MIÉRT ÍRJUNK FOLYAMATLEÍRÁSOKAT?
2024.08.15.
Dienes Martin
8 perc
Gondolkodtál már azon, hogy miért akadozik néha a céged napi működése? A folyamatmenedzsment hatékonysága gyakran azon múlik, hogy mennyire vannak jól dokumentálva a folyamatok lépései. Ha nincsenek részletes folyamatleírások, a munkatársak önkényesen, a saját módszereikkel próbálkoznak, ami hibákhoz és fennakadásokhoz vezet. A folyamatok fejlesztése és a jól megírt folyamatleírások biztosítják, hogy mindenki ugyanazon séma mentén dolgozzon, miközben megmarad az egyének kreativitása is. Ez javítja a hatékonyságot és csökkenti a stresszt. Ebben a cikkben megtudhatod, miért elengedhetetlen a folyamatok rögzítése, és hogyan segíti ez a céged növekedését. Ahogy szokták mondani: az az igaz, ami le van írva!
EGYSZERŰSÍTI A NAPI MŰKÖDÉST
Folyamatleírások révén pontosan meghatározható, ki mit csinál, így kevesebb a félreértés, és az alkalmazottak pontosan tudják, mi a dolguk. Ez növeli a hatékonyságot és csökkenti a hibák esélyét.
A cégen belüli működés gyakran káoszhoz hasonlíthat, különösen, ha nincs pontosan meghatározva, ki mit csinál és hogyan. Sokszor előfordul, hogy a feladatok elvégzése közben az emberek egymásra várnak, vagy épp átfedések történnek, ami rengeteg félreértéshez vezethet. Ilyenkor felmerül a kérdés: ki felelős valójában egy adott feladatért? Ha nincsenek világosan lefektetve a folyamatok, a kommunikáció gyakran elakad, az alkalmazottak pedig időt veszítenek azzal, hogy egymás után járnak vagy folyamatosan újabb és újabb kérdéseket tesznek fel. Az időveszteség mellett ez a helyzet növeli a stresszt és csökkenti az összes munkavállaló produktivitását.
A folyamatleírások pontos iránymutatást adnak. Minden egyes feladatnak megvan a maga felelőse, és egyértelmű, hogy kinek mit kell tennie ahhoz, hogy az adott projekt, vagy akár egy kisebb részfeladat sikeresen megvalósuljon. Nincs több találgatás, hogy ki mit csinál, és nem kell azon aggódni, hogy egy feladat valakihez odakerül-e vagy sem.
Ez a fajta átláthatóság minden dolgozó számára világossá teszi a teendőit, és sokkal gördülékenyebbé teszi a napi működést. Kevesebb a félreértés, kevesebb a frusztráció, és az emberek a fontos dolgokra tudnak fókuszálni, nem pedig az adminisztratív zűrzavarra. Az egyszerűség növeli a hatékonyságot, és ezáltal csökkenti a hibák esélyét is. Hiszen ha mindenki pontosan tudja, mi a feladata, és követheti az előre lefektetett lépéseket, jóval kisebb az esély arra, hogy valami félresikerül, és utólag kelljen javítgatni.
„A produktivitás arról szól, hogy minél több dolgot el tudj végezni, a szervezeti hatékonyság pedig pont az ellentéte: minél kevesebb munkát kelljen elvégezni, azaz hatékony legyél.”
CSÖKKENTI A VEZETŐTŐL VALÓ FÜGGŐSÉGET
Ha minden folyamat le van írva, akkor a céged nem fog annyira függeni tőled, mint vezetőtől. A munkatársak könnyebben tudnak döntéseket hozni, hiszen pontosan tudják, mi az elvárt lépés.
Egy vállalkozás növekedésével egyre több döntést kell meghozni, és sok esetben a cégvezető a központi figura, aki minden kérdésre választ ad, minden problémát megold, és minden folyamatot személyesen felügyel. Ez azonban hosszú távon nem fenntartható. Ha minden egyes kérdés és döntés a vezetőtől függ, az nemcsak időigényes, de leterhelő is. Ha azért kezdtél el vállalkozni, hogy a nap 24 órájában értelmetlen kérdésekre válaszolj, akkor elnézést: ez a cikk nem neked szól. Ha ezt teszed, akkor az alkalmazottak nem tanulják meg önállóan kezelni a helyzeteket, hiszen mindig a vezetőhöz fordulnak, ha problémába ütköznek.
A folyamatleírások segítenek ebben a helyzetben. Ha a céged minden lépése dokumentálva van, az alkalmazottak világosan láthatják, mi a teendőjük és hogyan kell azt végrehajtaniuk. Ahelyett, hogy minden apró döntést a vezető hozna meg, a munkatársak önállóan is képesek elvégezni a feladataikat, hiszen pontos iránymutatások állnak rendelkezésükre. Egy jó folyamatleírás nemcsak a lépéseket mutatja be, hanem azt is, hogy milyen szituációkban melyik lépést kell alkalmazni. Így a munkavállalók tudják, mit vár el tőlük a cég, és ennek megfelelően tudnak döntéseket hozni.
Ez nemcsak a vezető terheit csökkenti, hanem növeli az alkalmazottak önbizalmát is. Amikor egy munkatárs érzi, hogy képes önállóan is kezelni egy feladatot, sokkal motiváltabb és hűségesebb is lesz. Így a vállalat nem válik a vezetőtől függővé, és a cég gördülékenyebben, hatékonyabban működik, még akkor is, ha a vezető éppen nincs jelen.
GYORSABB A BETANULÁS AZ ÚJ MUNKATÁRSAKNAK
Az új alkalmazottak gyorsabban tanulhatják meg a feladatokat, hiszen kéznél vannak az írott vagy videóra rögzített folyamatok, amelyek részletesen mutatják, hogyan kell elvégezni a napi teendőket.
Az új munkatársak integrálása mindig kihívást jelent, különösen, ha nincsenek jól dokumentált folyamatok. Az új belépők sokszor hetekig vagy hónapokig is csak “tapogatóznak”, próbálják megérteni, mi a cég működési rendszere, mi a feladatuk, és hogyan illeszkedjenek be a csapatba. Ez nemcsak az ő teljesítményüket lassítja, hanem a már meglévő munkatársakét is, hiszen valakinek mindig kéznél kell lennie, hogy válaszoljon a kérdésekre, vagy megmutassa az adott folyamat lépéseit.
A folyamatleírások ebben az esetben hatalmas segítséget nyújtanak. Az új alkalmazottak gyorsabban és könnyebben tanulhatják meg a feladataikat, ha rendelkezésükre áll egy világos, lépésről lépésre kidolgozott útmutató. Nem kell minden alkalommal egy másik kollégát megzavarniuk., ha valami nem világos, hiszen az írott és videóra rögzített folyamatok pontosan bemutatják, hogyan kell elvégezni a feladatokat. Ez nemcsak a betanítás gyorsaságát növeli, hanem az új belépők önállóságát is fejleszti.
A jól dokumentált folyamatok jelentősen csökkentik az új munkatársak számára a betanulási időt, már az első napokban magabiztosan végezhetik a feladataikat. Ezáltal nemcsak a betanítás ideje rövidül le, de a hibák esélye is csökken, hiszen kevesebb a félreértés vagy a rosszul értelmezett feladat. A gyors és hatékony betanítás előnye, hogy a cég működése zavartalan marad, hiszen az új belépők hamar teljes értékű tagjaivá válnak a csapatnak, anélkül, hogy ez túl nagy terhet róna a vezetőkre vagy a tapasztaltabb kollégákra.
SEGÍT A NÖVEKEDÉSBEN
Ahogy a céged növekszik, a folyamatok összetettebbé válnak. A dokumentált folyamatok biztosítják, hogy a növekedés stabil és fenntartható maradjon, a rendszerek segítségével pedig könnyen skálázhatóvá válik a működés.
Egy vállalkozás növekedése nagyszerű dolog, de egyben nagy kihívást is jelent. Ahogy egy cég létszáma és ügyfélköre bővül, a belső folyamatok egyre összetettebbé válnak. Az, ami egy kisebb vállalkozásnál pár fővel még működött néhány informális megbeszéléssel és szóban átadott instrukciókkal, egy nagyobb cégnél könnyen káoszba fulladhat. Egyre több részletre kell figyelni, és ha nincsenek dokumentált folyamatok, a növekedés során számos problémával szembesülhetsz.
A jól kidolgozott, dokumentált folyamatok nemcsak rendet és átláthatóságot teremtenek, hanem lehetővé teszik, hogy a cég stabilan és fenntartható módon növekedjen. A növekedés közben a rendszerek gondoskodnak arról, hogy minden feladat továbbra is gördülékenyen haladjon, és ne kelljen minden lépést újra feltalálni. Ezzel elkerülheted, hogy a gyors bővülés következtében a cég működése összeomoljon, vagy a vezetők és a dolgozók túlterheltek legyenek.
A dokumentált folyamatok egy másik nagy előnye, hogy lehetővé teszik a cég könnyű skálázhatóságát, sőt, ezek jelentik a cég valós értékét. Amikor világos útmutatók állnak rendelkezésre arról, hogyan végezzük el a különböző feladatokat, sokkal könnyebb új munkatársakat felvenni, új részlegeket létrehozni, és bővíteni a szolgáltatási köröket. Nem kell minden alkalommal új módszereket kitalálni, hanem egyszerűen csak követni kell a bevált rendszereket.
El akarod adni a vállalkozásod? Természetesen sok tényező fontos, azonban egyetlen fő összetevő van, ami nélkül értéktelenné válhat a vállalkozásod: ha vezetőként holnap felállsz és elhagyod a hajót, akkor hogyan fog a továbbiakban működni a vállalkozás? Ez a legfontosabb tényező.
Ez a stabilitás hosszú távon is előnyös: a cég folyamatosan fejlődhet és terjeszkedhet anélkül, hogy túl nagy kockázatot vállalna. A jól dokumentált folyamatok által a növekedés nem jelent többé félelmet vagy stresszt, hanem egy jól megtervezett és irányított folyamat lesz, ami elősegíti, hogy a céged ne csak túléljen, hanem virágozzon is.
„A teljes folyamat a vásárlókkal kezdődik, és visszafelé halad.”
ELKERÜLHETŐVÉ TESZI A DRÁGA HIBÁKAT
Ha egy folyamat nincsen leírva vagy videóra rögzítve, a munkatársak saját módszerekkel próbálják megoldani a feladatokat, ami könnyen hibákhoz vezethet. A pontos folyamatokkal csökkenthetőek a hibák és a velük járó költségek.
Minden vállalkozásban előfordulnak hibák, de az igazán költséges hibák gyakran a rendezetlen folyamatokból fakadnak. Ha egy adott munkafolyamat nincsen pontosan leírva, a munkatársak kénytelenek saját módszerekkel próbálkozni, hogy megoldják a feladatokat. Ezzel az a probléma, hogy mindenki máshogy gondolkodik és máshogy oldja meg a dolgokat, ami jelentős eltéréseket eredményezhet a végeredményben. Egy ilyen eltérés könnyen hibához vezethet, ami nemcsak időbe és erőforrásokba kerül, hanem pénzbe is, különösen, ha a hiba kijavítása további költségeket generál.
A pontosan dokumentált folyamatok megoldást kínálnak erre a problémára. Ha minden lépés világosan le van írva, a munkatársaknak nem kell saját megoldások után kutatniuk, hiszen a cég által bevált és jól működő módszereket tudják követni. Ez minimalizálja az esélyét annak, hogy valaki félreértsen egy feladatot, vagy rosszul hajtsa végre azt, mivel minden információ rendelkezésre áll, hogy helyesen végezze el a munkát.
Ezen kívül a dokumentált folyamatok lehetőséget adnak arra, hogy a vállalkozás előre lássa és megelőzze a potenciális hibákat. Amikor egy cég tudatosan követi a jól bejáratott rendszereket, sokkal könnyebb azonosítani azokat a pontokat, ahol gyakran merülnek fel hibák, és időben lehet korrigálni őket. Érdekesség, hogy neked vezetőként ösztönözni kell az embereket, hogy kreatívak maradjanak és új, hatékonyabb megoldásokkal jöjjenek elő. Kicsit paradoxonnak tűnik, de meg kell kérdőjelezni a folyamatokat úgy, hogy közben tartod magad a folyamathoz. Nem könnyű, de csak így tudtok fejlődni.
A jól dokumentált folyamatok által elkerülhetővé válnak azok a drága hibák, amelyek nemcsak pénzbe, hanem időbe és erőforrásokba is kerülnek. Ráadásul az ügyfelek is elégedettebbek lesznek, hiszen a cég hatékonyan és hibamentesen tudja nyújtani szolgáltatásait vagy termékeit.
JAVÍTJA AZ ÜGYFÉLÉLMÉNYT
Az ügyfelek elégedettebbek, ha minden gördülékenyen működik. A folyamatleírások garantálják, hogy minden munkatárs ugyanúgy közelít meg egy feladatot, ezáltal egyenletes minőséget tudsz nyújtani.
Az ügyfélélmény minden vállalkozás sikerének egyik legfontosabb mércéje. Ha az ügyfelek nem elégedettek, akkor valószínűleg tönkre fogunk menni elég hamar. Az elégedett ügyfelek visszatérnek, ajánlanak másoknak, és hosszú távon hűségesek maradnak. Azonban az elégedetlenség gyorsan elterjedhet, ha az ügyfélélmény nem következetes. Ha egyik alkalommal tökéletes megoldást kapnak, de legközelebb problémákba ütköznek, az az ügyfél bizalmát megingathatja.
A folyamatleírások segítenek biztosítani, hogy minden munkatárs ugyanazt a magas színvonalú terméket, szolgáltatást nyújtsa az ügyfeleknek, függetlenül attól, hogy éppen ki kezeli az adott feladatot. Amikor minden feladatnak van egy jól meghatározott folyamata, az segít fenntartani a következetességet, így az ügyfelek mindig ugyanazt a minőséget tapasztalják. Nincs helye rögtönzéseknek vagy eltéréseknek, hiszen mindenki ugyanazt az útmutatót követi.
Költői kérdés: szerinted a McDonald’s-nál le van írva, hogy melyik folyamatnak hogyan kell kinéznie, vagy minden szakács a hasára üt és csak összedobja az ételeket?
Ez a következetesség különösen fontos az olyan helyzetekben, ahol az ügyfelek elvárják a pontosságot és a precizitást. Legyen szó akár egy termék rendelésének pontos feldolgozásáról, akár egy szolgáltatás nyújtásáról, a dokumentált folyamatok garantálják, hogy minden egyes lépés ugyanúgy zajlik le, mint korábban. Az ügyfelek így biztosak lehetnek abban, hogy a céged mindig hozza azt a szintet, amit ígér.
A rendszeres, jó minőségű ügyfélélmény nemcsak az aktuális ügyfelek hűségét erősíti meg, de új ügyfeleket is vonz. Az elégedett ügyfelek pozitív visszajelzései és ajánlásai révén a céged hírneve is épül, ami hosszú távon komoly üzleti sikereket hozhat.
A PARKINSON-TÖRVÉNY ÉS A FOLYAMATOK
A Parkinson-törvény azt mondja: az elvégzendő munka mindig kitölti a rendelkezésre álló időt. Ha vezetőként nem határozzuk meg, hogy egy munkafolyamat pontosan mennyi ideig tart és hogyan néz ki, akkor a vállalkozásunkat nem mi irányítjuk.
Parkinson törvénye egyszerű, mégis sok vállalkozás számára komoly kihívást jelent: „Az elvégzendő munka mindig kitölti a rendelkezésre álló időt.” Ez azt jelenti, hogy ha nem szabunk határokat, a feladatok hajlamosak végtelenül elnyúlni, függetlenül azok tényleges időigényétől. Vezetőként kulcsfontosságú, hogy meghatározzuk, egy munkafolyamat mennyi időt vehet igénybe, és hogyan kell azt pontosan végrehajtani. Ha ezt nem tesszük meg, az időgazdálkodás kicsúszik a kezünkből, és a vállalkozásunk működése irányíthatatlanná válik.
A dokumentált folyamatok nemcsak segítenek a feladatok időbeni kereteinek meghatározásában, hanem pontos útmutatót adnak a munkavállalóknak is. Ha egy feladatnak nincs világos határideje vagy jól meghatározott folyamata, az alkalmazottak természetesen annyi időt szánnak rá, amennyit csak lehet. Ez viszont nem csak a hatékonyságot rontja, hanem az összes többi feladatot is késlelteti, ami hosszú távon akadályozza a cég növekedését.
Parkinson törvénye arra is felhívja a figyelmet, hogy a folyamatleírások segíthetnek az időmenedzsmentben és a céges kultúra optimalizálásában. Ha egy vezető szilárd kereteket szab, a munka gördülékenyebbé válik, a dolgozók pedig nagyobb önállósággal és gyorsabban képesek lesznek elvégezni a feladataikat. Ezáltal a vállalkozás irányítása nemcsak hatékonyabb lesz, hanem az idő és az erőforrások jobb kihasználásához is vezet.
Egy folyamat kidolgozása gyerekjáték, ha tudod: hogyan kezdj bele; miként dokumentáld a folyamatokat; és kinek a segítségével hozd ezeket létre a cégen belül. A vezető felelőssége, hogy tökéletesek legyenek a folyamatok, de nem a vezetőnek kell ezeket leírnia vagy rögzítenie videóra. Ebben a cikkben teljesen körüljártuk, hogy MIÉRT kell folyamatleírásokban gondolkodnod. Ha nem győztelek meg, ez van. Ha viszont az a terület is érdekel, HOGYAN kell megírni, létrehozni egy ilyen leírást, akkor olvasd el blogunkon a HOGYAN-ról szóló cikkünket. Abban a cikkben Elon Musk – a világ leggazdagabb emberének – algoritmusát is bemutatjuk: ő mégis hogyan alkot meg folyamatokat.
SZERETNÉL MÉG JOBB FOLYAMATOKAT?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
