kell tartani a csapat előrehaladásáról? A meeting céljának meghatározása nemcsak segít neked abban, hogy megszervezd a megbeszélést, hanem abban is, hogy a résztvevők is pontosan értsék, miért vannak ott.

Túl gyakran történik meg, hogy az emberek részt vesznek meetingeken anélkül, hogy tisztában lennének azzal, mi annak célja. Ez azonban csak időpazarláshoz és frusztrációhoz vezet. Egy jól meghatározott cél azonban segít mindenkinek abban, hogy szem előtt tartsa, miért van ott, és hozzájárul ahhoz, hogy a meeting hatékonyabban haladjon.

Tehát, hogyan határozd meg a meeting célját a leghatékonyabban? Először is, legyél konkrét. Az általános célok, mint például „megvitatjuk a projekt állapotát”, nem adnak elegendő irányvonalat a résztvevőknek. Helyette, próbálj meg specifikus célokat megfogalmazni, mint például „döntést hozunk a projekt következő fázisának kezdéséről”.

Kommunikáld a célokat világosan és érthetően. Amikor a meeting időpontját és helyét megosztod, egyértelműen ismertesd a meeting céljait is. Így minden résztvevő tudni fogja, mire számíthat, és fel tud készülni rá.

Végül, ne feledd, hogy a célkitűzések nemcsak arról szólnak, hogy mit szeretnél elérni a meeting során, hanem arról is, hogy hogyan. Biztosítsd, hogy a célkitűzések összhangban legyenek a cég értékeivel és a csapat kultúrájával. Ha ezeket a lépéseket követed, a meetinged sokkal hatékonyabbá és célirányosabbá válik.

AZ IDŐKERET MEGHATÁROZÁSA – MINDEN PERC SZÁMÍT

Az időkeret meghatározása létfontosságú minden meetingnél. Hogyan ütemezzünk megfelelően, hogy maximalizáljuk a termelékenységet anélkül, hogy az értékes munkaidőt pazarolnánk?

Az időkeret meghatározása az egyik legfontosabb lépés minden meeting előkészítésében. Bár a meetingek jelentős részét képezik a munkaidőnek, fontos, hogy ez ne lépje túl a hatékonyság és a produktivitás rovására a kereteket.

Először is, ne feledd, hogy minden meetingnek van egy kezdő és záró időpontja. Ha meghatározod a meeting kezdeti időpontját, egyértelművé válik minden résztvevő számára, hogy mikor kell elkezdeniük a munkát, és mikor várható a meeting vége. Ne félj attól, hogy egy rövid meetinget hirdetsz meg, ha az céljaidat eléri. Egy rövid, jól strukturált meeting sokkal hatékonyabb lehet, mint egy hosszú, céltalan beszélgetés.

A hatékony időbeosztás alapja a jól meghatározott napirend. A napirend készítése során vedd figyelembe, hogy mely témák megvitatása mennyi időt vesz igénybe, és ütemezd be őket a meeting során. Ügyelj arra, hogy a legfontosabb témák a meeting elejére kerüljenek, amikor még frissek az emberek, és ne hagyd, hogy a meeting végére maradjanak a fontos döntések, amikor a résztvevők már fáradtak lehetnek.

A jól meghatározott időkeret segít abban, hogy a meeting során a legfontosabb kérdésekre koncentrálhass. Mindenképpen tartsd be az időkeretet, és ha úgy látod, hogy túllép a kereteken, akkor tervezd meg a további lépéseket, hogy a meeting a tervezett időpontban véget érjen.

Fontos szem előtt tartani, hogy a meeting nem egy verseny, ahol az a cél, hogy a legtöbb témát vitassuk meg a legrövidebb idő alatt. A meeting célja, hogy biztosítsa a kommunikációt, a tisztázást és a döntéshozatalt. Tehát ügyelj arra, hogy a meeting ne csupán a témák átsuhanása legyen, hanem tényleges értéket és eredményeket hozzon.

A jól megszervezett és hatékonyan időbeosztott meetingek nem csupán a munkaidő jobb kihasználását teszik lehetővé, hanem hozzájárulnak a csapatmunka javításához, a projektmenedzsment hatékonyságának növeléséhez és az eredményesség általános növeléséhez is. Az időkeret hatékony meghatározása tehát nem csupán egy apró részlete a meeting szervezésének, hanem az egész folyamat egyik alapvető eleme.

AZ ELKERÜLHETETLEN ELŐKÉSZÜLET

A felkészülés elengedhetetlen, ha egy hatékony és termelékeny meetinget szeretnénk tartani. Megbeszéljük, mely eszközök és stratégiák segíthetnek a legjobb előkészítésben.

Az előkészülés kulcsfontosságú minden meeting szempontjából. Akár egy új projekt indításáról, akár egy csapatmegbeszéléséről van szó, a megfelelő előkészítés biztosítja, hogy a meeting hatékony, produktív és célirányos legyen. De hogyan készüljünk fel a lehető legjobban?

Az első lépés a napirend megtervezése. A napirend segít meghatározni a meeting folyamatát, és segíti a résztvevőket abban, hogy tisztában legyenek a megbeszélendő témákkal. Próbáld meg részletesen meghatározni a napirend pontokat, beleértve a szükséges időtartamot, a beszélgetési pontokat és az esetleges előadókat vagy döntéshozókat. A napirendet mindig oszd meg a résztvevőkkel előre, hogy elegendő időt hagyj nekik a felkészülésre.

Fontos a szükséges információk összegyűjtése és megosztása. Ha a meeting során döntést kell hozni, gyűjts össze minden szükséges adatot, információt, és oszd meg a résztvevőkkel. Minél jobban informáltak a résztvevők, annál hatékonyabb lesz a döntéshozatal.

Illetve, ügyelj a megfelelő technológia használatára is. Írásban mindenki számára kommunikáld a meeting részleteit, akár a Google Naptárban, vagy az irodában lévő bármilyen naptárban. A lényeg, hogy mindenki számára tiszta legyen a meeting időpontja, helyszíne. Az online meetingek számára például fontos, hogy rendelkezésre álljanak a szükséges eszközök és platformok, mint például a videokonferencia alkalmazások, a megosztott dokumentumok és a projektmegosztó eszközök. Ezek az eszközök segítik a hatékony kommunikációt és a munkát. Ha elmegy 10 perc azzal, hogy mindenki becsatlakozzon, az frusztráló lehet a többiek számára.

Végül, de nem utolsósorban, ne feledd, hogy a meeting az emberek közötti interakcióról szól. Készülj fel arra, hogy aktívan hallgass, kommunikálj és kérdésekkel lépj fel. Az aktív részvétel kulcsfontosságú ahhoz, hogy a meeting sikeres legyen.

KOMMUNIKÁCIÓ – A HATÉKONY MEETING ALAPJA

Tanuljuk meg, hogyan bonyolíthatjuk a meetinget a lehető legértékesebbé, biztosítva, hogy minden résztvevő hozzájáruljon és megértse a közösen kitűzött célokat.

A hatékony kommunikáció a sikeres meeting alapköve. Nem számít, milyen jól van megszervezve a meeting, ha a résztvevők nem tudnak hatékonyan kommunikálni egymással. Hogyan tehetjük a kommunikációt hatékonyabbá, értékesebbé a meeting során?

Először is, fontos, hogy mindenkinek legyen lehetősége hozzászólni és véleményt formálni. Ez azt jelenti, hogy a meeting vezetőjének olyan környezetet kell teremtenie, ahol mindenki biztonságban érzi magát ahhoz, hogy megossza a gondolatait és ötleteit. Ezt támogathatjuk azzal, hogy egyértelműen meghatározzuk a meeting szabályait, például, hogy mindenki hozzászólhat, de senki nem szakíthatja félbe a másikat.

A világos és egyértelmű kommunikáció kulcsfontosságú. Kerüljük a bonyolult szakkifejezéseket és a zavaros kifejezéseket, hacsak nem szükségesek. Ha szükséges, használjunk vizuális eszközöket, például prezentációkat, diagramokat vagy képeket, hogy segítsünk a résztvevőknek megérteni a pontjainkat.

Ügyeljünk arra, hogy mindenki megértse a közös célokat. Ezt segítheti, ha a meeting elején és végén is összefoglaljuk a célkitűzéseket, és megerősítjük, hogy mindenki egyértelműen látja a következő lépéseket. A világos, közös célok segítenek a résztvevőknek, hogy összpontosítsanak, és értékesebb hozzájárulásokat tegyenek a meeting során. A közös célokat azzal is tudod erősíteni, ha például mindenki mond egy darab sikert az előző hétre vagy hónapra vonatkozóan. Ezzel fel tudjuk oldani a feszültségeket a meeting legelején.

Végül, ne felejtsük el, hogy a kommunikáció nem csak a beszédről szól. Az aktív hallgatás – amikor valóban figyelünk arra, amit a másik mond, és reagálunk rá – ugyanolyan fontos, mint az, hogy megosszuk a saját gondolatainkat. Az aktív hallgatás segít abban, hogy jobban megértsük egymást, és eredményesebb kommunikációt és együttműködést teremtsünk. Ne engedjük meg, hogy panaszkodásba menjen át az egész meeting, azt a meeting után négyszemközt érdemes megbeszélni, viszont hallgassuk meg egymást.

Az effektív kommunikáció nemcsak a meeting során, hanem az azt követően végzett tevékenységekben is kulcsfontosságú. A hatékony kommunikációval biztosíthatjuk, hogy minden résztvevő értéket kapjon a meetingből, és hozzájáruljon a közösen kitűzött célok eléréséhez.

A VISSZACSATOLÁS EREJE

A meeting utáni visszajelzések fontosak. Hogyan kérjünk konstruktív visszajelzést a résztvevőktől, és hogyan használjuk azt a jövőbeni meetingek javítására?

A visszacsatolás hihetetlenül erős eszköz, amelyet sokan mégsem használnak ki megfelelően a meetingek után. A hatékony visszacsatolás nem csak segít azonnali javításokat eszközölni, de hosszú távon is hozzájárul a meetingek hatékonyságának növeléséhez. De hogyan kérjünk konstruktív visszajelzést a résztvevőktől, és hogyan használjuk fel azt?

Először is, légy nyitott a visszajelzésekre. Kérj a résztvevőktől őszinte, nyílt visszajelzéseket a meeting végén. A visszajelzések kérésénél használj konkrét kérdéseket, például: „Mi volt a meeting legértékesebb része számodra?” vagy „Miben lehetnénk hatékonyabbak a következő meetingen?”. Ezek a kérdések segítenek a résztvevőknek abban, hogy konstruktív és hasznos visszajelzéseket adjanak. Ezt akár egy mindenki számára kiküldött online kérdőívvel is megkérdezheted mindenkitől.

Figyelj, és értékelj minden visszajelzést. Minden visszajelzés értékes információt tartalmaz, akkor is, ha elsőre negatívnak tűnik. Az elsődleges célunk az, hogy tanuljunk és fejlődjünk, ezért minden visszajelzésnek hálásnak kell lennünk. A negatív visszajelzés is segíthet abban, hogy jobban megértsük a problémákat és javítani tudjunk rajtuk.

Cselekedj a visszajelzések alapján. A visszajelzések önmagukban nem érnek semmit, ha nem teszel lépéseket a kapott információk alapján. Tervezd meg a következő lépéseket, és alkalmazd a kapott visszajelzéseket a jövőbeni meetingek javítására. Bár ebben a cikkben célunk, hogy segítsünk a meetingjeid tökéletesítésében, de nincs egy mindenkire ráhúzható séma, ahogyan meetinget kell tartanod. A csapatodtól kérj visszajelzést, és dolgozzátok ki, nálatok mi lesz a leghatékonyabb.

Végül, adj visszajelzést a visszajelzésről. Oszd meg a résztvevőkkel, hogyan fogod használni a kapott visszajelzéseket. Ez nemcsak abban segít, hogy a résztvevők lássák, hogy értékesek a hozzászólásaik, de hozzájárul a kulturális értékekhez is, mint az őszinteség, az együttműködés és a fejlődés. A visszacsatolás ereje hatalmas. Ha helyesen használjuk, nemcsak a meetingjeink javulnak, de a csapat is egyre erősebb és összehangoltabb lesz.

FOLYAMATOS FEJLESZTÉS – TARTS MÉG JOBB MEETINGEKET

Vizsgáljuk meg, hogyan építhetünk a megszerzett ismeretekre és tapasztalatokra, hogy a jövőbeni meetingek még produktívabbak legyenek.

A meetingek tartása egy folyamatosan fejlődő folyamat, ahol mindig van lehetőség a javulásra és az eredmények javítására. De hogyan építhetünk a megszerzett ismeretekre és tapasztalatokra, hogy a jövőbeni meetingek még hatékonyabbak legyenek?

Gondoljunk a meetingekre mint egy ciklusra, ahol minden egyes lépés lehetőséget kínál a tanulásra és a fejlődésre. A megtervezéstől kezdve a végrehajtáson át a visszajelzések gyűjtéséig, minden egyes lépés értékes információkat ad a meeting hatékonyságáról. Fogadd el ezt a ciklikus gondolkodásmódot, és használd ki a benne rejlő lehetőségeket.

Legyél kíváncsi és nyitott. Legyen szó új technológiákról, új módszerekről vagy új ötletekről, mindig keresd azokat az eszközöket és technikákat, amelyek hozzájárulhatnak a meetingek hatékonyságához. Például próbálj ki új digitális eszközöket a megbeszélések szervezéséhez, vagy tanulj meg új módszereket a csapat motiválására és aktivizálására.

Ne félj kísérletezni! Nem minden új ötlet vagy módszer fog azonnal működni, de minden próbálkozás lehetőséget kínál a tanulásra és a fejlődésre. Ha valami nem működik, értékeld ki, miért nem, és tanulj belőle. Légy türelmes. A változás nem történik egyik napról a másikra, és a meetingek fejlesztése sem. Fontos, hogy hosszú távú perspektívában gondolkodj, és türelmesen dolgozz a folyamatos fejlődés érdekében.

A meetingek tartása egy folyamatosan fejlődő folyamat, ahol mindig van lehetőség a javításra. Azáltal, hogy építünk a megszerzett ismeretekre és tapasztalatokra, és nyitottak vagyunk a változásokra, jobb és hatékonyabb meetingeket tarthatunk, amelyek hozzájárulnak a cégünk sikeréhez és fejlődéséhez.

Reméljük, hogy ezzel a cikkel sikerült új perspektívákat nyitnunk a hatékony meetingek világában. Most már tudod, hogy a sikeres értekezletek nem véletlenek, hanem az alapos előkészítés, a céltudatos kommunikáció és a folyamatos fejlesztés eredményei. Mindig tartsd szem előtt a meetingekben rejlő lehetőségeket – a hatékony egyeztetés nemcsak a munka minőségét javítja, de a csapat összetartását is erősíti. Kívánjuk, hogy az itt megosztott információk és technikák segítsenek neked abban, hogy jobb vezetővé válj és meetingjeidet a lehető legoptimálisabban tudd lebonyolítani. Ne feledd: a folyamatos fejlődés a sikeres vezetők kulcsa!

SZERETNÉL MEGFELELŐ MEETINGEKET TARTANI?

VÁLLALATI

TÉRKÉP

Valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be számodra.

Mi is az a Vállalati Térkép?

A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.

A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.

7 szervezési osztály szerepel rajta, melyek a Cégvezetés; Kommunikáció; Terjesztés; Pénzügy; Termelés; Minőség és Közönségkapcsolati osztályok, ahová 21 működő rendszert társít.

GONDOLKOZZ RENDSZERBEN

Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.

A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.

Igénylem gombra kattintva elfogadom az ÁSZF-et és az Adatvédelmi Szabályzatot.

Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.

Ahol már találkozhattál velünk:

Markovich Béla tapasztalata a Vállalati Térképről

Cégvezetőként számodra is hasznos lehet, hiszen valóban működő cégfejlesztési rendszereket tartalmaz. Eddig Magyarországon közel 5000 cégvezető igényelte, és most neked is van rá lehetőséged! A Vállalati Térkép célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és rávilágítson a problémáid pontos megoldására.

Ez az egész a Szervezési Táblára épül, de hogyan teszi ez átláthatóvá a te vállalkozásod? 7 szervezési osztály szerepel rajta, mint például a termelés, a cégen belüli kommunikáció, illetve a cégvezetés. Ezekhez társít 21 működő rendszert, amelyek mind ott vannak a te vállalkozásodban is.

És hogy kiknek érdemes ezt igényelni? Árbevételtől és létszámtól függetlenül mindenkinek, így neked is. De a legelőnyösebb azoknak a cégeknek, akik legalább egy 20 fős munkatársi létszámmal dolgoznak. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, én már csak tudom, hiszen közel 300 embert irányítok. Ajánlom, igényeld a Vállalati Térképet, hiszen díj -és kötelezettségmentesen a tiéd lehet!

Ami szerintem zseni, még egy egy órás Díjmentes Tanácsadást is kaphatsz mellé, ahol segítenek, hogy te is be tudd illeszteni a vállalkozásodba ezeket a rendszereket, olyan könnyedén, mintha csak egy Mapei ragasztóval dolgoznál! Ne habozz, gondolkozz rendszerben, és igényeld a DMA Vállalati Térképet!

Markovich Béla, Mapei Kft., Ügyvezető