VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti struktúra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
MIKÉNT SZABADULJ MEG A NAPI OPERATÍV FELADATOKTÓL?
2023.01.19.
Dienes Martin
7 perc
Mire fókuszálj vezetőként az operatív feladatok helyett? Céged vezetőjeként valószínűleg számtalanszor érezted már úgy, hogy teljesen belefáradtál a mindennapos operatív feladatokba, amelyeket sokszor nem is neked kellene elvégezni. Hogyan tudsz kiszállni a napi teendőkből anélkül, hogy veszélybe sodornád vállalkozásod? Milyen módokon tudod úgy kiszervezni magad, hogy negatív helyett, pozitív hatással legyen az egész cégedre? Miért kell elengedni azt a gondolkodást, hogy: ”ezt csak én tudom megcsinálni”? Az operatív feladatok labirintusából való kilépés útja sokkal egyszerűbb, mint gondolnád. Sokszor láttuk már, hogy a vezetők nem akarják elengedni ezeket, ezzel pedig a saját szabadidejüket pocsékolják el. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan legyél újra a céged vezetője ahelyett, hogy a saját alkalmazottad lennél.
A VEZETŐ SZEREPE: MUNKATÁRS VAGY VEZETŐ VAGY?
A vezetőknek újra kell értelmezniük szerepüket: a munkatársi feladatok helyett a stratégiai irányításra és a cég fejlődésének előmozdítására kell összpontosítaniuk.
Sok vezető hajlamos átvenni a munkatársak operatív feladatait, mert úgy érzik, ők tudják a legjobban, hogyan kell azokat elvégezni. Azonban ez nem a leghatékonyabb megoldás senki számára. Át kell értelmezned a szerepedet: nem neked kell elvégezni, neked csak végig kell követni a feladatokat, hogy azok el lettek-e végezve.
A vezetői szerep nem a részletekben való elmerülést jelenti, hanem a nagy kép láthatóvá tételét, a jövőbeli lehetőségek felkutatását és a vállalkozás növekedésének és fejlődésének irányítását. Ha a vezetők képesek ezt a szerepet betölteni, a cég egészének működése hatékonyabbá és produktívabbá válik. Emellett lehetőséget teremt a munkatársak számára is a fejlődésre és a kompetenciák szélesítésére.
Sok példát látunk arra, hogy a cég indításakor 1-2 kollégával elindult a cég, és természetesen a vállalkozás tulajdonosa még pluszban a cég ügy-, pénzügyi, termelésvezetője, és persze a szakembere is volt egyszerre. Minden is volt egyszerre, ami teljesen rendben is volt, amikor 1-2-3 emberrel dolgozott együtt. Azonban amikor a cég nagyra növekszik, és már egyszerre 20-50-100 embert kell irányítanunk, akkor ez nem működőképes.
Nagyon szigorúan el kell választani a benned rejlő szakembert és a tulajdonosi vagy ügyvezetői szerepeket. Nem lehetsz egyszerre ügyvezető és szakmai zseni, aki el is végzi a feladatokat. Ez nem azt jelenti, hogy nem kell, hogy érts ezekhez. Azt gondolom, hogy kell értened a szakmához, viszont az ügyvezetéshez, az emberek kezeléséhez, a növekedés kezeléséhez jobban kell értened, mint az adott munka elvégzéséhez, mivel nem szakember, hanem ügyvezető vagy tulajdonos vagy. Te vagy a vállalkozás irányítója.
A vezetők gyakran úgy érzik, hogy minden nap elnyeli őket az operatív munka, ami megakadályozza őket abban, hogy a vállalat jövőjére összpontosítsanak. Egy sikeres menedzsernek képesnek kell lennie arra, hogy átértelmezze a szerepét: ne csak egy munkást lásson magában, hanem egy stratégát, ügyvezetőt, tulajdonost. A napi rutin helyett a jövőre kell összpontosítani, és nagyobb képben gondolkodni a cég fejlődéséről.
SZEREPKÖRÖK ÉS FELADATOK: MENNYIRE VILÁGOSAK A MUNKAFOLYAMATOK?
A hatékony munkafolyamatok záloga a világosan definiált szerepkörök és feladatok: mindenkinek értenie kell a saját helyét és felelősségét a cég egész működésében.
Az operatív feladatok labirintusából való kilépés egyik első lépése az, hogy tisztázzuk és leírjuk a szerepköröket és feladatokat. Ez azt jelenti, hogy minden munkatársnak egyértelműen tudnia kell, mi a szerepe, és miért fontos az a cég egészének működésében. Mindemellett a legfontosabb azokat a feladatokat leírni, amelyekbe a vezetőnek bele kell nyúlnia. Nyilván, ha egy folyamat jól működik jelenleg is, akkor ne azzal kezdjünk.
Nem szabad feltételezni, hogy mindenki automatikusan tisztában van a feladataival – legyen minden leírva és rendszerezve. Ez különösen fontos a nagyobb csapatoknál, ahol könnyen összezavarodhatnak a felelősségi körök. Az újonnan érkező csapattagok beilleszkedése is gördülékenyebben zajlik, ha egyértelműen látnak minden feladatot és szerepkört.
A feladatok és szerepkörök tisztázása elengedhetetlen a sikeres működéshez. Egyértelmű szerep- és feladatköri leírások nélkül a munkatársak gyakran úgy érzik, hogy nem teljesen értik a feladatukat, ami csökkentheti a munkahelyi hatékonyságot és a csapatmunkát. Egy jól definiált feladatkör segít a munkatársaknak megérteni, mit várnak el tőlük, és hogyan járulnak hozzá a cég sikeréhez. Ez nemcsak a munkafolyamatok hatékonyságát növeli, hanem a vezető időbeosztását is optimalizálja. Ha időt kell töltened a munkatársak operatív feladatainak elvégzésével, akkor az azt jelenti, hogy a szerepkörök és feladatok nincsenek jól definiálva.
IDŐGAZDÁLKODÁS ÉS MUNKA-ÉLET EGYENSÚLY: MILYEN ELŐNYEI VANNAK AZ OPERATÍV FELADATOKBÓL VALÓ KIVÁLÁSNAK?
A vezetőknek az operatív feladatoktól való elmozdulása nemcsak a cég fejlődését segíti elő, hanem az időgazdálkodásuk és a munka-élet egyensúlyuk javulását is eredményezi.
Az idő az egyik legértékesebb erőforrás, amivel a vezetők rendelkeznek. Ha túl sok időt töltenek operatív feladatokkal, az azt jelenti, hogy kevesebb idő jut a vállalkozás stratégiai irányítására, a növekedési lehetőségek felkutatására és saját maguk fejlődésére. Természetesen sokkal kevesebb idő tud jutni a családra, saját magadra vagy hobbidra.
Az operatív feladatokból való kilépés nemcsak a vállalkozásnak jelent előnyt, hanem személyes szinten is. Megteremti a szükséges egyensúlyt a munka és a magánélet között, és lehetővé teszi, hogy több időt tölts a vállalkozás növekedésének tervezésével és irányításával. Ez a változás nemcsak a munkaidőd, hanem a személyes életed minőségét is javítja. Láttál már ”más cégben” olyat, hogy a vezető maradt benn este 6-7 óra után azért, mert valamit meg kellett oldani? Persze úgy, hogy az nem az ő feladata volt.
Az időgazdálkodás és a munka-élet egyensúlya kritikus a vezetők számára, akik gyakran érzik úgy, hogy az operatív feladatok elvégzése elnyeli az összes idejüket. Az operatív feladatokból való kiválás nemcsak a munka minőségének javítását jelenti, hanem a vezetők számára is lehetővé teszi, hogy több időt tölthessenek a cég stratégiai fejlődésével, a csapategyeztetésekkel és saját maguk fejlesztésével. Olyan tevékenységekre tud idő jutni, melyek valóban az ő feladatai, és nem lesz folyamatos tűzoltás, amivel mindig rengeteg idő elmegy, viszont a cég nem kerül sokkal előrébb.
A CÉG NÖVEKEDÉSE ÉS FEJLŐDÉSE: MIT JELENT IGAZÁN A VÁLLALKOZÁS NÖVEKEDÉSE?
A vállalkozás növekedése a belső struktúrák fejlődését és a munkakultúra erősödését is jelenti, melyek a vezetők stratégiai odafigyelését igénylik.
A vállalkozásod növekedése és fejlődése nemcsak a bevételek és a piaci részesedés növekedését jelenti. A növekedés a cég belső struktúrájának fejlődését, a munkafolyamatok hatékonyságának növekedését, a csapat összetartásának és munkahelyi kultúrájának fejlődését is magában foglalja. Amikor a vezetők túl sok időt töltenek az operatív feladatokkal, kevésbé tudják figyelemmel kísérni a vállalkozás növekedését és fejlődését. Emiatt létfontosságú, hogy a vezetők kiemelt figyelmet szenteljenek a cégük növekedési és cégfejlesztési terveinek.
A növekedés és fejlődés minden szintjének értékelése és figyelemmel kísérése lehetővé teszi, hogy a cég valóban fenntartható legyen, és hosszú távú növekedést érjen el. Ezen kívül, minél inkább összpontosítasz a cég növekedésére, annál inkább képes leszel fejleszteni és alkalmazni a stratégiai tervezést, ami segíti a vállalkozásod további sikerében.
A vállalkozás növekedése és fejlődése sokkal több, mint pénzügyi eredmények és növekvő bevételek. Az igazi növekedés a cég kultúrájának, szervezeti struktúrájának és munkatársainak fejlődését is magában foglalja. A vezetőknek stratégiai szempontból kell gondolkodniuk a növekedésről, és biztosítaniuk kell, hogy a cég minden területén történjen fejlődés. Bár érveket felhozhatsz, de meggyőzni arról, hogy egy feladat operatív megoldása hozzájárul a nagy célokhoz és a fejlődéshez, nem tudsz minket. Ezeket nem egy vezetőnek kell megoldania.
A MEGFELELŐ CSAPAT KIVÁLASZTÁSA ÉS MEGBÍZÁSA: HOGYAN BÍZZUNK MEG A CSAPATUNKBAN?
A vezetőknek bízniuk kell csapatukban, és támogatniuk kell őket fejlődésükben, ezzel erősítve a cég teljesítményét és segítve a vezetők operatív feladatokból való kiválását.
A vezetők gyakran attól félnek, hogy ha túl sok felelősséget ruháznak át a csapatukra, az káros hatással lesz a munka minőségére. Azonban az operatív feladatokból való kiszállás elengedhetetlen része a csapatodban való bizalom. A megfelelő csapat kiválasztása nem csak az egyéni készségek és tapasztalatok alapján történik. Az is fontos, hogy a csapat jól tudjon együttműködni, képes legyen önállóan döntéseket hozni, és megértsék a cég jövőképét és értékeit.
A vezetőknek nemcsak azt kell biztosítaniuk, hogy a csapatuknak meglegyenek a szükséges eszközök és erőforrások a munkájukhoz, hanem azt is, hogy a csapat tagjai képesek és hajlandóak legyenek felelősséget vállalni a feladataikért. Ez azt jelenti, hogy bizalmat kell szavazni a csapatodnak, és támogatni kell őket abban, hogy folyamatosan fejlődhessenek és növekedhessenek. Ez a fajta bizalom és támogatás végül a cég egészének előnyére válik, és segít a kilépni az operatív feladatok labirintusából.
A megfelelő csapat kiválasztása és megbízása kritikus szerepet játszik a vezetők mindennapi feladatokból való kiválásában. Van egy idézet, ami ezt nagyon jól leírja:
„Az a legjobb főnök, aki semmihez nem ért jobban, mint a beosztottjai, elég annyi, hogy meg tudja ítélni, hogy a kollégái mire képesek.”
KONKRÉT LÉPÉSEK AZ OPERATÍV FELADATOKTÓL VALÓ KILÉPÉSRE
A kilépés az operatív feladatokból tisztázott szerepkörök és feladatok, a stratégiai vezetés, a csapatba vetett bizalom és a személyes élet és munka közötti egyensúly megteremtésén keresztül érhető el.
Az operatív feladatokból való kilépés kritikus lépés minden vezető számára, aki a vállalkozásának növekedésére és fejlődésére szeretne összpontosítani. Először is, tisztáznunk kell a szerepköröket és a feladatokat. Biztosítsuk, hogy minden munkatárs tisztában legyen a felelősségeivel, és aztán hagyjuk őket dolgozni. Engedjük, hogy önállóan hozzanak döntéseket a saját területükön.
Másodszor, fókuszáljunk a stratégiai vezetésre. Működési feladatok helyett több időt szenteljünk a céged jövőbeli irányának meghatározására és a szükséges lépések megtételére, a céljaink elérése érdekében.
Harmadszor, bízzunk meg a csapatunkban. Az emberek gyakran sokkal képesebbek és alkalmazkodóbbak, mint gondolnánk. Bátorítsuk őket arra, hogy vegyenek részt a döntéshozatalban, és hagyjuk őket meglepni minket azzal, mire képesek.
Végül, de nem utolsósorban, ne feledjük, hogy néha nekünk is szükségünk van szabadidőre. A pihenés és a regeneráció kulcsfontosságú a hatékony vezetéshez. A működési feladatokból való kilépés lehetővé teszi, hogy több időnk legyen a családunkra, barátainkra és saját magunkra – ez pedig végül a cégednek is előnyére válik.
„A mikromenedzselés az egyik legkártékonyabb tevékenység, ami vezetőként veled történhet.”
EGY SZERVEZETI STRUKTÚRA MI a KÖVETKEZŐ LÉPÉSED?
A VÁLLALATI TÉRKÉP miért igényeld?
Az első lépés struktúrád felépítése felé!
A Vállalati Térkép egy átlátható szervezeti struktúra, amely egy cég működését hat fő területre osztja: Ügyvezetés, HR, Marketing, Értékesítés, Pénzügy és Termelés. Mindegyikhez 18 bevált rendszert társít, amelyek a mindennapi munkát szervezetté teszik.
Nemcsak rendszerezi a cég folyamatait, hanem gyakorlati megoldásokat is kínál. Segít felismerni, hogy hol vannak a fejlődési lehetőségek, és milyen lépéseket kell tenni a cég stabil növekedéséért.
Igényeld saját Vállalati Térképed
Az igénylés teljesen kötelezettségmentes, és rögtön küldjük e-mailben saját Vállalati Térképed!
Ahol már találkozhattál velünk:
Nem csak beszélünk, eredményeket érünk el
Nézd meg, hogy előfizetőinknél milyen kézzelfogható eredményeket értünk el!
