SIKERTÖRTÉNET
HOGYAN VEZETTEK BE RENDSZEREKET CÉGÜKBE?
FOLLOW MARKETING KFT. | Baranyai Örs és Farkas Bálint
2022.05.18.
Dienes Martin és Kőházi Konrád
10 perc
Milyen rendszerekkel értek el 200%-os növekedést bevételben és munkatársi létszámban 1 év alatt? Baranyai Örs és Farkas Bálint – a Follow Marketing Kft. tulajdonosai – elmesélik azt a rögös utat, melynek során több mint 500 oldalnyi folyamatot írtak le, rendszereket dolgoztak ki és vezettek be a cégükbe. Ebben a sikertörténetben elmondják, hogy az évek során milyen nehézségekkel küzdöttek meg, és hogyan értek el egy rendszerezett, stabil és folyamatosan növekvő céget. Megosztják a tapasztalataikat arról, hogy: hogyan uralkodott el a katyvasz és a zűrzavar a cégben; milyen volt napi 14 órákat dolgozniuk; mi történt, amikor szörnyű munkatársakat vettek fel, akik a meglévő munkatársakat is lehúzták; és hogyan teremtettek olyan munkahelyet, ahol a munka nem egy rettenetes tevékenység, hanem egy olyan játék, amelyben szívesen részt vesz mindenki. A cikk végén pedig kézzelfogható eredményeket is megosztanak veled, és pontosan elmondják, minek köszönhető minden, amit elértek.
MESÉLJETEK MAGATOKRÓL, KIK VAGYTOK, MIVEL FOGLALKOZTOK, HONNAN INDULTATOK?
Mi vagyunk a Follow Marketing. Online marketinggel foglalkozunk 2018. február végétől, a kezdetekben Instagram profil és hirdetéskezeléssel, illetve tanácsadással. Nagy kihívásokkal küzdve és elég nehézkesen. 2020-ban kezdtünk el igazából cégként működni, és ahogy növekedtünk, elkezdett a cég felépítése összevissza menni – ez alatt azt értem, hogy egy hatalmas nagy katyvaszból próbáltunk mindig dolgozni – ekkor megígértem magamnak, hogy valamit csinálunk ezzel a céggel. Leültem a srácokkal, és mondtam nekik, hogy vagy velem maradnak, vagy pedig el lehet menni. Nem azért, mert ők rosszul dolgoztak, hanem mert most teljesen megváltozik minden. Sokkal komolyabban fogunk dolgozni, hetente 2-3-szor minimum be kell járni, mert eddig mindenki otthonról dolgozott. Elkezdtünk tényleg úgy dolgozni, mint egy cég. Ezt ők komolyan is vették, és ezért 2020-ban ez a döntés hozta magával az akkori eredményeket, mind bevételben, mind pedig rendszerben és folyamatokban. 7-9 hónap alatt elkészítettünk körülbelül 500 oldalnyi Folyamatleírást, dokumentációkat arról, hogy egy ügyfél hogyan jut el A-ból B-be, hogyan néz ki nálunk egy HR stratégia, hogyan van felépítve a pénzügy, az asszisztencia. Tulajdonképpen minden le van írva, hogy egy munkatársnak hogyan kell dolgoznia, így nagyon könnyű betanulnia.
Soha nem felejtem el – 2020 nyarán -, amikor Örs odaköltözött hozzám, hogy tudjunk folyamatosan dolgozni, és semmi mással ne foglalkozzunk. Reggel 6-7-kor keltünk, és éjfélkor, hajnal 2-kor végeztünk. Játszottunk egy játékot, amikor azt mondtam, hogy Örs nem feküdhet le utánam aludni. Nem lehet az, hogy ő később alszik el, mint én. Mondta, hogy menjek nyugodtan aludni, de én inkább írtam még egy fejezetet a könyvünkbe, minthogy hamarabb aludjak el. Ez volt a legérdekesebb az egészben, hogy egy cégnek a fejlődését húztuk fel, folyamatleírásokkal meg mindennel, de közben foglalkoztunk az ügyfelekkel, közben munkatársakat is felvettünk, és mindemellett gyártottunk könyveket. Ennek az eredménye az volt, hogy majdnem mindenki megdöglött. Ennyire sok mindent csinálni egyszerre nagyon fájdalmas tud lenni az emberi szervezetnek, mert tényleg 0-24-ben dolgozik, és pörög az agya, de ebből sikerült tanulnunk. Most már úgy dolgozunk, hogy próbálunk egy-egy területre fókuszálni, és azzal foglalkozni. A sok munka és tanulás meghozta a gyümölcsét, aminek az eredményeképpen sikeresen előadhattam a Marketing Expón, illetve lebonyolítottuk az első Instagram Konferenciát. Ekkor már meglettek az első munkatársak is. Éppen ezért 2021 augusztusában elkezdtünk irtó módon fókuszálni arra, hogy ügyfeleket szerezzünk. A csapatból mindenki napi 10-12 órákat dolgozott, aminek az eredménye, hogy kb. fél év alatt 300%-os növekedést tudtunk magunkénak.
Ezt úgy kell elképzelni, mint amikor egy startup elindul, és mindenki nagyon motivált, és már fáradtan jönnek be az emberek – ami persze nem feltétlenül egy nagyon pozitív dolog-, de maga a Flow-ja és érzése elképesztően jó volt. Remegtünk, hogy az ügyfél rámondja-e az igent, és együtt tudunk dolgozni vagy sem. Szóval ez is egy kihívásokkal teli időszak volt, és pont ezért volt élvezetes. Ebben az időszakban nagyon kapóra jött a Covid. Ültünk a nappaliban, és egymásra néztünk, hogy: jönnek a lezárások, bezárják a boltokat. Azt mondtuk, hogy ebből nagyon sokat fogunk profitálni. Ekkor nagyon sok ügyfelet szereztünk, és őket vittük folyamatosan tovább, de akkor még nyilván nem olyan volt a szolgáltatásunk, mint most. Régen mindhárman külön-külön vittük az ügyfeleket. Írtuk a szövegeket neki, elindítottuk a hirdetéseit, a kapcsolatot tartottuk vele, mindent mi csináltunk hárman. Volt, hogy fejenként 20-25 ügyfelünk volt.
Az utat jól szimbolizálja, hogy 2020-ban elvállaltuk a kezdő MLM-est is, akinek 20.000 Ft-ja volt. Mindent megtettünk neki, vért izzadtunk, majd hívott, hogy állítsuk le a hirdetéseket, mert nem tudja kifizetni. Innen eljutottunk oda, hogy most már az ügyfeleink között köszönthetjük a Mapeit, a Barabás Téglát, tehát milliárdos nagyságú cégekkel dolgozunk együtt. Nagyon sokat tanultunk abból – mint minden cég -, hogy kicsikkel kezdünk, de a nagyokra megyünk, és nem feltétlenül a pénz miatt, nyilván az is fontos, de egy nagyobb céggel az esetek 90%-ában sokkal könnyebb együtt dolgozni nekünk. Ahogy fejlődünk, úgy nő az ügyfeleink mérete is. Régebben eldobtuk az agyunkat, ha valaki fizetett havi 100.000 Ft-ot, most meg havi 750.000 Ft-os szerződést írtak alá a héten. Most már csak az ideális ügyfeleinkkel dolgozunk együtt, valamint már nemcsak Instagram profil és hirdetéskezeléssel, illetve tanácsadással foglalkozunk, hanem a Facebook, a Google Ads és nemrégiben már a TikTok is a porondra került. Így jutottunk el oda, ahol most tartunk, hogy a Follow Marketing legmagasabb bevételeit érjük el, és übereljük hónapról hónapra.
MI VOLT A LEGNAGYOBB NEHÉZSÉG, MELYBE BELEÜTKÖZTETEK A CÉG FELÉPÍTÉSE SORÁN?
A legnagyobb nehézség az volt, hogy nem tudtuk kezelni a céges belső kommunikációt, nem volt rendszere a folyamatoknak. Például: egy ügyfél hogyan indul el; hogyan jön egyáltalán be; hogyan kezeljük; hogyan zárjuk le. Nem volt folyamata semminek, csapongó volt az egész, de mindemellett a maximálisat raktuk bele, ezért is tudtunk megtartani sok ügyfelet, mert sokat dolgoztunk. Amikor még hárman foglalkoztunk az ügyfelekkel, akkor mindhárman 3 különböző folyamattal dolgoztunk: valaki csak e-mailt küldött, valaki csak SMS-t, valaki pedig csak telefonált. Ez zűrzavart okozott, mert nem tudtuk, hogy melyik ügyfél hol jár. Amikor 25 ügyfelünk volt, akkor ők 25 különböző folyamaton mentek keresztül. Amit az ügyfél mondott, azt megcsináltuk, de nem vezettük végig semmin – itt jött a gondolat, hogy valamit kellene csinálni. Ameddig nincs parancsba hozva, hogy nekünk mi a szolgáltatásunk, illetve a cég felépítése, addig a növekedés meg fog minket ölni. A cégeknek hatalmas százaléka – szerintem több mint a 60-70%-a -, azért kezd el megbukni vagy marad egy szinten, mert a növekedés megöli őket.
Ehhez szerintem kétféleképpen állhatunk hozzá: még többet dolgozunk, kicsináljuk magunkat, egy idő után feladjuk és megmaradunk egy szinten VAGY rendszereket és folyamatokat hozunk létre, 12 órás munkából csinálunk 6 órát/nap, mert a rendszerek és folyamatok ennyire képesek produktívabbá tenni a munkát.
További nehézségünk volt még, hogy mi sem találtuk meg egyből a legjobb embereket. Amikor elsőnek elkezdtünk cégként működni, felvettünk olyan embereket is például, hogy jó volt szakmai szempontból, de nem dolgozott vele együtt szívesen senki. Két hét után el is fogadott egy ajánlatot, amit régebben kapott, és átment oda dolgozni.
MI LETT VOLNA, HA ERRE A NEHÉZSÉGRE NEM TALÁLTOK MEGOLDÁST?
Skizofrénia biztos beütött volna, és biztos megbolondulunk. Igazából bennünk sose volt kétség, hogy ne találnánk meg valamire a megoldást. Ha valami rossz volt, akkor soha nem álltunk hozzá úgy, hogy: ez most rossz, csináljuk tovább a munkát. Volt, hogy 3-4 órás meetingen kellett megoldást találni, addig nem mentünk haza, ameddig meg nem lett, vagy legalább el nem indultunk egy úton, hogy megoldjuk. Ha nem ilyenek lennénk, akkor valószínűleg megbolondulunk, és megragadunk egy szinten, és egy 3-4 fős ügynökség vagyunk, ahova nem megfelelő embereket veszünk fel, rosszul csináljuk a dolgokat, rengeteg energia elmegy az új munkatársak betanítására, illetve ahol a cég struktúra annyi, hogy van Laci, és alatta van mindenki. Úgy látom, hogy a cégek azt hiszik, hogy a cégnek csak pénz kell, de ez nagyon nincs így. Ha nincs fejlesztve belülről a cég, nincs tréningezve az ügyvezető és a munkatársak, akkor egy idő után a Kuka utca 3. alá kell menni mindenkinek.
MI VOLT A TI MEGOLDÁSOTOK?
2020 márciusában – amikor négyen voltunk – elkezdtünk rendszereket építeni. Felépítettük, hogyan fog kinézni a szolgáltatásunk, leírtuk a folyamatokat. Tökéletes volt az egész, de valahogy amikor ránéztünk, azt éreztük, hogy valami baj van, nem lesz ez így jó. Rájöttünk, hogy kellenek munkatársak. De ha jön munkatárs, akkor ez a rendszer egy szar. Tehát 2 hónap munka a kukába került. Meg kellett változtatnunk az egészet, és a munkatársakkal is volt egy nagy harc: nem szerettek volna rendszereket. Amikor egy újdonságot akarsz behozni a cégbe, akkor nem biztos, hogy mindenki szeretni fogja. Nagynehezen átvittem rajtuk, hogy ez miért lesz jó nekünk, illetve nekik, és elkezdtük építeni. Ekkor már ők is látták, hogy milyen hatékony, milyen jó ez, mennyire jól működhet, és mint kiderült: tényleg jól működik. Ahhoz, hogy kiépítsük ezt az 500 oldalnyi leírást, hetente 3-4 új dokumentumot kellett megírni. Van egy Follow Marketing Google Drive, ahova fel van töltve minden – így mindenki úgy hivatkozik rá, hogy fent van a Drive-on. Ezt annyira jól megtanulta mindenki, hogy egyelőre ennél a megoldásnál maradtunk.
Az volt a gondolat, hogy most a teljes folyamatleírást és minden rendszert leírunk. Például: a sales területen bejön az érdeklődő, az érdeklődővel mit csinálunk és hogyan csináljuk. Először én szereztem tapasztalatot a salesnél, és elkezdtem leírni a folyamatokat, utána elkészítettem a sablon e-maileket, kérdőíveket, szerződéseket. Minden hétre kitűztünk célokat, hogy mennyi rendszert készítünk el, a pénteki meetingen mindenki beszámolt, hogyan haladt vele, és így mentünk sorban. Én leellenőriztem mindegyiket, hogy jól vannak-e, és ha rendben voltak, akkor felraktam a Google Drive-ra. Amikor megvolt minden folyamatleírás mellett az összes rendszerünk, utána a HR, a pénzügy és az összes céges folyamat következett.
Mivel az egyik nehézségünk az volt, hogy megtaláljuk a jó munkatársakat, így elkezdtünk nagyon sokat tanulni a HR-ről. Egyrészről képeztük magunkat, másrészről pedig megnéztük, hol hibáztunk, és addig elemeztük, ameddig csak tudtuk. Mivel ez alapján tudtunk kiépíteni egy rendszert, amellyel meg tudtuk találni azokat az embereket, akikkel most is együtt dolgozunk. Fontosnak tartjuk, hogy a HR-ben nem feltétlenül az a cél, hogy a legtökéletesebb embereket találjuk meg szakmai szempontból, hanem a legtökéletesebb embert találjuk meg a víziónkhoz.
Például a HR rendszer alatt arra gondolunk, hogy kit veszünk fel, mi alapján osztályozzuk őket, tudást vagy egyéniséget keresünk bennük. Nálunk nagyon fontos, hogy mindig valamilyen egyéniséget, motivációt, lendületet keresünk, hogy ez a Flow meg legyen bennük. Több munkatársról is elmondható, hogy általunk szépen beletanult a marketing szakterületeibe, szóval inkább nem olyan embereket veszünk fel, akik profik a saját szakterületükön, hanem olyanokat, akikben megvan a motiváció, a lendület, ami nekünk kell. A saját képünkre, a cég víziójához akarjuk alakítani az embereket. Ha megvan valakiben a motiváció, alázat, szorgalom, szeret tanulni és akar is tanulni, akkor nagyon szívesen látjuk.
Ha nincs rendszer, akkor nincs növekedés. Vagy ha van egy kis növekedés, de nincs meg a megfelelő rendszer, akkor szépen elindul a hanyatlás. Lehet neked egy 600 lóerős motorod – ami a csapat -, ha azt egy Kispolszkiba rakod bele – ami a rendszer -, akkor nem fogsz tudni vele menni 300 km/h-val, de ha belerakod egy Ferrari rendszerébe, akkor tudja használni ezt a 600 lóerős motort.
MIBEN SEGÍTETT A LEGTÖBBET A RENDSZEREITEK FELÉPÍTÉSE?
Mivel megvolt a jó rendszer, így a jó munkatársak jöttek be, ezáltal rájöttünk valamire: a csapat elképesztően fontos. Nagyon szuper sok pénzt keresni, de az leírhatatlan, amikor jó érzéssel jönnek be a munkatársak, és szeretnek itt dolgozni. Ez simogatja a lelket. Ha egy olyan munkahelyed van, ahova szeretsz bejárni, akkor az életed csúcsszuper. Mindenkiről tudom, hogy szeret itt dolgozni, és tudom, hogy boldogok. Ez annyira zseniális érzés! Ez is köszönhető a rendszernek, a belső fejlesztéseknek.
Például múltkor a lányok kint dolgoztak a Parlament mellett egy kávézóban. Lehet, hogy elment egy óra közben, mert beszélgettek, és nem a munkával foglalkoztak – lehet éppen üresjárat volt -, de utána visszamentek, és dolgoztak. Pótolják vasárnap, pótolják a péntek esti munkával, és azt is nagyon jól tudom, hogy lehet azt az egy órát elbeszélgették, viszont ha pénteken bent kell maradni, akkor ők bent fognak maradni. Lehet bármilyen rendszered, de sokkal fontosabb a munkatársaidnak a jelleme – ezeket a munkatársakat te választod ki, hogy kik vannak ott melletted, és ebben már segíthet egy rendszer.
MI AZ OKA ANNAK, HOGY ILYEN JÓ A CSAPAT?
A vízió és a rendszer. Könnyű nálunk dolgozni, meg betanulni. Itt senki nem éli meg úgy a betanulást, hogy 3 hónap eltelt, és azt se tudja, mit kell csinálnia. Bejön, folyamatosan képezzük, és a rendszer egy idő után végigvezeti minden folyamaton. VÍZIÓ és RENDSZER. Hiába van motivációd/víziód, ha nincs semmilyen rendszered, hiába szeretnél dolgozni, nem tudsz haladni, mert lehúzzátok egymást, folyamatosan mindenki mindent kérdezget, és így nem lehet előrébb jutni. Viszont, ha van rendszer, de se motiváció, se vízió a jövőre nézve, akkor a rendszer feleslegessé válik, mert nincs meg a belső hajtóerő, ami működtetné azt. Nálunk mindig felülről jön a motiváció. A lendület tőlem indul, amit át tudok adni a vezetőknek, ők pedig minden munkatársra át tudják ragasztani.
A motiváció a legegyszerűbb dolog a világon. Kell egy olyan cél, amitől legyőzhetetlennek, megállíthatatlannak érzed magad. Ennyi.
Hétfőn mindig egy hétindító meeting van. Arról szól, hogy kinek milyen volt az előző hete, mi történt hétvégén, majd mi elmondjuk, mik lesznek a héten, mik sikerültek az előző héten. Például: szerződéskötések, rövid távú célok, hosszú távú célok, illetve beszélünk arról, hogyan fogjuk meghálálni nekik, ha elérjük a céljainkat. Ilyenkor látjuk, hogy feléled bennük a tűz, tapsolunk, és elindítjuk a hetet. A lendület átadása nagyon fontos, lehet valakinek megvan a belső tűz, de nem adja ki magából, csak a laptopja mögött, bezárkózva dolgozik, és senki nem tudja, mit akar. Sokkal jobb, ha nem tartjuk magunkban, hanem minél gyorsabban elmondjuk. Szokott olyan lenni, hogy hajnalban megírom a munkatársaknak, hogy mennyire büszke vagyok rájuk, és hogy mennyire szeretem őket.
Most eljutottunk már olyan szintre, hogy simán van napközben – a rendszerek által – olyan üresjárat, amikor meg lehet inni egy kávét 10-15 perc alatt, és közben beszélgetni lehet, hogy mi volt tegnap, mi újság, stb. Utána pedig mindenki vissza tud térni a munkához. Ebből látni, hogy rengeteg időt spórol meg mindenkinek a rendszer.
Próbálunk emberségesen viselkedni. Mindenkihez úgy állunk, hogy ha valamit elront, akkor megpróbáljuk úgy megoldani, hogy mindenki fejlődjön. Az elismerés fontos. Amikor valaki kiállít 3 jó számlát, akkor elmondjuk neki, hogy ügyes volt. Amikor egy új szövegíró megír egy szöveget, elmondjuk neki, hogy ügyesen megírta a szöveget. Volt arra példa, hogy egy új munkatárs elrontott sok számlát egymás után. Természetesen kezeltük ezt a problémát, de nem emeltük ki az elrontott számlákat, hanem megdicsértük, hogy mennyire jól kiállította a jó számlákat, majd csak ezután tértünk át arra, hogy javítani kellene. Így neki sem volt rossz érzése, mert rá lett vezetve a jó megoldásra.
Beszélgetünk velük személyesen, hogy mi a helyzet otthon; párkapcsolattal hogy áll; milyen céljai vannak; hogyan érzi magát; kell-e bármiben segítség neki. Fontos, hogy itt egyáltalán nem a munka a téma. Innen tudjuk, hogy az egyik munkatársunk szeretne kimenni a Forma-1-re, máris tudunk azon gondolkodni, hogyan tudjuk hozzásegíteni ehhez. Ezáltal tudunk csapatként együttműködni: ismerjük egymást, megnyílunk őszintén egymásnak négyszemközt, és utána tudjuk ezt hasznosítani. Aki idejön, az nem csak szeret itt dolgozni, hanem meg is éri neki itt dolgozni.
MILYEN NEHÉZSÉGEK VOLTAK A CÉG FEJLESZTÉSE SORÁN?
A munkatársaknak nehezebb volt “eladni” a rendszert. Nekünk is volt olyan pont, amikor azt éreztük, hogy ha még egy rendszert fel kell építeni, akkor falnak megyünk. Az elején az volt a nehézség, hogy elindítsuk az egészet, és véghez vigyük. Egyikünknek sincs tökéletes beállítottsága, illetve nem láttunk jó példákat, és nekünk kellett mindent kitalálni, ezt mindenkinek átadni, elmondani, hogy miért lesz jó. Vesztettünk úgy ügyfelet, hogy valaki nem úgy használta a rendszert, ahogy azt kellett volna. Ez viszont csak akkor jött ki, amikor már elment tőlünk a munkatárs. Az ügyfél jelezte felénk, hogy nem készültek el egyes feladatok, ami valószínűleg azért történt, mert nem volt átadva a munkatársnak 100%-os megértés a működésről.
MILYEN KONKRÉT EREDMÉNYEKET ÉRTETEK EL?
Az első nagy sikerünk, hogy négyen lebonyolítottunk egy Instagram Konferenciát, ahol 500-an voltak. Most ez pikk-pakk meglenne, de akkor éjjel-nappal dolgoztunk rajta. Volt egy Instagram Tour nevű rendezvénysorozatunk, amikor körbejártuk az országot, és a vidéki városokban tartottunk előadásokat. Most pedig nagy sikerek közé soroljuk az Origo.hu-n való megjelenést, a Szabó Péterrel készült interjút, podcastokat és rádió interjúkat, ahova meghívnak minket, a Wolf Gáborral való együttműködést, illetve nagyon sok híres személy megismerését. De már kaptunk Erdélyből is felkérést, hogy tartsunk ott előadást.
Jelenleg 12-13-an vagyunk. Van egy ügyvezető igazgatónk: Baranyai Örs. Van egy operatív igazgatónk: Farkas Bálint. Van három középvezetőnk, a többiek pedig a hirdetéskezeléssel – Facebook, Google, TikTok -, szövegírással – Facebook, Google és ügyfél kérésre landing oldal szövegek – foglalkoznak. Nagyjából így épül fel most a cég.
Bevételünk és a létszámunk pedig úgy alakult az évek során, hogy tükrözi rendszereink bevezetését:
A 2022–es számok pedig úgy alakulnak, hogy év végére havi 20 millió Ft a cél, ami meg is lesz.
Ha a rendszer megvan, akkor sokkal könnyebb vezetni a céget. Ekkor már csak a napi dolgokat kell lezongorázni, és van idő arra, hogy megdicsérd a munkatársakat, leülj velük beszélni, és ne csak a tűzoltás legyen.
SZERETNÉL TE IS RENDSZEREKET BEVEZETNI?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
