HOGYAN TARTS LÉPÉST CÉGED GYORS NÖVEKEDÉSÉVEL?
2022.07.07.
Dienes Martin
6 perc
Bár alapból nem tűnik nagy ”problémának”, hogy egy cég hirtelen hatalmas növekedésnek indul, de a gyors fejlődés óriási fejetlenséghez vezethet. Lehetséges, hogy te magad is találkoztál már olyan esettel, amikor egy cég nem tudott lépést tartani a gyors növekedéssel, majd rengeteg jó lehetőségtől lett megfosztva a cég az időhiány miatt; elfogytak a kapacitások és stresszesé vált a munka; vagy folyamatosan csúszások voltak az ügyfelek felé és még a szezonra sem tudott felkészülni a cég. Vannak olyan szélsőséges esetek is, amikor a végkimerülés utolsó pillanatában muszáj volt bezárni egy céget, mert már nem tudták a továbbiakban egy régi rendszerrel működtetni, fenntartani azt. De mégis mi a hatékonyság igazi titka? Hogyan hozz létre olyan új rendszereket, amelyek egy megnövekedett bevételnél és megnövekedett munkatársi létszámnál is működnek? Hogyan tudsz jól kezelni egy gyors növekedést, és miként fejleszd úgy a céged, hogy lépést tudj tartani a folyamatos gyors növekedéssel? Ezt mutatjuk be neked 5 lépésben.
0. LÉPÉS
VÁLTOZTASS SZOKÁSAIDON
Mivel ezt a cikket olvasod, biztosak vagyunk abban, hogy számodra a túl gyors növekedés problémát jelent. Ez nem is baj, viszont rá kell nézned arra a dologra, hogy NEM kell ennyi tevékenységet egyedül folyamatosan figyelned, és NEM kell ennyi embert egyedül csak neked irányítanod. Ez nem egy tulajdonos vagy egy ügyvezető feladata.
A vezető meghatározása a következő: ”Csoportot irányító személy, aki összehangolja, megszervezi egy csoport közös célját megvalósító tevékenységeket; igazgató.” (forrás részlet: wikiszotar.hu) Ez azt jelenti, hogy egy bármilyen vezetőnek persze irányítania kell a céget, de nem kell az operatív feladatokba belenyúlnia, és folyamatosan ellenőriznie azokat. Egy vezetőnek szerveznie kell a céget, és nem operatívan működtetnie. A 0. lépésed első fele, hogy fel kell ismerned ezt, semmi más feladatod nincs.
A második fele, hogy eszerint cselekedned is kell. Változtatnod kell azokon a szokásaidon amelyek oda juttattak, ahol most vagytok: hatalmas növekedés, és a régi rendszer nem működése miatt kialakult zűrzavar. De milyen szokásokról beszélünk? Olyanokról, amelyek nem egy vezető feladatai, például: minden egyes feladatot át akarsz nézni te magad; mindenkit le akarsz ellenőrizni; vagy akár csak annak a gondolata, hogy mindent csak te tudsz a cégen belül megoldani. A feladatok és a munkatársak ellenőrzése rendben van, de ezt nem neked egy személyként kell elvégezned, egy semmilyen, nem hatékony rendszer nélkül. Ezért jöhet is a következő pont: Ki kell szervezned magad.
1. LÉPÉS
RAKJ RENDET, SZEREZZ SEGÍTSÉGET
Ki kell szervezned magad, hogy fel tudjon szabadulni egy kis időd. Nem kell sok, csak egy nagyon kis idő kell. Nem kell mindenhonnan kiszervezned magad, hiszen az csak úgy csettintésre nem megy. Viszont el kell kezdened átadni feladatokat, amelyek nem annyira fontosak, de sok időt elvesznek tőled. A másik lehetőséged, hogy gyorsan zárj le olyan nyitott feladatokat, amelyek feleslegesen sok időt vesznek el tőled, de már régóra húzódnak. Ezzel is fel tud szabadulni valamennyi időd.
Ehhez tudsz – sőt szinte kötelezően kell is – segítséget szerezni munkatársaidtól a következőképpen: szerezz egy embert a munkatársaid közül, akiben meg tudsz bízni, és meg tud bizonyos feladatokat csinálni helyetted. Nem kell feltétlenül vezetőnek kinevezned, de legyen ő a jobb kezed, a szárnysegéded, aki fel tud időt szabadítani neked csak átmenetileg. Mivel ez egy átmeneti megoldás lesz addig, amíg el nem tudod kezdeni a következő pontot.
Ha ezt a lépést nem tudod kivitelezni – ha csak egy nagyon kevés időre is -, akkor bele fogsz ragadni abba a mókuskerékbe, amibe rengeteg cégvezető beleragadt, a hirtelen nagy növekedés miatt.
2. LÉPÉS
ÉPÍTS KI EGY RENDSZERT
Miután már szabadult fel időd, el kell kezdened kidolgozni rendszereket. Miért van erre szükséged? Azért, hogy: ne emésszen fel téged a cég, ne kelljen 0-24-ben bent dolgoznod és ne kelljen mindenkinek a te szabadidőddel játszani. Mutatjuk is, hogy hogyan gondoljuk mindezt.
A rendszerek kidolgozása mindenkinél egyedi lehet, de mi a következőképpen oldjuk meg a leghatékonyabban: leírjuk a folyamatokat annyira pontosan, amennyire csak lehet. Ezeket le kell írnod annyira részletesen, hogy ”még a hülye is megértse”. Érdemes úgy elkészíteni, hogy kiválasztod azt a területet, ahol szeretnétek hatékonyságot növelni – ahol a legtöbb idő vész el számodra -, majd megfigyeled, hogy milyen lépések történnek egészen a végéig. Majd egyszerűen csak leírod, hogyan kell ennek ideálisan működnie, milyen lépéseknek kell megtörténnie. És ennyi. De tegyük ezt még érthetőbbé.
Példák rendszerekre a következők lehetnek: termelési folyamatoknál: csövek beépítése, telepítése; szolgáltatás pontos menete; vevők kiszolgálása az üzletben; stb. Munkatársak betanulásánál: mivel kezdenek; hogyan illeszkedjenek be a csapatba; milyen folyamatokon kell végigmenniük; hogyan ismerik meg a teljes cég működését; stb.
Vegyünk konkrét példát, egy klíma telepítését: először meg kell figyelned, hogy pontosan mi történik. Ezután írd le, hogy pontosan milyen eseményeknek kell megtörténnie egészen addig, amíg maga a klíma a helyén van. Miután sikerült megfigyelned, hogyan történik jelenleg a folyamat, el kell döntened, hogyan lehetne ez még hatékonyabb, majd eszerint át kell írnod a forgatókönyvet. Ezen belül pedig a következőt tudod magadra szabni:
A: leírod a technikai oldalát is – azaz, hogy pontosan milyen csavarral, milyen eszközökkel és milyen xy bármivel kell dolgoznia a munkatársnak. (Ezt nagyon kevés alkalommal szoktuk használni.)
B: csak a folyamatokat írod le. ”Először köszönünk az ügyfélnek illedelmesen. Második lépés, hogy felmérjük, mivel állunk szemben. Harmadik lépés, hogy erről így és így tájékoztatjuk az ügyfelet. Negyedik lépés, aláírjuk vele az xy beleegyezési nyilatkoztatot, stb.” (Ezt szoktuk használni az esetek 90%-ában.)
Ahogy írtuk is, azért van arra szükség, hogy kidolgozz ilyen rendszereket, mert a régi rendszered nem működik. Működött 3, 4, 5 embernél, de a hirtelen gyors növekedést ez a régi rendszer nem fogja elbírni. Ki kell dolgoznod új rendszereket minden olyan területre, amelyek nem hatékonyak.
Érdekel egy Sikertörténet azzal kapcsolatban, hogy egy másik cég hogyan vezetett be rendszereket a cégükbe?
3. LÉPÉS
HASZNÁLD EGYSZER
Nagyon szenzitív és fontos rész ez, hiszen el kell kezdened használni ezt a rendszert. Örülni fognak a munkatársak neki, mi? Hát nem. Egyetlenegy esetnél alkalmazd a leírtakat, vagy használd csak egyetlen olyan munkatársadnál, aki már sziklaszilárd tagja a csapatnak. Próbáld meg egyszer, egyetlenegyszer. Nézzétek meg közösen a működését, ha jól csináltad, akkor hatékonyabb lesz a folyamat, és számodra is elfogadható, hiszen te magad találtad ki. Ha pedig valóban hatékony, egyértelmű és jól van leírva, akkor a munkatársad nagyon szívesen fogja használni, hiszen ezzel sokkal könnyebb lesz a munkája. Ha ismersz olyan céget, ahol szívesen dolgoznak a munkatársak, az szinte minden esetben csak a következő adatnak köszönhető: tudja a munkatárs, hogy mit kell csinálnia.
Nem kell gondolkoznia, hogy most akkor kell-e beleegyezési nyiltakozat vagy sem, kell-e kifejezetten külön tájékoztatni az ügyfelet vagy sem, hiszen mindez le van írva, hogy hogyan is kell dolgoznia. Neked is könnyebb, mivel 50 féle munkatárs nem talál ki 50 féle megoldást – amik még csak nem is hatékonyak –, hanem egy séma szerint tudja végezni mindenki a feladatokat, és még kérdezniük sem kell tőled.
Fontos, hogy ha ezt rá fogod zúdítani minden emberre, akkor valószínűleg felállnak, és elmennek tőled. El kell nekik adnod, hogy ez könnyíteni fogja a munkájukat, és nem pedig plusz feladat lesz – és ez rengeteg kommunikáció. Ha ezt elrontod, akkor egy életre elfelejtheted az összes új rendszert, és benne fogsz maradni a mókuskerékben.
4. LÉPÉS
HASZNÁLD SZÉLESEBB KÖRBEN
Miután valóban használtad ennél az egy munkatársnál, csak akkor tudsz továbblépni a következő munkatársadra. A jó hír, hogy nem is neked kell ”eladni”, hogy mennyire jó ez az új rendszer, hanem az az egy munkatárs, akinél már ez működik, fogja továbbítani a többinek. El fogja mondani, illetve látni is fogják, hogy neki mennyire könnyű dolga van – már ha valóban jól lett kidolgozva a rendszered. Látni fogják, hogy az általad kidolgozott rendszer működik, és nekik sokkal könnyebb a dolguk, ha aszerint dolgoznak. Így volt mindegyik cégnél, amelyikkel együtt dolgoztunk, és amelyiknél rendszereket hozunk létre közösen.
5. LÉPÉS
FINOMÍTS RAJTA
Utolsó lépés, hogy tarts folyamatos felméréseket, melyek által át tudod látni, hogy tényleg működik-e a rendszer, vagy sem. Ahogy írtuk, ha a munkatársak alkalmazzák ezeket, akkor valószínűleg hatékony, de lehet, hogy még hatékonyabban is tudna működni. Lehet, hogy csak egyszerűen változnak a felállások, és át kell írni a rendszert. A lényeg, hogy érdemes bizonyos időközönként átnézni, hiszen mindig mindent érdemes frissíteni.
PÉLDA
Vegyünk végig egy példát, ahol mind az 5 lépést szemléltetjük. Termelési folyamat – vásárlók fogadása:
0. lépés: ezt lényegében csak egyetlenegyszer kell elvégezned, így itt nem bontanánk ki.
1. lépés: nézz körbe a munkatársak között, és válassz ki egyet, akiben valóban meg tudsz bízni, akire rá tudsz bízni pár feladatot. Ezzel az emberrel köss egy megállapodást, hogy az alap feladatain felül fogsz neki még pár feladatot adni, amiért cserébe azt kapja, hogy: könnyebb lesz dolgoznia, hamarabb hazamehet vagy bármi más. Valahogy meg kell győznöd, hogy segítsen. Ezenfelül nézd végig, hogy milyen le nem zárt feladatokkal kell sokat foglalkoznod, és zárd le ezeket.
2. lépés: leadtad a sok időt elszívó feladatokat – ideiglenesen –, most tudsz azzal foglalkozni, hogy kiválassz egy területet, amit szeretnél hatékonnyá tenni. Menj oda, és figyeld meg, hogy pontosan milyen folyamatokon megy keresztül. Ebben az esetben egy bolti értékesítőről beszélünk. Látod, hogy hogyan fogadja az embereket, milyen termékeket ajánl neki, hogyan viselkedik. Most menj vissza az irodádba, és írd le mindezt ideálisan – kiegészítve a jelenlegi helyzetet -, hogy hogyan kellene fogadnia az embereket, hogyan kellene viselkednie, mi alapján kellene termékeket ajánlania, stb. Annyira részletesen, amennyire csak le tudod írni. Ha egy 0 tudással rendelkező munkatárs olvassa el, akkor ő is el tudja végezni a feladatokat. Addig írd, ameddig teljesen elégedett nem vagy vele, ameddig úgy nem érzed, hogy mindent lefedtél ezzel a feladattal kapcsolatban. Dolgozd ki ezt a rendszert teljesen készre.
3. lépés: válaszd ki Sanyikát, aki már így is a legjobb értékesítőd, és próbáljátok ki egyetlenegyszer azt a rendszert, amit kidolgoztál. Óvatosan, de próbáltasd ki vele. Nézd meg, hogy egyáltalán működik-e a rendszer, vagy sem. Természetesen az elején beszéld meg Sanyikával, hogy ez csak egy próba, nem akarsz neki plusz feladatokat adni, hanem könnyíteni akarod a munkáját.
4. lépés: ha működött, akkor innen már könnyű dolgod van. Add oda ezt több munkatársnak. Ha valóban működött, akkor örömmel fogják fogadni, mivel végre kapnak egyfajta útmutatót a feladataik elvégzéséhez, és nem csak úgy összevissza csinálják. Illetve ha tartasz meetingeket, akkor Sanyika beszámolhat, hogy ez neki jó volt-e vagy sem, természetesen akkor számoljon be, ha ez jó volt neki, és segítette a munkáját.
5. lépés: mindezt már csak néha le kell ellenőrizni, hogy naprakész legyen.
MILYEN PROBLÉMÁKAT TUDSZ EZZEL MEGOLDANI?
Nincs könnyű feladatod, ez tény. Viszont ha szeretnéd, hogy a cégedet ne eméssze fel a régi, már nem működő rendszeretek, akkor cselekedned kell. Eredményekben pedig a következőkre számíthatsz: mivel a munkatársaid már pontosan fogják tudni a feladataikat, így nem kell őket folyamatosan ellenőrizned, elég csak az esetleges hibáknak utánanézned. Sokkal több időd lesz azokra a dolgokra, amelyekkel egy vezetőnek foglalkoznia kellene. Ezzel meg tudod azt akadályozni, hogy lemaradj olyan lehetőségekről, amelyek az életben csak egyszer jönnek szembe, hiszen lesz rá időd, hogy foglalkozz velük. Fel tudsz készülni a szezonra vagy bármilyen rendkívüli esetre. Biztosítalak, hogy a csúszások száma minimalizálódni fog, mivel nem lesz minek elcsúsznia, csak különleges esetekben. Ha felveszel új munkatársakat, akkor pedig 3, 6 vagy 9 hónap helyett, akár már 1 hónap alatt is be tudnak tanulni, mivel pontosan meg vannak határozva a feladataik. A céged fluktuációját le tudod csökkenteni közel nullára, hiszen nem akarnak meglógni az emberek egy olyan helyről, ahonnan nem visznek haza rengeteg zűrzavart. A csapatszellem pedig növekedni fog, mivel az emberek a feladatok ellátásával lesznek elfoglalva, nem pedig azzal, hogy egymásban keressék folyamatosan a hibákat. Lesz időd végre arra, hogy a családoddal, hobbiddal vagy bármivel foglalkozz, ami feltölt téged, és nem lemerít.
SZERETNÉL LÉPÉST TARTANI CÉGED GYORS NÖVEKEDÉSÉVEL?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
