5 MÓD A SZABADSÁGOK AKADÁLYMENTES KEZELÉSÉHEZ
2023.02.09.
Dienes Martin
5 perc
A nyári és téli hónapokban érkező szabadságolások mindig ”izgalmas” kihívást jelentenek a vállalatok számára. Ilyenkor egyre több munkatársunk gondol a jól megérdemelt pihenésre, a napfényes tengerpartokra, a hűs hegyekre vagy éppen a családi otthon nyugalmára. Amíg ez az időszak a munkatársak számára megváltást, a cégek számára újabb kihívást jelent, és mindig új stratégiákat kell kidolgozni, hogy a munkafolyamatok zökkenőmentesen működjenek ebben a periódusban is. Vajon létezik bármilyen bevált módszer a szabadságolások kezelésére, ami mind a munkatársak, mind a cég számára megfelelő? Hogyan kezeljük a munkaerő-hiányt ebben az időszakban, és hogyan tervezzük meg a munkát úgy, hogy ne legyen túlterheltség? Bemutatunk 5 módszert, melyek segítenek a szabadságolás kihívásainak kezelésében.
1
A FELELŐSSÉG ÉRTELMEZÉSE
Kinek a felelőssége, hogy a kollégák megfelelő időpontban menjenek szabadságra?
A szabadságolás felelőssége kétoldalú, azaz minden vezetőnek és munkavállalónak is feladata a hatékony tervezés. A felelősségmegosztás világossága kulcsfontosságú a zavartalan működés fenntartásához. Az első és legfontosabb lépés a szabadságolások kezelésekor az, hogy tisztázni kell, ki viseli a felelősséget. Ezt a felelősséget nemcsak a vezetőségnek, hanem az egész csapatnak meg kell értenie, hogy azonos oldalon legyünk. Egy hajóban evezünk a céggel, így alapvetően mindenki felelőssége.
A felelősség általában az emberi erőforrások (HR) és a közvetlen vezetőség között oszlik meg. A HR csoport általában felelős a szabadságolási kérelmek nyomon követéséért és azok dokumentálásáért. Az egyes kérelmeket a közvetlen vezetők hagyják jóvá, akik figyelni tudnak arra, hogy bizonyos munkafolyamatok ne legyen megzavarva.
Azonban a valóságban a felelősség nemcsak a vezetőség és a HR csoport között osztható meg, hanem a munkatársak között is. A csapatokon belül is fontos lehet a felelősség megosztása, például ki melyik feladatot veszi át szabadság ideje alatt. Ezért a vezetőknek kommunikálniuk kell ezt a felelősséget a csapattal, és biztosítaniuk kell, hogy mindenki tisztában legyen vele. Természetesen nem kell csak és kizárólag a munkatársakra bízni, hogy ki mikor megy szabadságra, viszont közös felelősségként, kétoldalúan érdemes ezt kezelni, kommunikálni.
A felelősségvállalás tehát nemcsak a szabadságolási rendszer kidolgozását jelenti, hanem a csapaton belüli kommunikációt és az egyértelmű szerepkiosztást is. Emellett a vezetőknek folyamatosan tisztázniuk kell a felelősségüket, hogy a szabadságolások ne okozzanak fennakadást a munkafolyamatokban.
2
RENDSZER KIALAKÍTÁSA
Milyen rendszert kell kialakítanunk a megfelelő szabadságok kiosztásához?
Különböző módszerekkel, például egy központi naptárral, e-mailekkel és egyéb eszközökkel könnyen nyomon követhetővé tehetjük a szabadságokat, ezáltal csökkentve a zavart és a konfliktusokat. A felelősségi körök tisztázása után rendszert kell kialakítani a szabadságolások kezelésére. Egy ilyen rendszer segít abban, hogy a szabadságolásokat hatékonyan és átláthatóan tudjuk kezelni.
Egy ilyen rendszer részeként létrehozhatunk egy központi naptárt, ahol minden szabadság be van jegyezve, vagy létrehozhatunk egy e-mail rendszert, ahol minden szabadságolási kérelemről és elfogadásról értesítést küldhetünk egymásnak. A cél az, hogy mindenki lássa, mikor ki van szabadságon, és így előre tervezhessen. A csapatodtól függ, hogy ez a rendszer pontosan mi legyen. Ha a csapat csak és kizárólag offline tudja megoldani ezt, akkor ki kell rakni egy fizikai naptárat. Ha online is ki tudjátok alakítani, akkor legyen online.
Ez a rendszer nemcsak a szabadságolások nyomon követését segíti, hanem elősegíti a hatékony kommunikációt is. A munkatársak és a vezetők egyaránt láthatják, ki mikor van szabadságon, és ez segít abban, hogy a munkafolyamatokat a lehető legkevesebb zavar mellett tudjuk folytatni. A rendszer kialakítása azt is jelenti – sőt ez a lényege -, hogy egyértelmű szabályokat állítunk fel a szabadságolásokkal kapcsolatban. Ezek a szabályok segíthetnek abban, hogy a szabadságolási kérelmeket hatékonyan és igazságosan tudjuk kezelni. Ezenfelül, a szabályok és a rendszer segítenek abban, hogy a munkafolyamatokat a szabadságok ellenére is zökkenőmentesen tudjuk működtetni.
3
KOMMUNIKÁCIÓ
Hogyan kommunikáljuk a szabadságolásokat gördülékenyen?
A hatékony kommunikáció létfontosságú a szabadságolások kezelésében. Világos, következetes és időben történő kommunikáció segíthet az esetleges problémák elkerülésében. A kommunikáció alapvető fontosságú a szabadságolások sikeres kezelésében. A vezetőknek gyakran és világosan kell kommunikálniuk a szabadságolási rendszerről és a felelősségi körökről. Kommunikáció nélkül egy rendszer sem fog működni.
A kommunikáció nemcsak a vezetők és a HR csoport között, hanem a munkatársak között is fontos. Mindenki számára világosnak kell lennie, ki mikor van szabadságon, és ki veszi át a feladatait. A vezetőknek a kommunikációt proaktívan kell kezelniük. Ez azt jelenti, hogy nemcsak akkor kommunikálnak, amikor probléma merül fel, hanem folyamatosan tájékoztatják a munkatársakat a szabadságolási rendszerről és a felelősségi körökről.
A kommunikációnak központi szerepe van a szabadságolási folyamatban. Segíti a munkatársakat abban, hogy megértsék a szabadságolási rendszert és a felelősségi köröket, és elősegíti a zökkenőmentes működést a szabadságok alatt. Ezért a vezetőknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a hatékony és világos kommunikációra. Lehet, hogy ez sokkal több kommunikáció lesz, mint amit alapból gondolnál, viszont ez tudja elősegíteni a gondmentes szabadságokat.
4
SZABÁLYOK KIALAKÍTÁSA
Milyen szabályokat kell kialakítani a szabadságolások kezelésére?
A szabályok meghatározzák a szabadságolás folyamatát, és segítenek abban, hogy teljesen stresszmentesen tudjon végigmenni akár az egész év, szabadságok terén. A szabályok kidolgozása a vezető feladata. A kidolgozott rendszered pedig csak akkor fog működni, ha vannak hozzá szabályok is. Ezek meghatározhatják, hogy a munkatársak mikor és hogyan vehetnek ki szabadságot, és segítenek abban, hogy a szabadságolási folyamatot hatékonyan és igazságosan tudjuk kezelni. Konkrétan abban segítenek, amire szükséged van.
A szabályok alatt azt értjük, hogy van egy adott rendszered – legyen a példa kedvéért ez egy online naptár –, ahova be kell írni a kérelmeket és az elfogadott szabadságokat. Egy ilyen esetnél az egy szabály lehetne, hogy: a szabadság első napja előtt minimum 10 nappal be kell írnod a naptárba a szabadság kezdő időpontját. Ezzel a szabállyal például ki tudod védeni, hogy valaki vasárnap este beírja, hogy következő hétfő reggel fog szabadságra menni. Minél több ilyen szabályt hozol, és ezek minél érthetőbbek, annál jobban fog működni a kialakított rendszered. Ami fontos, hogy arra írjunk szabályokat, amire szükséges, és amit a leggyengébb területnek érzel. Ha mindenki írásban kommunikál, akkor például ne írj 5 oldalas dokumentumot arra, hogy írásban adják le igényeiket a szabadságra, hanem inkább egy olyat írj, ami gyengébb terület, amit szeretnél, ha jobban működne.
A munkatársaknak lehetőséget kell adni arra, hogy visszajelzést adjanak a szabályokról, és így biztosítani, hogy ezek mindenki számára igazságosak és ésszerűek legyenek. A szabályok kidolgozása során figyelembe kell venni a cég specifikus igényeit és kihívásait, valamint a munkatársak egyéni igényeit is. A cél az, hogy olyan szabályokat alakítsunk ki, amelyek mindenki számára működőképesek, és segítenek a szabadságolási folyamat zökkenőmentes működtetésében.
5
ÖNMENEDZSELÉS ÖSZTÖNZÉSE
Hogyan érjük el, hogy a vezető helyett mindenkinek a saját felelőssége legyen a saját szabadsága?
Az önmenedzselés ösztönzése hozzájárul a munkatársak autonómiájának növeléséhez és a szabadságolások hatékonyabb menedzseléséhez. Ennek elősegítése érdekében a vezetőknek támogatniuk kell a munkatársakat a megfelelő kommunikációs eszközökkel és módszerekkel. Ez kulcsfontosságú a szabadságolások sikeres kezelésében. A munkatársaknak maguknak kell megbeszélniük egymás között a szabadságolás ütemezését, hogy a munkafolyamatok ne akadályozzák egymást.
Az önmenedzselés nemcsak a munkatársak felelőssége, hanem a vezetőknek is támogatniuk kell ezt a folyamatot természetesen, de el lehet érni, hogy több felelősség legyen a munkatársaknál, mint a vezetőknél, és a vezetők helyett a kihívás a munkatársak kezében legyen a szabadságokkal kapcsolatban. A vezetőknek biztosítaniuk kell a megfelelő kommunikációs csatornákat, eszközöket és a szabályokat, rendszereket a munkatársak számára, hogy hatékonyan tudjanak együttműködni. Ha minden szabály és rendszer tökéletesen érthető és ki van dolgozva, akkor a munkatárs tudni fogja, hogy melyik időpontban mehet, és melyik időpontban nem mehet szabadságra. Nem lesz kérdés, és nem kell a vezetőnek ezt átgondolnia, hiszen le van írva a szabályban.
Az önmenedzselés elősegíti az együttműködést és a hatékony munkavégzést a szabadságok alatt. A munkatársak, akik képesek önmagukat menedzselni és hatékonyan együttműködni, képesek lesznek zökkenőmentesen működni a szabadságolási időszak alatt, és így a munkafolyamatok sem fognak megszakadni.
Amennyiben elkezded alkalmazni mind az 5 pontot, akkor garantálni tudjuk, hogy a szabadságolások kezelése gyerekjátékká válik, és sosem lesz stresszes terület se a vezetők, se senki más számára. Az általunk leírt módszerrel mind a munkaerő túlterheltsége, mind a hiánya megszűnhet a szabadságokkal teli hónapokban is. A legfontosabb, hogy a vezetőknek erről le tud jönni teljesen a figyelme, hiszen a felelősség közös lesz, és a munkatársaknak kell meghatározni – a vezető által felállított szabályok és rendszer által –, hogy mikor mennek szabadságra.
„A jó vezető pontosan olyan, mint egy kertész: felelősséget kell vállalnia azért, amit elültetett. Néha ki kell kapálnia a vadhajtásokat, de a jövőért dolgozik, azokért a gyümölcsökért, amelyek majd később fognak megérni.”
SZERETNÉD KÖNNYEN KEZELNI A SZABADSÁGOKAT?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be számodra.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
7 szervezési osztály szerepel rajta, melyek a Cégvezetés; Kommunikáció; Terjesztés; Pénzügy; Termelés; Minőség és Közönségkapcsolati osztályok, ahová 21 működő rendszert társít.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg, milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
Ahol már találkozhattál velünk:
Markovich Béla tapasztalata a Vállalati Térképről
Cégvezetőként számodra is hasznos lehet, hiszen valóban működő cégfejlesztési rendszereket tartalmaz. Eddig Magyarországon közel 5000 cégvezető igényelte, és most neked is van rá lehetőséged! A Vállalati Térkép célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és rávilágítson a problémáid pontos megoldására.
Ez az egész a Szervezési Táblára épül, de hogyan teszi ez átláthatóvá a te vállalkozásod? 7 szervezési osztály szerepel rajta, mint például a termelés, a cégen belüli kommunikáció, illetve a cégvezetés. Ezekhez társít 21 működő rendszert, amelyek mind ott vannak a te vállalkozásodban is.
És hogy kiknek érdemes ezt igényelni? Árbevételtől és létszámtól függetlenül mindenkinek, így neked is. De a legelőnyösebb azoknak a cégeknek, akik legalább egy 20 fős munkatársi létszámmal dolgoznak. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, én már csak tudom, hiszen közel 300 embert irányítok. Ajánlom, igényeld a Vállalati Térképet, hiszen díj -és kötelezettségmentesen a tiéd lehet!
Ami szerintem zseni, még egy egy órás Díjmentes Tanácsadást is kaphatsz mellé, ahol segítenek, hogy te is be tudd illeszteni a vállalkozásodba ezeket a rendszereket, olyan könnyedén, mintha csak egy Mapei ragasztóval dolgoznál! Ne habozz, gondolkozz rendszerben, és igényeld a DMA Vállalati Térképet!
Markovich Béla, Mapei Kft., Ügyvezető
