HOGY KEZELD KINTLÉVŐSÉGEID?
2023.09.13.
Dienes Martin
7 perc
Elgondolkodtál már azon, mennyire fontos a hatékony kintlévőség-kezelés a vállalkozásod pénzügyi egészségében? Mindenki, aki valaha vezetett céget, tisztában van vele, mennyire nehéz és stresszes a kintlévőségek kezelése. A nem fizetett számlák gyűlnek, a nyomás nő, és mindez negatívan hat a cég stabilitására és növekedési lehetőségeire. De mi lenne, ha azt mondanánk, hogy van megoldás? Léteznek bevált módszerek, melyek segítségével hatékonyabban kezelheted a kintlévőségeidet, csökkentheted a stresszt és stabilizálhatod pénzügyeidet. Ebben a cikkben mindent megtudhatsz a kintlévőség-kezelési módokról. Ne hagyd, hogy a kintlévőségek uralkodjanak a vállalkozásodon, légy Te a kintlévőségeid ura!
MIKOR ÉS MIÉRT KELL FOGLALKOZNOD A KINTLÉVŐSÉGGEL?
Feltárjuk, miért van szükség arra, hogy időben kezeljük a kintlévőségeket, és milyen veszélyekkel járhat, ha elmulasztjuk ezt.
A kintlévőségekre úgy tudsz tekinteni, mint gyakorlatilag a te pénzed formájában lévő számlákra, melyeket még nem fizettek ki, életünk szerves részei, legyen szó bármilyen típusú vállalkozásról. Azt azonban sokan nem értik, hogy mikor és miért kell ezeket kezelni. Hogy miért fontos ez? Mert egy jól kezelt kintlévőségi állomány hozzájárul a cég zökkenőmentes működéséhez, a cash-flow pozitív fenntartásához és a kevesebb stresszhez.
Először is kezdjük azzal, hogy ha már létezik egy kintlévőség – amelyet már ki kellett volna fizetni, de nem fizették ki – akkor a kintlévőség-kezelésed alapból nem megfelelő. A jó kintlévőség-kezelés nem arról szól, hogy a lejárt számlákat hogy tudod minél hamarabb rendeztetni az ügyfelekkel. A helyes kintlévőség-kezelés arról szól, hogy nincsenek lejárt számláitok, amelyeket nem fizettek volna ki. Igen, belefér, ha az ügyfél egy-két napot késik a fizetéssel, de soha nem szabad hagyni, hogy ez szabállyá vagy megszokottá váljon.
Miért ennyire fontos ez? A nem behajtott számlák veszélyeztethetik a cég pénzügyi stabilitását. Az anyagi források szükségesek a vállalkozás mindennapi működéséhez, a fizetésekhez, a beruházásokhoz vagy akár a váratlan kiadások fedezéséhez. A kintlévőségek elhanyagolása hosszú távon akadályozhatja a cég növekedését, és kiszámíthatatlan cash-flow problémákat okozhat.
Ne feledjük, hogy az üzleti világban az idő pénz. Minél tovább marad egy kintlévőség behajtatlanul, annál nagyobb a pénzügyi veszteség lehetősége a cég számára. Ha nem kezeljük megfelelően és időben a kintlévőségeinket, akkor saját magunkat fosztjuk meg a szükséges forrásoktól, melyekre szükségünk van ahhoz, hogy a vállalkozásunk fejlődjön és virágozzon. Végső soron pedig azért érdemes megfelelően és időben behajtatni a pénzünket, mert az a saját pénzünk, amelyért megdolgoztunk, nem ajánljuk, hogy a saját pénzünket még kéregetni kelljen ügyfeleinktől.
Tehát, bármilyen kicsi vagy nagyméretű vállalkozásról is legyen szó, elengedhetetlen a kintlévőségek időben történő és hatékony kezelése. Egy késedelmes számla vagy kintlévőség nem csupán egy lezáratlan tranzakció; az a cég pénzügyi jövőjének alapja. Az eredményes kintlévőség-kezelés pedig egyensúlyt és stabilitást teremt, amely hosszú távon a cég sikeréhez vezet.
KINEK A FELADATA A KINTLÉVŐSÉG KEZELÉSE?
Kiemeljük, hogy miért nem a vezetők feladata a kintlévőségek kezelése, milyen szerepeket játszanak ebben a folyamatban a pénzügyi csapat tagjai.
A kintlévőségek kezelése komplex, szervezett és gondosan strukturált folyamat, amely sok esetben több szakember közreműködését igényli. De ki a felelős ezért a fontos feladatért? Talán meglepő, de ez nem a vezető feladata. A vezetők a vállalatok irányításáért, a stratégiai döntésekért és a célok megvalósításáért felelősek. Ők a kapitányok, akik irányítják a hajót, és meghatározzák annak irányát. A napi operatív feladatok, beleértve a kintlévőségek kezelését is, nem kell hogy beletartozzanak a feladataik körébe.
Ez nem azt jelenti, hogy a vezetők nem érdekeltek vagy nem vesznek részt a kintlévőségek kezelésében, de ez nem az ő elsődleges feladatuk. A vezetők feladata a követelésekkel kapcsolatos stratégiai döntések meghozatala, a határidők meghatározása, a fizetési feltételek megszabása és a pénzügyi csapat vezetése. Azonban a kintlévőségek tényleges nyomon követése és kezelése a pénzügyi csapat feladata, vagy a pénzügyi vezető feladata. A vezetőnek csak a rendszert kell kitalálnia, amely alapján ennek működnie kell.
Ezért a pénzügyi csapatnak, és különösen a pénzügyi vezetőnek kulcsszerepe van a kintlévőségek kezelésében. Ők felelősek a behajtásért, a számlák nyomon követéséért, a fizetési emlékeztetők küldéséért és a tartozások behajtásának folyamatáért. A pénzügyi csapat képes megítélni az ügyfelek fizetőképességét, kezelni a késedelmes számlákat és optimalizálni a behajtási folyamatokat. Hagyd, hogy ezt ők végezzék.
Az átfogó cél az, hogy a vállalatnak hatékony és zökkenőmentes kintlévőség-kezelési rendszere legyen, amely elősegíti a pénzügyi stabilitást és a folyamatos cash-flowt. Azért, hogy ezt elérjük, a vezetőknek és a pénzügyi csapatnak együtt kell működniük, de mindenkinek meg kell értenie és tiszteletben kell tartania a saját szerepét és felelősségét. Mindenki hozzájárulása nélkülözhetetlen a siker érdekében.
KINTLÉVŐSÉGEK HATÁSA A PÉNZÜGYEID EGÉSZSÉGÉRE
Feltárjuk, milyen mélyen befolyásolják a kintlévőségek a vállalkozásod pénzügyi egészségét, és miért is fontos ennek megfelelő kezelése.
A kintlévőségeknek – vagyis azon összegeknek, amelyekkel ügyfeleink tartoznak nekünk -, jelentős hatása van a cég pénzügyi egészségére. Ez a követelés kialakulásakor kezdődik és a végleges kifizetésig tart. Ezért fontos megérteni és proaktívan kezelni ezt a kapcsolatot, hogy javíthassuk a pénzügyi teljesítményt, és minimalizálhassuk a kockázatokat, a stresszt.
A kintlévőségek közvetlen hatással vannak a cég cash-flowjára, mivel befolyásolják a rendelkezésre álló pénz mennyiségét. Ha ügyfeleink nem fizetnek időben, ez negatív hatással lehet a likviditásunkra, ami befolyásolhatja a képességünket arra, hogy teljesítsük a kötelezettségeinket, mint például a fizetések, a beruházások vagy az adósság törlesztése.
Másrészről, a kintlévőségek szintén hatással vannak a cég hitelességére és hírnevére. Ha a cégnek problémái vannak a kintlévőségek behajtásával, ez a hitelezők, befektetők és potenciális ügyfelek szemében kockázatosnak tűnhet. Ezért a követelések időben történő behajtása és az ügyfelekkel való jó kapcsolat fenntartása kulcsfontosságú a cég hosszú távú sikeréhez.
A lényeg, amit ezzel mondani szeretnénk: ha nincs megfelelően kezelve a kintlévőség, akkor megengeded a meglévő ügyfeleidnek, hogy a jövőbeni ügyfeleid sokkal kevesebb bizalommal forduljanak felétek. Megengeded, hogy hatalmas hatással legyen rád az ügyfeleid saját problémája, ami csak és kizárólag az ő problémájuk, nem a tiéd. Viszont ahogy látod, egészen átterjed a problémájuk annyira, hogy már a te problémád is lesz.
A kintlévőségek és a cég pénzügyek közötti kapcsolat kezelése nem mindig egyszerű, de a megfelelő eszközökkel és stratégiákkal a vállalatok képesek lehetnek javítani pénzügyi egészségüket, és fenntartható növekedést tudnak biztosítani.
A LEGHATÉKONYABB KEZELÉS: SZENDVICS MÓDSZER
Bemutatjuk a Szendvics Módszert, és megmagyarázzuk, hogyan alkalmazhatod ezt a kommunikációs stratégiát a kintlévőségek hatékonyabb kezeléséhez.
A kintlévőségek kezelése nem mindig egyszerű. A fizetési határidők túllépése gyakran érzékeny témának bizonyul, és ha nem kezeljük megfelelően, feszültséget okozhat a cég és az ügyfél között. Erre a problémára egyik megoldás lehet a Szendvics Módszer alkalmazása, ami egyszerű, de hatékony kommunikációs technika.
A Szendvics Módszer lényege, hogy a negatív tartalmat – jelen esetben a kintlévőségre vonatkozó megjegyzést – ‘beburkoljuk’ két pozitív üzenetbe. Azaz először pozitív hírrel kezdünk (ez a kenyér), majd jön a maszlag (a tartozásra vonatkozóan), és végül ismét egy pozitív üzenettel zárunk. A módszernek ez az elrendezése lehetővé teszi, hogy az ügyfél jobban befogadja a kritikát, és elkötelezett legyen a probléma megoldásában.
Tegyük fel, hogy Sanyi, az ügyfelünk tartozik nekünk egy millió forinttal. Először kezdünk egy pozitív üzenettel, például: „Szia Sanyi! Nagyon tetszik az új irodád!” Ezután óvatosan bevezetjük a kintlévőségre vonatkozó problémát: „Emlékszel, beszéltünk a fizetési határidőről… Mi történt?” Végül zárjuk le egy újabb pozitív üzenettel: „Tudod Sanyi, mindig is nagyra értékeltem a megbízhatóságodat.”
A Szendvics Módszer alkalmazása során fontos, hogy őszinték és hitelesek legyünk. Az ügyfelek érzékelni fogják, ha nem őszinte a dicséretünk, ami hosszú távon ronthatja a kapcsolatot. Ezenfelül, a konstruktív kritikát mindig egyértelműen és világosan kell közvetítenünk, hogy az ügyfél pontosan értse a problémát és annak megoldását.
Összefoglalva, a Szendvics Módszer segítségével hatékonyabban kezelhetjük a kintlévőségeket, elősegíthetjük az ügyfelek fizetési hajlandóságát és javíthatjuk az üzleti kapcsolatokat.
HOGYAN KEZELHETED MÉG A KINTLÉVŐSÉGEID?
Részletesen ismertetjük azokat a stratégiákat, melyeket a legjobban teljesítő vállalkozások használnak a kintlévőségeik csökkentésére.
Az egyik legfontosabb lépés a kintlévőségek csökkentésére az, hogy a számlákat időben és pontosan kiállítsuk. Ez egyszerűnek tűnhet, de a valóságban sok vállalat nem teszi ezt meg hatékonyan. A számlázási folyamat javítása csökkenti az esélyét annak, hogy az ügyfelek késedelmes fizetést hajtsanak végre, vagy rosszabb esetben elmulasszák a fizetést.
Az elektronikus számlázás és fizetési rendszerek használata szintén segíthet csökkenteni a kintlévőségeket. Ezek a rendszerek gyorsabbak és hatékonyabbak, mint a hagyományos papíralapú számlák, és sokszor könnyebbé teszik az ügyfelek számára a fizetést is, vagy akár még automatikusak is lehetnek.
Tisztázd a fizetési feltételeket előre, még jobban. Az ügyfeleknek világosan meg kell érteniük, mikor és hogyan kell fizetniük. Ezt a legjobban a szerződésben lehet rögzíteni, amely tartalmazza a fizetési határidőket, a késedelmi díjakat és az esetleges engedményeket is. Ha ezt már most is alkalmazod, akkor nézd át, hogy tényleg megértik-e az ügyfeleid ezeket a pontokat.
Végül, de nem utolsósorban, fontos a folyamatos kommunikáció az ügyfelekkel. Ez segíthet azonosítani a potenciális fizetési problémákat, mielőtt azok kintlévőséggé válnának. Ha az ügyfél nem tudja időben kifizetni a számlát, akkor a cég lehetőséget adhat a fizetési terv kidolgozására. Akkor leszel a legjobb a kintlévőségek kezelésében, ha nem lesz kintlévőséged, ugyanis nem ott kezdődik a kintlévőség kezelése, hogy nem fizettek, hanem már ott elkezdődött, amikor kiállítottad a számlát.
Ez a pár stratégia csak néhány példa a vállalatok által alkalmazott módszerekre, hogy csökkentsék a kintlévőségeiket. Minden cégnek egyénileg kell értékelnie a saját helyzetét, és ennek megfelelően alakítania a stratégiáját. Fontos, hogy találj ki egy rendszert, amely működik, és addig dolgozz a módszereken, amíg valóban nem tökéletesek.
HOGYAN KEZELD A KINTLÉVŐSÉGEKET EGY NEHEZEBB GAZDASÁGI IDŐSZAKBAN?
Megmutatjuk, hogy a gazdasági kihívások hogyan befolyásolják a kintlévőségek kezelését, és milyen eszközökkel tudsz felkészülni és alkalmazkodni ezekhez a helyzetekhez.
A gazdasági visszaesések különösen nagy kihívást jelentenek a vállalkozások számára, beleértve a kintlévőségek kezelését is. Ilyen időszakokban növekszik az esélye annak, hogy az ügyfelek nem tudják időben kifizetni a számláikat, ami növeli a kintlévőségeket. Vizsgáljuk meg, hogyan befolyásolják a gazdasági kihívások a kintlévőségek kezelését, és milyen eszközökkel tudunk felkészülni és alkalmazkodni ezekhez a helyzetekhez.
Kiemelten fontos az empátia a kommunikációban és az ügyféllel való együttműködés. Lehetőség szerint készítsünk fizetési tervet, ami segíthet az ügyfélnek időben kifizetni a tartozását, miközben a cég is fenntarthatja a pénzügyi stabilitását. Továbbá, a nehéz gazdasági időkben a kintlévőségek kezelése gyakran magában foglalja a veszteségek minimalizálását is. Ez azt jelentheti, hogy a cégnek meg kell fontolnia a leírások alkalmazását, vagyis hogy egy részét, vagy akár az egész kintlévőséget elengedi, hogy minimalizálja a további veszteségeket. Ezt persze csak szélsőséges esetekben javasoljuk, amikor már többe került nekünk a kintlévőség behajtása, mint maga a kintlévőség.
A fizetési emlékeztetők gyakori küldése, a fizetési feltételek világos kommunikációja és az ügyfelekkel való gyakori kapcsolattartás mind hozzájárulhatnak a kintlévőségek csökkentéséhez ilyen időkben. Rugalmasnak kell lennünk. Ez azt jelenti, hogy készen kell állnunk a változásokra, és alkalmazkodnunk kell az új körülményekhez. Ez magában foglalhatja a fizetési feltételek ideiglenes módosítását, a fizetési tervek kidolgozását, vagy akár az új üzleti modellek bevezetését is.
Reméljük, ez a cikk segítségedre lesz a kintlévőségek kezelésében, és a Szendvics Módszerrel képes leszel hatékonyabban kommunikálni ügyfeleiddel. Ne feledd, a proaktív követeléskezelés nem csupán a bevételed növelését szolgálja, hanem a vállalkozásod hosszú távú egészségét és stabilitását is. A nehéz gazdasági időszakokban sem szabad elkeseredned, mindig vannak stratégiák és eszközök, amelyekkel alkalmazkodhatsz, és erősítheted vállalkozásodat. Használd ki ezeket a tanácsokat, és te magad is tapasztalni fogod a pozitív változásokat. Ne hagyd, hogy a kintlévőségek irányítsák a vállalkozásod – legyél Te a kintlévőségeid ura!
SZERETNÉD JÓL KEZELNI KINTLÉVŐSÉGEID?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
