MILYEN A HATÉKONY CÉGES KOMMUNIKÁCIÓ?
2023.10.06.
Dienes Martin
7 perc
Tudtad, hogy a siker egyik legfőbb titka a belső kommunikációban rejlik? Hiszen a kommunikáció nem csak az e-mailek és a heti megbeszélések során zajlik, hanem folyamatosan a mindennapokban. A cégen belüli konfliktusok, a nem megfelelő kommunikációs vonalak, a túl sok – vagy éppen a túl kevés – adminisztráció sokszor vezetnek kommunikációs hibákhoz, amiket a vezetők stresszként, a munkatársak pedig nyomásként érzékelhetnek. De hogyan építsünk ki egy hatékony szervezeti kommunikációt, ami támogatja a szervezeti kultúrát is? Milyen módszerek léteznek arra, hogy tökéletes kommunikáció legyen a te cégedben is? Ebben a cikkben bemutatjuk a leggyakoribb buktatókat, és praktikus megoldásokat kínálunk rájuk.
MIÉRT FONTOS A KOMMUNIKÁCIÓ?
Értsd meg, miért van olyan nagy jelentősége a nyitott kommunikációnak, és hogyan befolyásolja ez a csapatmunkát és a munkahelyi légkört!
Képzeld el azt a pillanatot, amikor egy fontos projekt félrecsúszik, mert nem értettétek meg egymást a kollégáiddal. Vagy azt, amikor nem érted a kollégáidat, vezetőidet, hogy mit szeretnének pontosan mondani, mert nem kommunikáltak eléggé világosan. Sajnos ezek a helyzetek sokkal gyakoribbak, mint gondolnánk, és mindegyik hátterében a kommunikációs hibák állnak.
A kommunikáció nem csak a beszéd és az írott szöveg. Sokkal több annál: a testbeszéd, az arc kifejezése, a hangszín, az időzítés és a legfontosabb a közösen megértett dolgok, jelentések összessége. Ezen keresztül alakítjuk ki és ápoljuk az emberi kapcsolatainkat, és így dolgozunk hatékonyan együtt a csapatban. Ha nem megfelelő a kommunikáció, akkor nem megfelelő semmi más sem a cégen belül.
Egy jó kommunikációs készséggel rendelkező vezető képes inspirálni a csapatát, elősegíteni a közösségi érzetet és megerősíteni az összetartozás érzését. Miközben a rossz kommunikáció felesleges konfliktusokhoz vezethet, csökkentheti a munkahelyi elégedettséget és végül a teljesítmény csökkenését is okozhatja, hiszen sok esetben nem lesznek tiszták az elvégzendő feladatok.
Tehát, miért fontos a kommunikáció? Mert összeköt minket, segít megérteni egymást és alapja minden hatékony csapatmunkának. Ha tehát szeretnéd, hogy a cégedben mindig minden zökkenőmentesen haladjon, és a kollégáiddal harmonikus kapcsolatban legyél, ne becsüld alá a kommunikáció erejét, hiszen minden arra épül.
A SZÓ ELSZÁLL, AZ ÍRÁS MEGMARAD
Bemutatjuk, miért érdemes leírni minden kommunikációt, milyen előnyökkel vagy hátrányokkal járhat az, ha mindig minden le van írva a cégen belül.
„Ezt nem így beszéltük meg!” – hány alkalommal hallottuk már ezt a mondatot a cégen belül? A verbális kommunikáció gyors és közvetlen, de sajnos nem mindig pontos. Ráadásul az emlékezetünk sem tökéletes, és könnyen elfelejthetjük, mit is beszéltünk meg pontosan. Ezen a ponton jön képbe az írásbeli kommunikáció ereje.
Pontosnak és átláthatónak kell lennie a leírt kommunikációnak. Az írásban rögzített döntések, megállapodások vagy utasítások minimálisra csökkentik a félreértéseket. Mindenkinek világos lesz, mit és hogyan kell csinálnia. Több időbe fog telni, viszont ha valaki elront 3-4 alkalommal valamit csak azért, mert nem volt leírva pontosan, akkor meg fogjuk érteni, miért érdemes leírni mindent is.
Ha minden le van írva, könnyen visszakereshető. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha jogi vagy pénzügyi kérdések merülnek fel a későbbiekben, de egy sima hétköznapi beszélgetés során is hasznos lehet. Ha kiadtunk egy utasítást, és akkorra nem volt készen megfelelően, csak akkor tudunk valóban megoldást találni, ha mindenki látja leírva, mi is volt a megállapodás. Ha szóban lett kiadva, akkor bizony mindenki máshogy emlékezhet az utasításra.
Az új kollégák betanulása egyszerűbbé válik, ha rendelkezésre áll egy írásban dokumentált folyamat vagy utasítás. Ha írásban történik minden utasítás, akkor bizonyos folyamataink már biztosan rendszerben vannak, amelyek megkönnyítik az új munkatársak betanulását is.
Viszont nem szabad megfeledkeznünk a leírt kommunikáció hátulütőiről sem. A túlzott dokumentáció bonyolultságot és felesleges adminisztrációt eredményezhet. Ezen kívül, ha minden apróság le van írva, az a kreativitás és az önálló döntéshozatal gátjává válhat. Ezért kulcsfontosságú, hogy megtaláljuk az egyensúlyt. Bizonyos döntéseket, megállapodásokat vagy projektleírásokat mindenképp érdemes írásban rögzíteni. De hagyni kell teret a személyes kommunikációnak és az alkalmi beszélgetéseknek is, amelyek elősegítik a csapatszellem kialakítását és a spontán ötletelést. Az írásbeli kommunikáció nélkülözhetetlen eszköze a hatékony munkavégzésnek, de csak akkor, ha helyesen és megfontoltan alkalmazzuk.
KOMMUNIKÁCIÓS ESZKÖZÖK A XXI. SZÁZADBAN
Ismerd meg a modern eszközöket, melyekkel javíthatod a belső kommunikációt, és hatékonyabbá teheted a munkafolyamatokat!
Nem titok, hogy a technológia rohamléptekben fejlődik, és ez a fejlődés a cégen belüli kommunikációt és a munkafolyamatokat is radikálisan megváltoztatta. A hagyományos e-mail és telefonos egyeztetések mellett most már számos eszköz áll rendelkezésünkre, amelyek segítségével még hatékonyabban kommunikálhatunk.
Chat alkalmazások: Slack, a Microsoft Teams vagy az Asana, csak néhány példa arra, hogy mennyi eszköz áll rendelkezésünkre. Ezekkel a platformokkal nemcsak azonnali üzenetküldésre van lehetőségünk, hanem projektek nyomon követésére és feladatok menedzselésére is online.
Videokonferencia platformok: a Zoom, a Skype vagy a Google Meet hatalmas népszerűségnek örvendenek, különösen a távmunka kapcsán. A személyes találkozók kiváltására tökéletesek, hiszen lehetővé teszik, hogy a csapattal élőben, videón keresztül egyeztessünk, és nem kell a csapatnak több órát utaznia egy rövid, de fontos megbeszélés miatt.
Felhő alapú dokumentumkezelés: az olyan platformok, mint a Google Drive vagy az Office 365, lehetővé teszik, hogy dokumentumainkat online szerkesszük, és osszuk meg kollégáinkkal. Így a legújabb változatok mindig kéznél vannak, és nincs szükség fájlok ide-oda küldözgetésére, folyamatos nyomtatására, újranyomtatására. Hiszen ezek sokszor zűrzavart okozhatnak a cégekben.
Persze az eszközök csak eszközök. Ami igazán számít, az az, hogy hogyan használjuk őket. A legfontosabb, hogy mindig a cégünk és a csapatunk igényeihez igazítsuk az eszközök használatát, és ne csak azért használjunk egy platformot, mert „most ez a divat”. A XXI. századi kommunikációs eszközök használatával az irodai munka hatékonyabb, szervezettebb és gyorsabb lehet, de akár még a szakmai munkák is, ha megfelelően használjuk ki ezeket az eszközöket. De ne felejtsd el: a technológia csak egy eszköz a kezedben, a siker titka mindig a hatékony és célirányos kommunikációban rejlik!
KONFLIKTUSKEZELÉS: A KOMMUNIKÁCIÓ SÖTÉT OLDALA
Néha előfordulnak nézeteltérések. Nézzünk néhány hatékony módszert, hogyan kezeljük ezeket kommunikációs eszközökkel!
A konfliktusok elkerülhetetlenek a munkahelyen, és ezek a konfliktusok nem feltétlenül rosszak. Néha a nézeteltérések innovációt és új perspektívákat hoznak. Az igazi kihívás az, hogy hogyan kezeljük ezeket a konfliktusokat úgy, hogy senkinek ne maradjon azzal kapcsolatban negatív érzése.
Kezdjük azzal, hogy alapvetően kétféle konfliktus létezik. Az egyik, amikor egy a cél a két fél között, viszont mást gondolnak az adott dologról. Ez könnyen kezelhető kommunikációval. A másik, amikor teljesen más a célja a két félnek, és feleslegesen megy az oda-vissza adogatás. Ezt is lehet kezelni, viszont ennyire mélyen nem fogunk most belemenni.
Az első és legfontosabb lépés a konfliktuskezelésben az aktív hallgatás. Ez azt jelenti, hogy tényleg megpróbáljuk megérteni, mit mond a másik fél, anélkül, hogy közbevágnánk vagy védekeznénk. Ez az empátiáról és a tiszteletről szól. Használjuk a „Megértelek.” és a „Teljesen megértelek.” kifejezéseket. Nem kell egyetérteni azzal, amit hallunk, viszont meg kell értenünk a hallottakat.
Keress közös nevezőt. Mielőtt rátérnél a problémára, próbáld megkeresni azt, amiben egyetértetek. A közös nézőpontok és érdekek megtalálása híd lehet a megértés felé. Emellett kerüld a feltételezéseket, soha ne feltételezd, hogy tudod, mit gondol vagy érez a másik fél. Kérdezz rá, és győződj meg róla, hogy tisztában vagy azzal, honnan jön. Legyél érdeklődő.
Válaszd a megfelelő kommunikációs csatornát. Ha egymással szemben álltok, akkor ne küldj a személynek egy e-mailt, hanem beszéljétek meg szemtől szembe. Bizonyos konfliktusok jobban kezelhetők személyesen vagy videokonferencia keretében. Ebben az esetben el lehet térni az írásbeli kommunikációtól, viszont a megbeszélés eredményét ilyenkor is érdemes leírni, ha tudjuk.
Konfliktusok mindig lesznek, de a kulcs a sikeres kezelésükhöz az, hogy proaktívan és konstruktívan állunk hozzájuk. A cél nem az, hogy „nyerjünk” egy vitában, hanem hogy közös megoldást találjunk, ami mindenkinek megfelel. Emlékezz rá, a konfliktusok kezelése nemcsak az egyéni készségekről szól, hanem a csapat dinamikájának és egészségének javításáról is.
VISSZAJELZÉSI KULTÚRA KIALAKÍTÁSA
Teremts olyan légkört, ahol a kollégák nyitottan fogadják és adják a visszajelzéseket, ezzel is erősítve a csapatot.
A pozitív és konstruktív visszajelzések elengedhetetlenek egy egészséges munkakörnyezetben. Ezek a visszajelzések nemcsak segítenek az egyéni fejlődésben, hanem javítják a csapaton belüli kommunikációt és az összhangot is. A nyitottság és bizalom nagyon fontos. A visszajelzési kultúra alapja a kölcsönös bizalom. Fontos, hogy mindenki érezze: a kritika nem támadás, hanem építő jellegű tanács, ami segít a fejlődésben.
A visszajelzéseknek nemcsak éves értékelésekkor kell megtörténniük. A folyamatos, rendszeres visszajelzések segítenek abban, hogy mindenki a megfelelő irányba haladjon, és időben észrevegye az esetleges hibákat. Legyenek konkrétak és célorientáltak ezek a visszajelzések. „Jó munkát végeztél!” – ez önmagában nem elég informatív. „Szuper jól összeraktad ezt az xy dolgot, komolyan mondom, hibátlanul elvégezted ezt a feladatot!” Fontos, hogy a visszajelzések konkrétak legyenek, és specifikus példákkal támasszuk alá állításainkat. Nem szabad hazudni, azt mindenki fogja érzékelni, ha valaki nem mond igazat az elismerései során.
Engedd meg, hogy a kétirányú kommunikáció mindenki számára elérhető legyen. Nemcsak a vezetőknek kell visszajelzést adniuk. A munkavállalóknak is lehetőséget kell biztosítani arra, hogy visszajelzést adjanak a vezetőikkel és a cég működésével kapcsolatban. Ez fontos tényező a megfelelő céges kommunikációk során, várjuk el, hogy jelezzenek vissza.
A visszajelzési kultúra kialakítása időbe telik, de a befektetett energia és idő hosszú távú előnyökkel jár, mint például a jobb csapathangulat, a nagyobb munkamorál és a gyorsabb fejlődés. Ne felejtsd el: az a cél, hogy egy olyan környezetet teremtsünk, ahol a visszajelzések segítenek minket előremozdítani, és nem pedig hátra.
JÖVŐKÉP ÉS CÉLOK KOMMUNIKÁLÁSA
A siker kulcsa, hogy mindenki tisztában legyen a közös céllal. Nézzük, hogyan kommunikáljuk hatékonyan a vállalat jövőképét!
A közös cél iránti elkötelezettség növelése nem kisebb kihívás, mint magának a célnak a kijelölése. De ha a csapat nem érti vagy nem veszi komolyan azt az irányt, amerre a vállalat tart, az egész projekt gyorsan kisiklik.
Világos és inspiráló jövőképre van szüksége a csapatnak. Kezdd azzal, hogy világosan és érthetően megfogalmazod, milyen jövőt képzelsz el a vállalat számára. A jövőképnek motiválónak és inspirálónak kell lennie, valami olyannak, ami mögé az emberek örömmel állnak. Akár fel is mérheted, hogy munkatársaid számára mi fontos, miért dolgoznának szívesen. A főoldalunkon megtalálod a DMA ponthu Kft. küldetését, ha gondolod, olvasd el.
Úgy érzed, nem fog minden munkatársad támogatni ebben a célban? Nem tudják, miért éppen ez a cél? Magyarázd el az embereknek, hogy miért fontosak ezek a célok. Mutasd be az ok-okozati összefüggéseket, és hogy miért éppen ez a legjobb út a siker felé. A cég jövőképét és céljait rendszeresen és különféle csatornákon keresztül kell kommunikálni. Használj prezentációkat, csapattalálkozókat, e-maileket, belső hírleveleket vagy akár videókat, hogy még jobban át tudd adni ezt az üzenetet.
Fontos, hogy a vezetőknek közvetlenül kell kommunikálniuk a dolgozókkal. A személyes interakciók, mint a kávészünetek, ebédek vagy csapattalálkozók, ideálisak arra, hogy közvetlenül és informálisan megosszuk a vállalati jövőképet. Nem biztos, hogy elég egyszer leírni mindenkinek e-mailben. Biztosítsd, hogy a dolgozók feltehessék kérdéseiket, és adhassanak visszajelzést a célokkal kapcsolatban. Ez nemcsak a megértésüket mélyíti el, hanem esetleges aggályaikat vagy zavarukat is tisztázhatja.
Az, hogy mindenki tisztában van a közös céllal, nemcsak azt jelenti, hogy tudja, mire törekszik a vállalat, hanem azt is, hogy személyesen kötődik hozzá, és motivált annak elérésében. A sikeres kommunikáció nemcsak az információ átadásáról szól, az emberek elkötelezettségének növeléséről és a közösségi érzés erősítéséről is.
Összefoglalva, a belső kommunikáció nem csupán egy eszköz, hanem egy vállalat szíve és lelke. A helyes kommunikációs stratégiák és eszközök alkalmazásával megalapozhatjuk vállalatunk sikerét. Ne feledjük, hogy a nyitott, őszinte párbeszéd és a konstruktív visszajelzések kultúrája nélkülözhetetlen a fejlődéshez. Bízzunk a folyamatban, és dolgozzunk közösen a kiváló munkahelyi légkör kialakításán! A következő lépés most rajtad áll: használd ki a cikkben tanultakat, és emeld vállalatodat új magasságokba!
„A kommunikáció a legnagyszerűbb eszköz és fegyver ezen a világon.”
SZERETNÉL TÖKÉLETES KOMMUNIKÁCIÓT CÉGEDBEN?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
