MI EGY JÓ VEZETŐ NAPI RUTINJA?

2025.05.20.

Dienes Martin

9 perc

Te is úgy érzed, hogy vezetőként folyamatos időhiánnyal küzdesz? Ha állandóan rohansz, túlterhelt vagy, és nem jut időd a stratégiai döntésekre, akkor itt az ideje, hogy átgondold, hogyan épül fel egy hatékony vezető napi rutinja. Sokan keresnek megoldást az időgazdálkodás, energia-menedzsment vagy épp a delegálás kihívásaira. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan néz ki egy profi cégvezető napi rutinja, milyen vezetői szokások segítik a hatékonyságot, és melyek azok a gyakori vezetői hibák, amik visszahúznak téged és a cégedet.

A JÓ NAP NEM REGGEL INDUL, HANEM ELŐZŐ ESTE

Egy vezető másnapját már az határozza meg, hogyan zárja le az előző napját. Aki este fejben nincs kész, az másnap reggel már mínuszból indul. A napod indulását tehát nem a kávé, hanem a tegnapi leállás minősége dönti el.

Az igazán profi vezetők nem a reggelüket alakítják tökéletesre – mert tudják, hogy akkor már elkéstek. A napod minőségét ugyanis nem a reggeli kávé aromája vagy a motivációs videók határozzák meg, hanem az, hogy előző este hogyan zártad le a munkádat és a gondolataidat. Gondolj bele: hányszor érezted, hogy a reggel első perceiben már hátrányból indulsz, mert fejben még mindig az előző napi problémákkal küzdesz?

James Clear az Atomi szokások című könyvében ezt azzal magyarázza, hogy minden napunk olyan, mint egy dominósor. Ahhoz, hogy reggel sikeresen induljon a nap, este már gondoskodnod kell arról, hogy a dominókat jó irányba állítsd fel. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy este átnézed a másnapi feladataidat, világosan lezárod, mi az, amit teljesítettél, és mi az, amivel még foglalkoznod kell.

Ez nem csupán egy adminisztratív feladat. Valójában mentális térfelszabadítás. Kutatások szerint a befejezetlen ügyek jobban lefárasztják az agyunkat, mint azok, amiket már elengedtünk vagy pontosan tudjuk, mikor folytatunk. Vezetőként ezért elengedhetetlen, hogy estére kitisztázd, hol tartasz, és mire kell figyelned másnap. Így nem hagysz teret bizonytalanságnak, és nem viszed át a stresszt egyik napról a másikra.

A jó napvégi rutinban három egyszerű lépés van: először tekints vissza arra, amit aznap teljesítettél, majd állíts fel egy rövid tervet másnapra, végül tisztázd le, mi az, amivel már nem kell foglalkoznod. Ez az egyszerű, tízperces napi rutin már önmagában képes növelni a hatékonyságodat, és biztosítja, hogy reggel ne nulláról kelljen indulnod.

Képzeld el úgy a napi munkát, mint egy futóversenyt. Ha a célba érkezés után azonnal tovább rohansz a következő versenyre, akkor nem hagysz időt arra, hogy kiértékeld, mit csináltál jól, és mit kellene holnap másként csinálnod. Pedig pontosan ez a fajta értékelés az, ami egy vezetőt kiemel a tömegből. Ha este világosan látod, mit értél el, az másnap reggel már erős lendületet ad.

A NAPTÁRAD NEM HAZUDIK, CSAK MEGMUTATJA, HOVA FIGYELSZ

Ha egy kívülálló megnézi a naptáradat, pontos képet kap arról, milyen vezető vagy. Aki nem épít be fókuszidőt, stratégiai ablakokat és gondolkodási zónákat, az csak túlél, nem pedig irányít. A naptárad a céged tükre.

Gondolj bele, mi lenne, ha valaki, aki még soha nem találkozott veled, kapna fél percet arra, hogy belenézzen a naptáradba. Mit látna? A naptár ugyanis egyetlen pillantásra megmutatja, milyen típusú vezető vagy valójában. Ha tele van zsúfolva egymást érő meetingekkel, hívásokkal, váratlan feladatokkal, akkor a figyelmed szétszórt, a szereped inkább operátor, mint vezető. Ha viszont egyérintéses, egyértelmű fókuszpontok, stratégiai időblokkok és gondolkodási zónák szerepelnek benne, akkor irányítóként kezeled a napjaidat.

Egy vezetőnek nem az az elsődleges feladata, hogy minden tűzoltásban ott legyen, hanem az, hogy eldöntse, melyik tűzre szükséges valóban figyelni. Ehhez tiszta fej, nyugodt tér és világos prioritások kellenek, amelyeknek a naptárban látszaniuk kell. Ha ezek nem kerülnek bele, akkor egész nap a világ után rohansz, nem pedig te diktálod az iramot.

A Harvard Business Review kutatása szerint a legsikeresebb felsővezetők átlagosan a munkaidejük 30–40%-át stratégiai jellegű, megszakítás nélküli fókuszmunkára használják. Ez nem véletlen, hanem tudatos döntés eredménye. Ők pontosan tudják, hogy ami nincs előre betervezve, az nagy valószínűséggel sosem történik meg.

Tehát vezetőként nem elég fejben tartani a célokat. A céloknak látszaniuk kell a naptáradban is. Ha nem látszanak, akkor nem is léteznek. A valódi irányítás ott kezdődik, hogy nem mások töltik fel a naptáradat véletlenszerű eseményekkel, hanem te döntesz arról, hogy mire fordítasz figyelmet, időt, energiát. Így a naptárad valóban a céged stratégiájának tükörképe lesz.

NEM ATTÓL LESZEL JOBB VEZETŐ, HOGY MINDENT TE CSINÁLSZ

Sokan azt hiszik, hogy a kontroll a hatékonyság záloga, pedig épp ez fojtja meg a növekedést. A vezetői szerep nem az, hogy te vagy a leggyorsabb, hanem az, hogy nélküled is minden működik. Minél több dolgot engedsz el, annál magasabb szintre jutsz.

“Majd én megcsinálom, gyorsabban végzek vele” – ismerős ez a mondat? Sokan vezetőként pont ezzel a mentalitással indultak el a karrierjük elején, és évek múlva is ezzel próbálnak működni. Az elején valóban lehetett ez a siker titka, de amikor egy vállalkozás nőni kezd, ez a hozzáállás nem segítség, hanem akadály lesz. Egy bizonyos pont után ugyanis nem az számít, hogy te milyen gyorsan oldasz meg egy problémát, hanem az, hogy mások nélküled is meg tudják-e oldani.

Ha vezetőként továbbra is mindent kontroll alatt tartasz, akkor éppen az ellenkezőjét csinálod annak, amire a cégednek szüksége van. Ez nem felelősségtudat, hanem önkorlátozás. A vezető feladata ugyanis az, hogy rendszert, struktúrát építsen, amely nélküle is működik. Minél többet engedsz el, annál magasabbra tudsz lépni, és annál inkább képes lesz a céged nélküled is sikeresen haladni előre.

A Stanford Egyetemhez köthető kutatás szerint azok a vezetők, akik jobban gazdálkodnak az idejükkel és hatékonyabban delegálnak, jelentősen kevesebb stresszt élnek meg, és magasabb szintű vezetői eredményességet érnek el. A tanulmányban szereplő adatok alapján egy szórásnyi javulás az időgazdálkodásban egynegyed szórásnyi csökkenést jelentett a vezetői stressz szintjében, miközben az önértékelt hatékonyság érzékelhetően nőtt. A rosszul delegáló, kontrollmániás vezető nemcsak önmagát terheli túl, hanem a csapata fejlődését is akadályozza. Az emberek nem tanulnak dönteni, nem vállalnak felelősséget, és végül mindenki a vezetőre vár. Ez a működés nem csak lassítja a céget, de meg is állíthatja a növekedést. A hatékony delegálás tehát nem kényelmi kérdés, hanem versenyelőny, nemcsak a vezető, hanem az egész szervezet szintjén.

A valódi vezetői siker tehát paradox módon épp abból fakad, hogy egy ponton túl háttérbe lépsz. Ha mindent te csinálsz, akkor nemcsak saját idődet vesztegeted, hanem azt a lehetőséget is elveszed a cégtől, hogy igazán önállóvá és stabillá váljon.

GONDOLKODNI NEM LUXUS, HANEM VEZETŐI KÖTELESSÉG

A csend nem időpazarlás, hanem egy stratégiai tér. Ha nincs időd gondolkodni, akkor nincs időd vezetni. Az igazán fontos döntések nem csak meetingek közben születnek, hanem akkor, amikor senki nem zavar, és végre hallod a saját gondolataidat.

Mikor volt utoljára, hogy legalább egy órát zavartalanul, megszakítás nélkül, csendben töltöttél el? Nem telefonálással, nem levelezéssel, nem problémamegoldással – csak gondolkodással. A legtöbb vezető számára a gondolkodás luxuscikk, amit “jó lenne, de nincs rá idő” kategóriába sorolnak. Pedig ez alapvető tévedés. A vezető legfontosabb feladata éppen az, hogy gondolkodjon, tiszta képet alakítson ki a jövőről, a stratégiáról és a valódi prioritásokról.

Sokan úgy érzik, ha fél órára bezárják az ajtót, és nem reagálnak azonnal az üzenetekre, akkor nem teszik a dolgukat. Valójában pont az ellenkezője igaz: vezetőként akkor mulasztod el a kötelességedet, ha nincs tered arra, hogy gondolkozz. Egy kutatás szerint azok a vezetők, akik napi szinten reflektálnak és időt szánnak önálló gondolkodásra, 22,8%-kal jobb problémamegoldó teljesítményt nyújtanak, mint azok, akik kizárólag operatív feladatokkal foglalkoznak. Ez nem érzés, hanem mérhető eredmény. A gondolkodás nem passzivitás, hanem a legaktívabb formája a vezetésnek.

Ha állandóan a napi operatív ügyekkel foglalkozol, akkor nem vezető vagy, hanem operátor. És egy operátor nem tudja kivezetni a céget egy komplex, folyamatosan változó környezetből. A csend nem passzív, elvesztegetett idő, hanem egy stratégiai előny. Ez az az idő, amikor végre letisztulhat, hogy merre halad a vállalkozásod, mik a valódi kihívások, és hol vannak az eddig fel nem ismert lehetőségek.

Gondolj a csendes időre úgy, mint a befektetésre, ami többszörösen megtérül. Nem azért van szükséged rá, mert luxus, hanem mert nélküle egyszerűen nem fogsz jól vezetni. Ez nem opció, hanem inkább egy kötelesség.

A SZOKÁSAID FORMÁLNAK TÉGED, NEM CSAK A CÉLJAID

James Clear szerint nem célokat kell hajszolni, hanem olyan szokásokat kialakítani, amik automatikusan elvezetnek oda. Amit minden nap csinálsz, az nem csak eredményt hoz, hanem formálja a karakteredet is. A jó vezető nem célorientált, hanem identitásalapú.

A legtöbb vezető nagyon céltudatos ember: van egy éves bevételi terve, egy negyedéves stratégiai célja, egy havi eredménylistája. Ezeket folyamatosan figyeli, méri és követi, de gyakran elfelejti azt, ami mindezek mögött valójában a siker kulcsa: a napi szokásokat. Nem véletlenül mondják, hogy előbb mi alakítjuk ki a szokásainkat, aztán a szokásaink formálnak minket.

James Clear az Atomi szokások című könyvében pontosan ezt magyarázza meg világosan: nem a kitűzött célok tesznek valakit sikeressé, hanem az, hogy nap mint nap milyen apró dolgokat csinál rendszeresen. A célok ugyanis rövid távon motiválnak, de hosszú távon nem tartanak ki, örökre. A sikeredet valójában az határozza meg, hogy mit teszel akkor is, amikor nincs különösebb motivációd.

Ha például az a célod, hogy a csapatod önállóbb legyen, az nem attól fog megvalósulni, hogy kitűzöl egy határidőt. Attól viszont igen, ha minden nap időt szánsz arra, hogy a munkatársaid önállóságát erősítsd, visszajelzést adj, és hagyd őket dönteni. Ezek a szokások fokozatosan alakítják ki bennük – és benned – azt az identitást, ami az önállóságra és fejlődésre épül.

Egy jó vezető tehát nemcsak célokat fogalmaz meg, hanem tudatosan választ olyan napi rutint, ami automatikusan elvezeti ezekhez a célokhoz. Mert végül is nem az leszel, amit kitűztél magad elé, hanem az, amit minden egyes nap csinálsz. A valódi kérdés tehát nem az, hogy milyen céljaid vannak, hanem az, hogy milyen szokásokat építesz, amelyek valóban el is visznek oda.

James Condon, az egyik példaképem ezt úgy fogalmazta meg, hogy: minden egyes döntés, amit egész életedben meghoztál, pontosan ehhez a pillanathoz vezetett téged, ahol most vagy.

NEM AZ IDŐDDEL VAN A BAJ, HANEM AZ ENERGIÁDDAL

Hiába van a napodban nyolc óra, ha délután háromra már zombi vagy. A profi vezetők nem időt beosztani tanulnak meg, hanem energiát menedzselni. Tudják, mikor vannak topon, és mikor kell inkább átengedni a volánt másnak.

Gyakran halljuk vezetőktől, hogy “nincs elég időm”. De valóban az idővel van probléma? Minden vezetőnek ugyanaz a napi huszonnégy óra áll rendelkezésére, mégis egyesek sikeresebbek, energikusabbak, míg mások délután háromra már csak árnyékai önmaguknak. A különbség nem az időbeosztásukban rejlik, hanem az energia-menedzsmentjükben.

Egy átlagos munkahelyi nap során az emberek legtöbbje folyamatosan energiát használ, de keveset törődik azzal, hogy ezt az energiát tudatosan kezelje. Pedig a sikeres vezetők pontosan ezt teszik. Nemcsak azt tudják, mennyi időre van szükségük egy feladathoz, hanem azt is, hogy mikor vannak mentálisan és fizikailag a legjobb formában.

A Harvard Business Review egyik tanulmánya szerint azok a vezetők, akik tudatosan figyelnek az energia-szintjükre, és ennek megfelelően időzítenek fontos döntéseket, akár kétszeres hatékonyságot érnek el azokhoz képest, akik erre nem figyelnek. Egyszerű példa: ha délelőtt vagy legélesebb, akkor a stratégiai döntéseket ne délután ötre időzítsd, mert már nem lesz meg hozzá a mentális kapacitásod.

Ez a gyakorlatban azt is jelenti, hogy vezetőként meg kell tanulnod nemet mondani akkor, amikor tudod, hogy már nem tudod a legjobb formádat hozni. Az energiagazdálkodás nem arról szól, hogy mindig dolgozol, hanem arról, hogy akkor dolgozol, amikor igazán hatékony tudsz lenni. A többi időben pihensz, töltődsz, vagy átadod a feladatot annak, aki friss energiával áll neki. Így nemcsak hatékonyabbá válsz, hanem fenntartható módon tudsz hosszú távon is jól teljesíteni.

AMI NINCS A NAPTÁRBAN, AZ NEM IS LÉTEZIK

A stratégia, a tanulás, a jövő tervezése gyakran azért marad el, mert nem ütemezed be. A naptárad nem csak egy szervezőeszköz, hanem értékválasztás. Ha nincs benne hely a fontos dolgoknak, akkor nem a világ gyorsult fel, hanem te hagytad, hogy elsodorjon.

“Majd foglalkozom vele, amikor lesz időm” – ismerős? A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy amire konkrét időt nem szánsz előre, az jó eséllyel sosem fog megvalósulni. Ez különösen igaz azokra a fontos dolgokra, mint a stratégiai tervezés, tanulás vagy éppen a hosszú távú fejlődés előkészítése. Ha ezek nem kerülnek be a naptáradba, akkor egyszerűen eltűnnek a mindennapos sürgős, de nem feltétlenül fontos feladatok áradatában.

A naptár nem csupán egy adminisztrációs eszköz, hanem egy olyan eszköz, amivel tudatosan választasz prioritásokat. Ha azt mondod, hogy nincs időd tanulásra vagy stratégiára, valójában nem az idő hiányzik, hanem a döntés arról, hogy ezt az időt valóban rászánd. A vezetők gyakran panaszkodnak arra, hogy felgyorsult a világ, pedig valójában ők engedik, hogy a világ sodorja őket.

A valódi irányítás ott kezdődik, hogy a fontos dolgokat konkrét időponttal látod el. Nem jövő héten valamikor, hanem szerda délelőtt tízkor. Egy világosan meghatározott időpont ugyanis mentális elköteleződést jelent, és jelentősen növeli annak esélyét, hogy valóban meg is történik. Egy amerikai kutatás szerint a vezetők 80 százaléka nem valósítja meg a tervezett stratégiai feladatait, ha azok nincsenek pontosan időponthoz kötve.

Ezért a vezetői siker egyik titka nemcsak abban rejlik, hogy milyen döntéseket hozol, hanem hogy azokat mikor és hogyan ütemezed be. Ami nincs betervezve, az nem is létezik. A sikeres vezető éppen ezért előre lefoglalja a jövőt, és nem hagyja, hogy a jelen sodorja el a legfontosabb céljait.

VEZETŐKÉNT NEM AZ AZ ÉRTÉK, HOGY TE ÉRTESZ MINDENHEZ IS

Ha vezetőként te vagy a legjobb értékesítő, szövegíró, operátor vagy ügyintéző, az nem dicsőség, hanem veszély. Az a feladat, amit más is jól meg tudna csinálni, nem a te feladatod. Attól, hogy élvezed, még visszaránt a korábbi szintre. A céged nem attól nő, hogy te vagy a leghasznosabb, hanem attól, hogy már nélküled is megy előre.

Vezetőként természetes, hogy eleinte mindent te csinálsz. Értékesítesz, szövegeket írsz, operatív feladatokat végzel, ügyfelekkel egyeztetsz, ha kell, még kávét is főzöl. Az elején ez valóban a siker záloga: mindenhez értesz, mindent elintézel, és gyorsan reagálsz. Csakhogy a növekedés szakaszában pontosan ezekből a kezdeti előnyökből lesznek a legnagyobb gátak.

Ha még mindig te vagy a céged legjobb értékesítője, operátora vagy marketingese, akkor nem a sikerességedet mutatod, hanem azt, hogy a szervezeted még nem tud nélküled működni. Ez nem dicsőség, hanem veszély: azt jelenti, hogy nem építettél olyan struktúrát, amely stabil, önálló, és lehetőséget ad arra, hogy vezetőként valóban előre tudj lépni.

Amíg olyan feladatokat végzel, amelyeket mások is képesek lennének ellátni, nemcsak a saját idődet pazarlod, hanem a kollégáid lehetőségeit is elveszed. Ők ugyanis csak akkor tudnak fejlődni és valódi felelősséget vállalni, ha megkapják a teret, hogy hibázhassanak, tanulhassanak és erősödjenek.

Vezetőként a cél az, hogy olyan struktúrát építs, amely nélküled is sikeresen működik. Az igazi siker nem abból látszik, hogy te mennyire vagy pótolhatatlan, hanem abból, hogy a cég már nélküled is képes stabilan működni és növekedni. A fejlődés útja tehát éppen az, hogy idővel egyre több olyan feladatot adsz át, amikben korábban te voltál a legjobb. Ettől lesz helyed arra, hogy valóban a cég jövőjével foglalkozz – ami a legfontosabb feladatod.

A vezetői siker nem varázslat, hanem tudatos döntések és következetes szokások eredménye. Ha már holnaptól alkalmazod ezeket a rutinokat, nemcsak te leszel eredményesebb, hanem a céged is sokkal stabilabb és önjáróbb lesz. Tedd meg az első lépést, és alakíts ki egy napi rutint, ami valóban vezetőhöz méltó!

Források:

James Clear: Atomi szokások
Zeigarnik-hatás: Bluma Zeigarnik kutatása alapján a befejezetlen feladatok jobban megterhelik az agyat, mint a lezárt feladatok. (https://dictionary.apa.org/zeigarnik-effect)
Harvard Business Review: egy kutatás szerint a felsővezetők munkaidejük 30–40%-át stratégiai fókuszmunkára használják. Forrás: Porter, M. E., & Nohria, N. (2018). How CEOs Manage Time. Harvard Business Review (https://hbr.org/2018/07/how-ceos-manage-time)
Stanford CEPA: egy kutatás szerint a jobb időgazdálkodású vezetők kevesebb stresszt élnek meg, és eredményesebbnek érzik magukat. Egy szórásnyi javulás az időkezelésben negyed szórásnyi stresszcsökkenéssel járt. Forrás: Grissom, J. A., Loeb, S., & Mitani, H. (2015). Principal Time Management Skills. Stanford CEPA (https://cepa.stanford.edu/sites/default/files/time%20management.pdf.pdf)
Harvard Business School: Egy kutatás szerint azok a vezetők, akik napi szinten időt szánnak reflektív gondolkodásra, 22,8%-kal jobb problémamegoldó teljesítményt nyújtanak, mint azok, akik nem. Forrás: Di Stefano, G., Gino, F., Pisano, G. P., & Staats, B. (2014). Learning by Thinking: How Reflection Aids Performance. Harvard Business School Working Paper (https://www.hbs.edu/faculty/Pages/item.aspx?num=46178)
Harvard Business Review – Energy Management: A tudatos energiagazdálkodás akár kétszeres hatékonyságot eredményezhet. Forrás: Schwartz, T., & McCarthy, C. (2007). Manage Your Energy, Not Your Time. Harvard Business Review. (https://hbr.org/2007/10/manage-your-energy-not-your-time)
McKinsey & Company: A vezetők 80%-a nem valósítja meg a stratégiai célokat, ha azok nincsenek konkrét időponthoz kötve. Forrás: De Smet, A., & Dowling, B. (2017). The case for behavioral strategy. McKinsey Quarterly. (https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-case-for-behavioral-strategy)

EGY SZERVEZETI STRUKTÚRA MI a KÖVETKEZŐ LÉPÉSED?

VÁLLALATI

TÉRKÉP

Egy szervezeti struktúra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.

Közel 5000 cégvezető igényelte Magyarországon

A VÁLLALATI TÉRKÉP miért igényeld?

Az első lépés a cégfejlesztésben rejlő siker felé!

A Vállalati Térkép egy átlátható szervezeti struktúra, amely egy cég működését hat fő területre osztja: Ügyvezetés, HR, Marketing, Értékesítés, Pénzügy és Termelés. Mindegyikhez 18 bevált rendszert társít, amelyek a mindennapi munkát szervezetté teszik.

Nemcsak rendszerezi a cég folyamatait, hanem gyakorlati megoldásokat is kínál. Segít felismerni, hogy hol vannak a fejlődési lehetőségek, és milyen lépéseket kell tenni a cég stabil növekedéséért.

Célja, hogy kézzelfoghatóvá tegye a cégfejlesztést, valamint rávilágítson a cégben a kihasználatlan területekre.

Igényeld saját Vállalati Térképed

Az igénylés teljesen kötelezettségmentes, és rögtön küldjük e-mailben saját Vállalati Térképed!