5 MÓD A SZABADSÁGOK AKADÁLYMENTES KEZELÉSÉHEZ
2023.02.09.
Dienes Martin
5 perc
A nyári és téli hónapokban érkező szabadságolások mindig ”izgalmas” kihívást jelentenek a vállalatok számára. Ilyenkor egyre több munkatársunk gondol a jól megérdemelt pihenésre, a napfényes tengerpartokra, a hűs hegyekre vagy éppen a családi otthon nyugalmára. Amíg ez az időszak a munkatársak számára megváltást, a cégek számára újabb kihívást jelent, és mindig új stratégiákat kell kidolgozni, hogy a munkafolyamatok zökkenőmentesen működjenek ebben a periódusban is. Vajon létezik bármilyen bevált módszer a szabadságolások kezelésére, ami mind a munkatársak, mind a cég számára megfelelő? Hogyan kezeljük a munkaerő-hiányt ebben az időszakban, és hogyan tervezzük meg a munkát úgy, hogy ne legyen túlterheltség? Bemutatunk 5 módszert, melyek segítenek a szabadságolás kihívásainak kezelésében.
1
A FELELŐSSÉG ÉRTELMEZÉSE
Kinek a felelőssége, hogy a kollégák megfelelő időpontban menjenek szabadságra?
A szabadságolás felelőssége kétoldalú, azaz minden vezetőnek és munkavállalónak is feladata a hatékony tervezés. A felelősségmegosztás világossága kulcsfontosságú a zavartalan működés fenntartásához. Az első és legfontosabb lépés a szabadságolások kezelésekor az, hogy tisztázni kell, ki viseli a felelősséget. Ezt a felelősséget nemcsak a vezetőségnek, hanem az egész csapatnak meg kell értenie, hogy azonos oldalon legyünk. Egy hajóban evezünk a céggel, így alapvetően mindenki felelőssége.
A felelősség általában az emberi erőforrások (HR) és a közvetlen vezetőség között oszlik meg. A HR csoport általában felelős a szabadságolási kérelmek nyomon követéséért és azok dokumentálásáért. Az egyes kérelmeket a közvetlen vezetők hagyják jóvá, akik figyelni tudnak arra, hogy bizonyos munkafolyamatok ne legyen megzavarva.
Azonban a valóságban a felelősség nemcsak a vezetőség és a HR csoport között osztható meg, hanem a munkatársak között is. A csapatokon belül is fontos lehet a felelősség megosztása, például ki melyik feladatot veszi át szabadság ideje alatt. Ezért a vezetőknek kommunikálniuk kell ezt a felelősséget a csapattal, és biztosítaniuk kell, hogy mindenki tisztában legyen vele. Természetesen nem kell csak és kizárólag a munkatársakra bízni, hogy ki mikor megy szabadságra, viszont közös felelősségként, kétoldalúan érdemes ezt kezelni, kommunikálni.
A felelősségvállalás tehát nemcsak a szabadságolási rendszer kidolgozását jelenti, hanem a csapaton belüli kommunikációt és az egyértelmű szerepkiosztást is. Emellett a vezetőknek folyamatosan tisztázniuk kell a felelősségüket, hogy a szabadságolások ne okozzanak fennakadást a munkafolyamatokban.
2
RENDSZER KIALAKÍTÁSA
Milyen rendszert kell kialakítanunk a megfelelő szabadságok kiosztásához?
Különböző módszerekkel, például egy központi naptárral, e-mailekkel és egyéb eszközökkel könnyen nyomon követhetővé tehetjük a szabadságokat, ezáltal csökkentve a zavart és a konfliktusokat. A felelősségi körök tisztázása után rendszert kell kialakítani a szabadságolások kezelésére. Egy ilyen rendszer segít abban, hogy a szabadságolásokat hatékonyan és átláthatóan tudjuk kezelni.
Egy ilyen rendszer részeként létrehozhatunk egy központi naptárt, ahol minden szabadság be van jegyezve, vagy létrehozhatunk egy e-mail rendszert, ahol minden szabadságolási kérelemről és elfogadásról értesítést küldhetünk egymásnak. A cél az, hogy mindenki lássa, mikor ki van szabadságon, és így előre tervezhessen. A csapatodtól függ, hogy ez a rendszer pontosan mi legyen. Ha a csapat csak és kizárólag offline tudja megoldani ezt, akkor ki kell rakni egy fizikai naptárat. Ha online is ki tudjátok alakítani, akkor legyen online.
Ez a rendszer nemcsak a szabadságolások nyomon követését segíti, hanem elősegíti a hatékony kommunikációt is. A munkatársak és a vezetők egyaránt láthatják, ki mikor van szabadságon, és ez segít abban, hogy a munkafolyamatokat a lehető legkevesebb zavar mellett tudjuk folytatni. A rendszer kialakítása azt is jelenti – sőt ez a lényege -, hogy egyértelmű szabályokat állítunk fel a szabadságolásokkal kapcsolatban. Ezek a szabályok segíthetnek abban, hogy a szabadságolási kérelmeket hatékonyan és igazságosan tudjuk kezelni. Ezenfelül, a szabályok és a rendszer segítenek abban, hogy a munkafolyamatokat a szabadságok ellenére is zökkenőmentesen tudjuk működtetni.
3
KOMMUNIKÁCIÓ
Hogyan kommunikáljuk a szabadságolásokat gördülékenyen?
A hatékony kommunikáció létfontosságú a szabadságolások kezelésében. Világos, következetes és időben történő kommunikáció segíthet az esetleges problémák elkerülésében. A kommunikáció alapvető fontosságú a szabadságolások sikeres kezelésében. A vezetőknek gyakran és világosan kell kommunikálniuk a szabadságolási rendszerről és a felelősségi körökről. Kommunikáció nélkül egy rendszer sem fog működni.
A kommunikáció nemcsak a vezetők és a HR csoport között, hanem a munkatársak között is fontos. Mindenki számára világosnak kell lennie, ki mikor van szabadságon, és ki veszi át a feladatait. A vezetőknek a kommunikációt proaktívan kell kezelniük. Ez azt jelenti, hogy nemcsak akkor kommunikálnak, amikor probléma merül fel, hanem folyamatosan tájékoztatják a munkatársakat a szabadságolási rendszerről és a felelősségi körökről.
A kommunikációnak központi szerepe van a szabadságolási folyamatban. Segíti a munkatársakat abban, hogy megértsék a szabadságolási rendszert és a felelősségi köröket, és elősegíti a zökkenőmentes működést a szabadságok alatt. Ezért a vezetőknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a hatékony és világos kommunikációra. Lehet, hogy ez sokkal több kommunikáció lesz, mint amit alapból gondolnál, viszont ez tudja elősegíteni a gondmentes szabadságokat.
4
SZABÁLYOK KIALAKÍTÁSA
Milyen szabályokat kell kialakítani a szabadságolások kezelésére?
A szabályok meghatározzák a szabadságolás folyamatát, és segítenek abban, hogy teljesen stresszmentesen tudjon végigmenni akár az egész év, szabadságok terén. A szabályok kidolgozása a vezető feladata. A kidolgozott rendszered pedig csak akkor fog működni, ha vannak hozzá szabályok is. Ezek meghatározhatják, hogy a munkatársak mikor és hogyan vehetnek ki szabadságot, és segítenek abban, hogy a szabadságolási folyamatot hatékonyan és igazságosan tudjuk kezelni. Konkrétan abban segítenek, amire szükséged van.
A szabályok alatt azt értjük, hogy van egy adott rendszered – legyen a példa kedvéért ez egy online naptár –, ahova be kell írni a kérelmeket és az elfogadott szabadságokat. Egy ilyen esetnél az egy szabály lehetne, hogy: a szabadság első napja előtt minimum 10 nappal be kell írnod a naptárba a szabadság kezdő időpontját. Ezzel a szabállyal például ki tudod védeni, hogy valaki vasárnap este beírja, hogy következő hétfő reggel fog szabadságra menni. Minél több ilyen szabályt hozol, és ezek minél érthetőbbek, annál jobban fog működni a kialakított rendszered. Ami fontos, hogy arra írjunk szabályokat, amire szükséges, és amit a leggyengébb területnek érzel. Ha mindenki írásban kommunikál, akkor például ne írj 5 oldalas dokumentumot arra, hogy írásban adják le igényeiket a szabadságra, hanem inkább egy olyat írj, ami gyengébb terület, amit szeretnél, ha jobban működne.
A munkatársaknak lehetőséget kell adni arra, hogy visszajelzést adjanak a szabályokról, és így biztosítani, hogy ezek mindenki számára igazságosak és ésszerűek legyenek. A szabályok kidolgozása során figyelembe kell venni a cég specifikus igényeit és kihívásait, valamint a munkatársak egyéni igényeit is. A cél az, hogy olyan szabályokat alakítsunk ki, amelyek mindenki számára működőképesek, és segítenek a szabadságolási folyamat zökkenőmentes működtetésében.
5
ÖNMENEDZSELÉS ÖSZTÖNZÉSE
Hogyan érjük el, hogy a vezető helyett mindenkinek a saját felelőssége legyen a saját szabadsága?
Az önmenedzselés ösztönzése hozzájárul a munkatársak autonómiájának növeléséhez és a szabadságolások hatékonyabb menedzseléséhez. Ennek elősegítése érdekében a vezetőknek támogatniuk kell a munkatársakat a megfelelő kommunikációs eszközökkel és módszerekkel. Ez kulcsfontosságú a szabadságolások sikeres kezelésében. A munkatársaknak maguknak kell megbeszélniük egymás között a szabadságolás ütemezését, hogy a munkafolyamatok ne akadályozzák egymást.
Az önmenedzselés nemcsak a munkatársak felelőssége, hanem a vezetőknek is támogatniuk kell ezt a folyamatot természetesen, de el lehet érni, hogy több felelősség legyen a munkatársaknál, mint a vezetőknél, és a vezetők helyett a kihívás a munkatársak kezében legyen a szabadságokkal kapcsolatban. A vezetőknek biztosítaniuk kell a megfelelő kommunikációs csatornákat, eszközöket és a szabályokat, rendszereket a munkatársak számára, hogy hatékonyan tudjanak együttműködni. Ha minden szabály és rendszer tökéletesen érthető és ki van dolgozva, akkor a munkatárs tudni fogja, hogy melyik időpontban mehet, és melyik időpontban nem mehet szabadságra. Nem lesz kérdés, és nem kell a vezetőnek ezt átgondolnia, hiszen le van írva a szabályban.
Az önmenedzselés elősegíti az együttműködést és a hatékony munkavégzést a szabadságok alatt. A munkatársak, akik képesek önmagukat menedzselni és hatékonyan együttműködni, képesek lesznek zökkenőmentesen működni a szabadságolási időszak alatt, és így a munkafolyamatok sem fognak megszakadni.
Amennyiben elkezded alkalmazni mind az 5 pontot, akkor garantálni tudjuk, hogy a szabadságolások kezelése gyerekjátékká válik, és sosem lesz stresszes terület se a vezetők, se senki más számára. Az általunk leírt módszerrel mind a munkaerő túlterheltsége, mind a hiánya megszűnhet a szabadságokkal teli hónapokban is. A legfontosabb, hogy a vezetőknek erről le tud jönni teljesen a figyelme, hiszen a felelősség közös lesz, és a munkatársaknak kell meghatározni – a vezető által felállított szabályok és rendszer által –, hogy mikor mennek szabadságra.
„A jó vezető pontosan olyan, mint egy kertész: felelősséget kell vállalnia azért, amit elültetett. Néha ki kell kapálnia a vadhajtásokat, de a jövőért dolgozik, azokért a gyümölcsökért, amelyek majd később fognak megérni.”
SZERETNÉD KÖNNYEN KEZELNI A SZABADSÁGOKAT?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
