HOGYAN LEGYENEK JÓ IRÁNYELVEID?
2023.07.19.
Dienes Martin
5 perc
Már biztos hallottál a vállalati irányelvekről, de vajon maximálisan kihasználod-e azokat a lehetőségeket, amiket ezek kínálnak? A vállalati irányelvek kidolgozása és alkalmazása olyan, mint egy görbe tükör, ami több kérdést vet fel, mint amennyi választ ad, ha nem tudod pontosan, hogy hogyan alkalmazd ezeket. Nem vagy egyedül ezzel a gondolattal. Az irányelvek arra hivatottak, hogy a folyamatosan felmerülő problémákról ne kelljen újra és újra beszélni, hanem elég legyen egyszer megoldani, hogy az onnantól kezdve mindig jól tudjon működni, és ne vegyen el több időt a vezetőktől. Képesek irányt mutatni, segíteni, hogy döntéseidet jobban megalapozott, hatékonyabb módon hozd meg te – vagy akár a munkatársaid. Azonban nem mindig egyszerű ezt megérteni és bevezetni. Bemutatjuk, miért olyan fontosak ezek, hogyan készíthetsz olyan irányelveket, amik ténylegesen segítik a céged, és hogyan követheted nyomon azok hatását.
MIT JELENT AZ IRÁNYELV, ÉS MIÉRT VAN RÁ SZÜKSÉG?
Megfejtjük, mi is valójában az irányelv, és miért olyan nélkülözhetetlen eszköz a kezedben. Bemutatjuk, milyen előnyökkel jár, ha a vállalatod rendelkezik ilyenekkel.
Valószínűleg hallottál már az irányelvekről, de esetleg nem vagy teljesen tisztában vele, hogy ez mit is jelent, és miért van rá szükség a vállalkozásodban. Akkor jöjjön most a tisztánlátás, ugyanis bemutatjuk, mi is valójában az irányelv, és miért olyan nélkülözhetetlen eszköz a kezedben.
Az irányelvek a vállalat belső szabályai, melyek a mindennapi munkavégzést és a döntéshozatalt szabályozzák. Egyfajta útmutatóként szolgálnak a vállalat minden szintjén, és segítenek abban, hogy a dolgozók értsék és támogassák a vállalat céljait, küldetését és értékeit. Úgy is mondhatnánk, hogy ezek határozzák meg, hogy kell „viselkedni” valakinek a cégen belül.
Nagyon rövid példák: ”Mindig legyen valaki a recepción, hogy rögtön tudjuk fogadni a beérkező vevőket.”, ”Mindig tartsuk tisztán az asztalunkat, ne legyen ott semmilyen szemét 5 percnél tovább.”, ”Munkaidőben maximum x percnyi cigarettázást tudunk biztosítani.”, ”Az ügyfeleknek mindig így köszönj: üdv!”.
De vajon miért olyan fontosak? Ezek segítenek a szervezet minden tagjának abban, hogy egy irányba haladjon. Meghatározzák, hogy a vállalat mely területein milyen módon kell dolgozni, hogyan kell kezelni a konfliktusokat, hogyan kell kommunikálni, hogyan kell döntéseket hozni, stb. Enélkül kicsit elveszettek lehetnek a munkatársaink bizonyos szituációkban.
Az irányelvek révén a dolgozók jobban megértik, mit vár tőlük a vállalat, és ezáltal motiváltabbak és hatékonyabbak lesznek. Ez elősegíti a cég belső kommunikációját, a megfelelő konfliktuskezelést és általánosságban a munka hatékonyságát. Ráadásul a jól kialakított irányelvek segítenek abban is, hogy a cég külső szemmel is szervezettnek és átláthatónak tűnjön. Ez pedig elengedhetetlen a bizalom kiépítéséhez, legyen szó ügyfelekről, potenciális befektetőkről vagy új munkavállalókról.
AZ IRÁNYELVEK KIALAKÍTÁSA: HOL KEZDJÜK?
Adunk néhány tanácsot, hogyan vágj bele az irányelvek kialakításába. Beszélünk a legfontosabb szempontokról, mint a vállalati célok és a munkavállalói elvárások.
Most, hogy tisztában vagyunk az irányelvek jelentőségével, nézzük meg, hogyan is kezdjünk hozzá a saját irányelveink kialakításához. Ez a folyamat, habár elsőre talán ijesztőnek tűnhet, igazán izgalmas, és megéri az erőfeszítést, hiszen segít abban, hogy vállalatod hatékonyabban és zökkenőmentesebben működjön.
A legfontosabb dolog az, hogy az irányelveket ne kezeld törvényekként. Ne legyenek súlyos szankciók, ha valaki nem tartotta be az egyik ilyen irányelvet, mivel ezzel teljesen tönkreteheted a munkatársaid bizalmát. Az irányelvek olyan irányok, amiket a munkatársaknak követniük kell, ha pedig esetleg nem sikerült 100%-ig, akkor nem szabad levenni a fejüket.
Először is: ha nincs leírva, akkor nem ér semmit! A vállalati célokkal és értékekkel kell kezdeni. Milyen a vállalatod küldetése? Milyen értékeket képvisel? Mi a hosszú távú célja? Ezek az alapvető kérdések segítenek abban, hogy letisztázd, mi is a vállalatod lényege. Ebből a lényegből pedig ki fog alakulni az irányelvek alapvető váza.
Második lépésként, gondold át, milyen a jelenlegi munkakultúrád, és milyen kultúrát szeretnél kialakítani. Az irányelvek tükrözik a vállalat kultúráját, és segítenek abban, hogy ez a kultúra egységes és hatékony legyen. Figyelembe kell venni a munkavállalók igényeit és elvárásait is, hiszen ők azok, akik a legtöbb időt töltik a vállalat működésének középpontjában.
A harmadik lépés az irányelvek konkrét kialakítása. Ez az a pont, ahol a vállalati célokat, értékeket és a kívánt munkakultúrát át kell fordítanod konkrét szabályokká és iránymutatásokká. Figyelj arra, hogy az irányelvek legyenek világosak, érthetőek, és alkalmazhatóak a gyakorlatban. Ne feledd, az irányelvek kialakítása nem egy egyszeri feladat. A vállalatod fejlődik és változik, így az irányelveket is rendszeresen felül kell vizsgálni, és szükség szerint frissíteni kell.
Végül, de nem utolsósorban, légy tisztában azzal, hogy az irányelvek bevezetése nem megy egyik napról a másikra. Időre és türelemre van szükség, de a végeredmény minden bizonnyal megéri a fáradozást: egy hatékonyabb, összehangoltabb és boldogabb munkahely.
HOGYAN LEGYENEK AZ IRÁNYELVEID TÜKRÖZŐDÉSEI A CÉG KULTÚRÁJÁNAK?
Az irányelvnek tükröznie kell a cég kultúráját és értékeit. Megmutatjuk, hogyan érheted ezt el.
Az első lépés a vállalatod értékeinek tisztázása. Milyen alapelvek mentén működik a cég? Ezek az értékek lehetnek etikai alapelvek, például a becsületesség és az integritás, az üzleti értékek, de lehet a legegyszerűbb dolog is, mint például, hogy mikor és mennyit lehet cigizni munkaidőben.
A következő lépés a vállalatod kultúrájának értelmezése. A kultúra olyan elemek összessége, mint a közös normák, hiedelmek, értékek és magatartások, amelyek egy csoporton belül kialakulnak. A kultúra meghatározza, hogyan kommunikálnak az emberek egymással, hogyan hoznak döntéseket és hogyan oldanak meg problémákat. Támogatniuk kell ezt a kultúrát, és segíteniük kell abban, hogy az erősebb és hatékonyabb legyen.
Az irányelveidet közösen is kialakíthatod a csapatoddal. A legjobb irányelvek olyanok, amelyeket a cég minden szintjén elfogadnak és támogatnak. Ezek kialakításába bevonva a dolgozóidat, biztosíthatod, hogy azok ténylegesen tükrözzék a vállalatod kultúráját, és nem csak azt, amit te gondolsz róla, viszont fontos, hogy az alapvető irányt te add meg.
AZ IRÁNYELVEK BEVEZETÉSE A GYAKORLATBAN: HOGY VIDD SIKERRE?
Megosztjuk veled a sikeres bevezetés fortélyait, és azt, hogy miként vonj be minden munkatársat ebbe a folyamatba.
Az irányelvek bevezetése a gyakorlatban nagyon izgalmas folyamat, de nem mindig egyszerű. Különösen fontos, hogy a bevezetés során minden munkatársat bevonjunk ebbe a folyamatba. Hogy miért, és hogyan, arról lesz szó a következő pár bekezdésben.
Az irányelvek bevezetésének sikeréhez az egyik legfontosabb lépés, hogy a munkatársaid megértsék, miért van szükség ezekre, és miért fontosak azok a cég működése szempontjából. Ezért nagyon fontos a kommunikáció. A munkatársaidnak tisztában kell lenniük azzal, hogy az irányelvek nemcsak a szabálykövetésről szólnak, hanem arról is, hogy hatékonyabb, eredményesebb munkavégzést és jobb munkahelyi légkört teremtsenek.
Fontos, hogy legyen időd és türelmed. Az irányelvek bevezetése nem történik meg egyik napról a másikra, és időre van szükség, hogy a munkatársaid megszokják azokat, és a mindennapi munkavégzés részévé váljanak. Az irányelvek bevezetése során fontos a türelem és az empatikus hozzáállás, hiszen minden változás kihívást jelent, és időbe telik, míg az emberek alkalmazkodnak hozzá.
A következő lépés a visszajelzések gyűjtése és értékelése. A munkatársaid közvetlen tapasztalatokkal rendelkeznek az irányelvek alkalmazásáról, és értékes visszajelzést tudnak adni arról, hogy mi működik jól, és mi nem. Ezen visszajelzések alapján lehetőséged van finomhangolni az irányelveket, és még hatékonyabbá tenni őket.
Ami még fontos, hogy egyszerre csak egy embernél érdemes alkalmazni az irányelveket. Ne akard mindenkinél egyszerre bevezetni, folyamatként kezeld, amit egyesével tudsz a legjobban bevezetni.
MÉRJÜK MEG AZ EREDMÉNYEKET: A IRÁNYELVEK HATÁSÁNAK NYOMON KÖVETÉSE
Bemutatjuk, hogy milyen módszerekkel mérheted a irányelvek hatását, és hogyan azonosíthatod a legfontosabb mutatókat.
Egy irányelv sikeres bevezetése után fontos a következő kérdés: hogyan mérheted az irányelvek hatását? Milyen módszerekkel azonosíthatod a legfontosabb mutatókat, amelyek alapján értékelheted a irányelvek sikerességét? Ezek a kérdések nem mindig könnyen megválaszolhatók, de megpróbálunk néhány hasznos tanácsot adni.
Legyél tisztában azzal, mit is szeretnél mérni. Ez lehet például a munkatársak elégedettsége, a belső kommunikáció hatékonysága, a döntéshozatali folyamatok gyorsasága, vagy bármilyen más mutató, ami fontos a cég működése szempontjából. Fontos, hogy a mutatók valóban relevánsak legyenek, és tükrözzék azokat a területeket, ahol az irányelveknek javítaniuk kellene a működést.
A mérési módszerek kiválasztásánál több lehetőség is rendelkezésre áll. Ezek közé tartoznak például a munkatársi felmérések, az interjúk, a teljesítményértékelések, vagy a konkrét működési mutatók elemzése. A legjobb megközelítés gyakran a különböző módszerek kombinációja, amelyek különböző szempontokból adnak képet az irányelvek hatásáról.
A mérési eredmények alapján lehetőséged van tovább finomítani ezeket. Például, ha a munkatársi felmérés azt mutatja, hogy bizonyos irányelvek nem tiszták vagy nem érthetőek, akkor lehetőséged van ezeket átalakítani, és jobban kommunikálni a munkatársakkal.
Összegzésként elmondható, hogy a működési irányelvek nemcsak szabályok, amiket követnünk kell, hanem kulcsfontosságú eszközök, amelyek segítik vállalatunk fejlődését, hatékonyságát és eredményességét. A megfelelő irányelvek kidolgozása és alkalmazása nem mindig egyszerű feladat, de a fentiekben bemutatott útmutatónk segítségével reméljük, hogy te is képes leszel megtalálni a saját vállalatod számára legmegfelelőbb megoldásokat.
SZERETNÉL TÖKÉLETES IRÁNYELVEKET?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be számodra.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
7 szervezési osztály szerepel rajta, melyek a Cégvezetés; Kommunikáció; Terjesztés; Pénzügy; Termelés; Minőség és Közönségkapcsolati osztályok, ahová 21 működő rendszert társít.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg, milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
Ahol már találkozhattál velünk:
Markovich Béla tapasztalata a Vállalati Térképről
Cégvezetőként számodra is hasznos lehet, hiszen valóban működő cégfejlesztési rendszereket tartalmaz. Eddig Magyarországon közel 5000 cégvezető igényelte, és most neked is van rá lehetőséged! A Vállalati Térkép célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és rávilágítson a problémáid pontos megoldására.
Ez az egész a Szervezési Táblára épül, de hogyan teszi ez átláthatóvá a te vállalkozásod? 7 szervezési osztály szerepel rajta, mint például a termelés, a cégen belüli kommunikáció, illetve a cégvezetés. Ezekhez társít 21 működő rendszert, amelyek mind ott vannak a te vállalkozásodban is.
És hogy kiknek érdemes ezt igényelni? Árbevételtől és létszámtól függetlenül mindenkinek, így neked is. De a legelőnyösebb azoknak a cégeknek, akik legalább egy 20 fős munkatársi létszámmal dolgoznak. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, én már csak tudom, hiszen közel 300 embert irányítok. Ajánlom, igényeld a Vállalati Térképet, hiszen díj -és kötelezettségmentesen a tiéd lehet!
Ami szerintem zseni, még egy egy órás Díjmentes Tanácsadást is kaphatsz mellé, ahol segítenek, hogy te is be tudd illeszteni a vállalkozásodba ezeket a rendszereket, olyan könnyedén, mintha csak egy Mapei ragasztóval dolgoznál! Ne habozz, gondolkozz rendszerben, és igényeld a DMA Vállalati Térképet!
Markovich Béla, Mapei Kft., Ügyvezető
