HOGYAN ÍRJ KALAPLEÍRÁSOKAT?
2021.06.15.
Dienes Martin
6 perc
Érezted már azt, mintha az embereid nem mindig tudnák, hogy mi a dolguk? Valahogy dolgoznak, de mégsem olyan hatékonyak, és még téged is megállítanak, hogy segítséget kérjenek, esetleg még azért is, hogy megoldd helyettük a feladatokat. Éppen ennek az orvoslására vannak a kalapleírások, melyeket egyszerű leírni, még egyszerűbb betanítani, és természetesen ez határozza meg a céged értékét, mivel emiatt lesz igazán stabil!
Mi a kalap? (fn)
Felelősségi terület; egy szűkebb szerepkör vagy feladatkör egy személy sokrétű tevékenységei között (amelyet néha a közben viselt fejfedő jelképez).
Eredet [kalap < középmagyar: kalpag]
A feladatok időrendi sorrendisége, aminek a végén előáll a kész termék. Bárki, aki elolvas egy kalapleírást és begyakorolja azt, azután el tudja látni azt a munkakört.
Nagyon fontos, hogy mindezt lépcsőzetesen kell tennünk. Minden területet 100% bizonyosságig kell gyakorolni, és nem szabad továbblépni, amíg a munkatárs nem tudja alkalmazni a leírtakat.
MILYEN MÓDJAI VANNAK A KALAPLEÍRÁSOK KÉSZÍTÉSÉNEK?
ÍRJA LE
Rengeteg esetben tapasztaltuk már azt cégekben, hogy van egy adminisztrációs asszisztens, majd elmegy a cégtől, és egyszer csak nem látja el senki azt a feladatkört. Ilyenkor jöhet a vezetőknek a stressz, majd a hónapokig tartó időhiány, mert a következő ember nem tudja, mit kell elvégeznie.
Remélem, ezzel rá is világítottam a bajra és a megoldására is. Írja le a saját kalapleírását. Ő dolgozik ott, és senki más nem tudja, hogy milyen feladatai vannak, csak Ő. Amikor szépen pontokba szedi és leírja, akkor az a feladat, az a poszt szépen kisimul. Talán még Ő is jobban át fogja látni, hogy mit kell elvégeznie. Ha esetleg nem, és elmegy a cégtől valamikor, vagy csak felveszel oda egy új munkatársat, mert szükség van rá, azt a munkatársat gyerekjáték lesz betanítani!
ÍRD LE
Ez hasonló az előző ponthoz egy kicsit. Te, a HR-es kolléga, vagy akárki, akit megbízol, írja le egy bizonyos posztnak a kalapleírását. Az mindegy, hogy most ott dolgozik-e valaki vagy sem. Menjen végig azon a feladaton, és írja le! Mikor felveszitek a munkatársat és meglátja, hogy van mi alapján dolgoznia, ezáltal nincsn zűrzavarban, máris meg fogod győzni, hogy hűséges munkaerő legyen!
HOGYAN ÍRD LE A KALAPLEÍRÁSOKAT?
Az teljesen mindegy, hogy ezt most más írja le magának, vagy ki írja le kinek.
Rossz Példa: Takarító kalapleírása: moss fel, törölj le mindent.
Ez így nem ideális. Ez egy nagyon-nagyon nem pontosan meghatározott cselekvés. Mindenki máshogy fog felmosni, mindenki máshogy fog letörölni mindent.
Jó Példa: Takarító kalapleírása: a padló csillog, ahogy a nap rásüt. 3x teljesen az elejétől a végéig át kell súrolni félig vizes eszközzel, a víz tiszta legyen, amivel mosod. Mikor végzel, akkor érezni kell a tisztaság illatát. Nincs folt a földön. Közben ki kell rakni a csúszásveszély táblát.
Stb. Stb.
Biztosan látod a különbséget a kettő között. Az egyik általános, a másik pedig ideális. Nyilván ezt ki lehet bontani még, de csak egy rövid példát szerettem volna bemutatni.
Ennek a leírásnak nincs határa. Lehet akár 20 oldal is, ha nagyon pontosra akarod. Mi azt ajánljuk, hogy legyen minél pontosabb!
Következő lépésben nézd meg, mi-mi után jön. Időrendi sorrendben ki kell egészíteni. Írd le egyszerűen a cselekvések sorrendjét.
Példa: 1: vedd elő a felmosót, a vödröt. 2: engedj vizet. 3: tegyél a vízbe mosószert. 4: áztasd be a felmosófejet stb.
Így meglesz egy időrendi sorrend a kalapleírásban, amivel egyszerűsíted a munkatárs feladatát, és nem fogja összevissza végezni a dolgait. Nem fog először elmenni a postára és feladni a levelet, és csak utána megírni a levelet, miután már fel lett adva. Nyilván ez a vicc helye. 🙂
Ebben a lépésben meg kell nézni, hogy ezeket hogyan tudja gyakorolni a munkatárs. Ha csak ráengeded egy feladatra egyből élesben – gyakorlás nélkül –, lehet nem fog neki sikerülni, így le lesz hengerelve.
Fontos, hogy a betanítás fokozatos legyen. Gyakorlás, gyakorlás, gyakorlás, aztán kicsit éles. Fontos, hogy TUDJA, mit kell csinálnia és legyen elegendő ”tapasztalata”, gyakorlata benne, de még ezután is legyen lehetősége hibázni. Találj olyan gyakorlatokat, melyeket el tud végezni.
HOGYAN NÉZ KI EGY KALAPLEÍRÁS?
Őszintén? Ahogy Te akarod. Mi néhány dolgot szoktunk ajánlani, amivel lehet egyszerűsíteni.
Fejlécre rakd rá a logódat!
Alá:
Kalapleírás neve
Kinek készül ez a kalap? (Pl.: ügyvezetőknek és vezetőknek, stb.)
Mindenféle definíció, ami kell hozzá
A kalap célja
A kalap értékes végterméke
A kalap statisztikája
Kalap ideális képe, feladatai, a lényege
Gyakorlatok, melyeket el lehet végezni a betanulás során
Georgia betűtípus.
Első szöveg középen fent a kalapleírás neve: Takarító kalapleírása.
14-es betűméretet szoktunk ajánlani, feketén.
Mindenféle kiegészítő kép, ami segít a megértésben.
Láblécbe pedig: copyright szöveg, hogy ez a kalapleírás a te céged tulajdonát képezi.
KIEGÉSZÍTŐ ESZKÖZÖK
TOVÁBBÍTÓ LAP
Ha egy folyamatba segít be egy munkatárs, a továbbító lapokkal tudjuk kontrollálni a termelését. Először is le kell írni, hogy mi a folyamat. Majd nyilván azt minden munkatársnak oda kell adni, aki ebben a folyamatban benne van. Az elejétől indul a továbbító lap, majd mindig adódik tovább emberről-emberre, akinél jár a folyamat. Ezt a továbbító lapot lehet belerakni a kalapleírásba!
ELLENŐRZŐ LISTÁK
Van lehetőséged ellenőrző listákat belerakni a kalapleírásba. Ezt szokták csekklistának is hívni.
Ez egy pontosan összeszedett lista, melyet termelés előtt, közben vagy után kell követni és végigmenni rajta. Ha például egy termelésvezető munkatárs elindul a helyszínre, de nem viszi magával az eszközeit, az rengeteg időt vesz el a munkaidejéből, ellenben, ha van egy ellenőrző lista, ami alapján elindul az irodából, nem fog ilyen történni.
IRÁNYELVEK
Erről a témáról írtunk már egy üzleti cikket, amit itt tudsz elolvasni: IRÁNYELVEK.
Alapvetően a cég működési szabályai vannak ebben leírva. Egy kalapnak lehetnek mindenféle irányelvei.
Például: ha valaki egy recepciós kalapot kap, abba beletartozhat egy irányelv a köszönéssel kapcsolatban.
SZERETNÉL JÓ KALAPLEÍRÁSOKAT CÉGEDBE?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be számodra.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
7 szervezési osztály szerepel rajta, melyek a Cégvezetés; Kommunikáció; Terjesztés; Pénzügy; Termelés; Minőség és Közönségkapcsolati osztályok, ahová 21 működő rendszert társít.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg, milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
Ahol már találkozhattál velünk:
Markovich Béla tapasztalata a Vállalati Térképről
Cégvezetőként számodra is hasznos lehet, hiszen valóban működő cégfejlesztési rendszereket tartalmaz. Eddig Magyarországon közel 5000 cégvezető igényelte, és most neked is van rá lehetőséged! A Vállalati Térkép célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és rávilágítson a problémáid pontos megoldására.
Ez az egész a Szervezési Táblára épül, de hogyan teszi ez átláthatóvá a te vállalkozásod? 7 szervezési osztály szerepel rajta, mint például a termelés, a cégen belüli kommunikáció, illetve a cégvezetés. Ezekhez társít 21 működő rendszert, amelyek mind ott vannak a te vállalkozásodban is.
És hogy kiknek érdemes ezt igényelni? Árbevételtől és létszámtól függetlenül mindenkinek, így neked is. De a legelőnyösebb azoknak a cégeknek, akik legalább egy 20 fős munkatársi létszámmal dolgoznak. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, én már csak tudom, hiszen közel 300 embert irányítok. Ajánlom, igényeld a Vállalati Térképet, hiszen díj -és kötelezettségmentesen a tiéd lehet!
Ami szerintem zseni, még egy egy órás Díjmentes Tanácsadást is kaphatsz mellé, ahol segítenek, hogy te is be tudd illeszteni a vállalkozásodba ezeket a rendszereket, olyan könnyedén, mintha csak egy Mapei ragasztóval dolgoznál! Ne habozz, gondolkozz rendszerben, és igényeld a DMA Vállalati Térképet!
Markovich Béla, Mapei Kft., Ügyvezető
