MIKÉNT SZABADULJ MEG A NAPI OPERATÍV FELADATOKTÓL?
2023.01.19.
Dienes Martin
7 perc
Mire fókuszálj vezetőként az operatív feladatok helyett? Céged vezetőjeként valószínűleg számtalanszor érezted már úgy, hogy teljesen belefáradtál a mindennapos operatív feladatokba, amelyeket sokszor nem is neked kellene elvégezni. Hogyan tudsz kiszállni a napi teendőkből anélkül, hogy veszélybe sodornád vállalkozásod? Milyen módokon tudod úgy kiszervezni magad, hogy negatív helyett, pozitív hatással legyen az egész cégedre? Miért kell elengedni azt a gondolkodást, hogy: ”ezt csak én tudom megcsinálni”? Az operatív feladatok labirintusából való kilépés útja sokkal egyszerűbb, mint gondolnád. Sokszor láttuk már, hogy a vezetők nem akarják elengedni ezeket, ezzel pedig a saját szabadidejüket pocsékolják el. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan legyél újra a céged vezetője ahelyett, hogy a saját alkalmazottad lennél.
A VEZETŐ SZEREPE: MUNKATÁRS VAGY VEZETŐ VAGY?
A vezetőknek újra kell értelmezniük szerepüket: a munkatársi feladatok helyett a stratégiai irányításra és a cég fejlődésének előmozdítására kell összpontosítaniuk.
Sok vezető hajlamos átvenni a munkatársak operatív feladatait, mert úgy érzik, ők tudják a legjobban, hogyan kell azokat elvégezni. Azonban ez nem a leghatékonyabb megoldás senki számára. Át kell értelmezned a szerepedet: nem neked kell elvégezni, neked csak végig kell követni a feladatokat, hogy azok el lettek-e végezve.
A vezetői szerep nem a részletekben való elmerülést jelenti, hanem a nagy kép láthatóvá tételét, a jövőbeli lehetőségek felkutatását és a vállalkozás növekedésének és fejlődésének irányítását. Ha a vezetők képesek ezt a szerepet betölteni, a cég egészének működése hatékonyabbá és produktívabbá válik. Emellett lehetőséget teremt a munkatársak számára is a fejlődésre és a kompetenciák szélesítésére.
Sok példát látunk arra, hogy a cég indításakor 1-2 kollégával elindult a cég, és természetesen a vállalkozás tulajdonosa még pluszban a cég ügy-, pénzügyi, termelésvezetője, és persze a szakembere is volt egyszerre. Minden is volt egyszerre, ami teljesen rendben is volt, amikor 1-2-3 emberrel dolgozott együtt. Azonban amikor a cég nagyra növekszik, és már egyszerre 20-50-100 embert kell irányítanunk, akkor ez nem működőképes.
Nagyon szigorúan el kell választani a benned rejlő szakembert és a tulajdonosi vagy ügyvezetői szerepeket. Nem lehetsz egyszerre ügyvezető és szakmai zseni, aki el is végzi a feladatokat. Ez nem azt jelenti, hogy nem kell, hogy érts ezekhez. Azt gondolom, hogy kell értened a szakmához, viszont az ügyvezetéshez, az emberek kezeléséhez, a növekedés kezeléséhez jobban kell értened, mint az adott munka elvégzéséhez, mivel nem szakember, hanem ügyvezető vagy tulajdonos vagy. Te vagy a vállalkozás irányítója.
A vezetők gyakran úgy érzik, hogy minden nap elnyeli őket az operatív munka, ami megakadályozza őket abban, hogy a vállalat jövőjére összpontosítsanak. Egy sikeres menedzsernek képesnek kell lennie arra, hogy átértelmezze a szerepét: ne csak egy munkást lásson magában, hanem egy stratégát, ügyvezetőt, tulajdonost. A napi rutin helyett a jövőre kell összpontosítani, és nagyobb képben gondolkodni a cég fejlődéséről.
SZEREPKÖRÖK ÉS FELADATOK: MENNYIRE VILÁGOSAK A MUNKAFOLYAMATOK?
A hatékony munkafolyamatok záloga a világosan definiált szerepkörök és feladatok: mindenkinek értenie kell a saját helyét és felelősségét a cég egész működésében.
Az operatív feladatok labirintusából való kilépés egyik első lépése az, hogy tisztázzuk és leírjuk a szerepköröket és feladatokat. Ez azt jelenti, hogy minden munkatársnak egyértelműen tudnia kell, mi a szerepe, és miért fontos az a cég egészének működésében. Mindemellett a legfontosabb azokat a feladatokat leírni, amelyekbe a vezetőnek bele kell nyúlnia. Nyilván, ha egy folyamat jól működik jelenleg is, akkor ne azzal kezdjünk.
Nem szabad feltételezni, hogy mindenki automatikusan tisztában van a feladataival – legyen minden leírva és rendszerezve. Ez különösen fontos a nagyobb csapatoknál, ahol könnyen összezavarodhatnak a felelősségi körök. Az újonnan érkező csapattagok beilleszkedése is gördülékenyebben zajlik, ha egyértelműen látnak minden feladatot és szerepkört.
A feladatok és szerepkörök tisztázása elengedhetetlen a sikeres működéshez. Egyértelmű szerep- és feladatköri leírások nélkül a munkatársak gyakran úgy érzik, hogy nem teljesen értik a feladatukat, ami csökkentheti a munkahelyi hatékonyságot és a csapatmunkát. Egy jól definiált feladatkör segít a munkatársaknak megérteni, mit várnak el tőlük, és hogyan járulnak hozzá a cég sikeréhez. Ez nemcsak a munkafolyamatok hatékonyságát növeli, hanem a vezető időbeosztását is optimalizálja. Ha időt kell töltened a munkatársak operatív feladatainak elvégzésével, akkor az azt jelenti, hogy a szerepkörök és feladatok nincsenek jól definiálva.
IDŐGAZDÁLKODÁS ÉS MUNKA-ÉLET EGYENSÚLY: MILYEN ELŐNYEI VANNAK AZ OPERATÍV FELADATOKBÓL VALÓ KIVÁLÁSNAK?
A vezetőknek az operatív feladatoktól való elmozdulása nemcsak a cég fejlődését segíti elő, hanem az időgazdálkodásuk és a munka-élet egyensúlyuk javulását is eredményezi.
Az idő az egyik legértékesebb erőforrás, amivel a vezetők rendelkeznek. Ha túl sok időt töltenek operatív feladatokkal, az azt jelenti, hogy kevesebb idő jut a vállalkozás stratégiai irányítására, a növekedési lehetőségek felkutatására és saját maguk fejlődésére. Természetesen sokkal kevesebb idő tud jutni a családra, saját magadra vagy hobbidra.
Az operatív feladatokból való kilépés nemcsak a vállalkozásnak jelent előnyt, hanem személyes szinten is. Megteremti a szükséges egyensúlyt a munka és a magánélet között, és lehetővé teszi, hogy több időt tölts a vállalkozás növekedésének tervezésével és irányításával. Ez a változás nemcsak a munkaidőd, hanem a személyes életed minőségét is javítja. Láttál már ”más cégben” olyat, hogy a vezető maradt benn este 6-7 óra után azért, mert valamit meg kellett oldani? Persze úgy, hogy az nem az ő feladata volt.
Az időgazdálkodás és a munka-élet egyensúlya kritikus a vezetők számára, akik gyakran érzik úgy, hogy az operatív feladatok elvégzése elnyeli az összes idejüket. Az operatív feladatokból való kiválás nemcsak a munka minőségének javítását jelenti, hanem a vezetők számára is lehetővé teszi, hogy több időt tölthessenek a cég stratégiai fejlődésével, a csapategyeztetésekkel és saját maguk fejlesztésével. Olyan tevékenységekre tud idő jutni, melyek valóban az ő feladatai, és nem lesz folyamatos tűzoltás, amivel mindig rengeteg idő elmegy, viszont a cég nem kerül sokkal előrébb.
A CÉG NÖVEKEDÉSE ÉS FEJLŐDÉSE: MIT JELENT IGAZÁN A VÁLLALKOZÁS NÖVEKEDÉSE?
A vállalkozás növekedése a belső struktúrák fejlődését és a munkakultúra erősödését is jelenti, melyek a vezetők stratégiai odafigyelését igénylik.
A vállalkozásod növekedése és fejlődése nemcsak a bevételek és a piaci részesedés növekedését jelenti. A növekedés a cég belső struktúrájának fejlődését, a munkafolyamatok hatékonyságának növekedését, a csapat összetartásának és munkahelyi kultúrájának fejlődését is magában foglalja. Amikor a vezetők túl sok időt töltenek az operatív feladatokkal, kevésbé tudják figyelemmel kísérni a vállalkozás növekedését és fejlődését. Emiatt létfontosságú, hogy a vezetők kiemelt figyelmet szenteljenek a cégük növekedési és cégfejlesztési terveinek.
A növekedés és fejlődés minden szintjének értékelése és figyelemmel kísérése lehetővé teszi, hogy a cég valóban fenntartható legyen, és hosszú távú növekedést érjen el. Ezen kívül, minél inkább összpontosítasz a cég növekedésére, annál inkább képes leszel fejleszteni és alkalmazni a stratégiai tervezést, ami segíti a vállalkozásod további sikerében.
A vállalkozás növekedése és fejlődése sokkal több, mint pénzügyi eredmények és növekvő bevételek. Az igazi növekedés a cég kultúrájának, szervezeti struktúrájának és munkatársainak fejlődését is magában foglalja. A vezetőknek stratégiai szempontból kell gondolkodniuk a növekedésről, és biztosítaniuk kell, hogy a cég minden területén történjen fejlődés. Bár érveket felhozhatsz, de meggyőzni arról, hogy egy feladat operatív megoldása hozzájárul a nagy célokhoz és a fejlődéshez, nem tudsz minket. Ezeket nem egy vezetőnek kell megoldania.
A MEGFELELŐ CSAPAT KIVÁLASZTÁSA ÉS MEGBÍZÁSA: HOGYAN BÍZZUNK MEG A CSAPATUNKBAN?
A vezetőknek bízniuk kell csapatukban, és támogatniuk kell őket fejlődésükben, ezzel erősítve a cég teljesítményét és segítve a vezetők operatív feladatokból való kiválását.
A vezetők gyakran attól félnek, hogy ha túl sok felelősséget ruháznak át a csapatukra, az káros hatással lesz a munka minőségére. Azonban az operatív feladatokból való kiszállás elengedhetetlen része a csapatodban való bizalom. A megfelelő csapat kiválasztása nem csak az egyéni készségek és tapasztalatok alapján történik. Az is fontos, hogy a csapat jól tudjon együttműködni, képes legyen önállóan döntéseket hozni, és megértsék a cég jövőképét és értékeit.
A vezetőknek nemcsak azt kell biztosítaniuk, hogy a csapatuknak meglegyenek a szükséges eszközök és erőforrások a munkájukhoz, hanem azt is, hogy a csapat tagjai képesek és hajlandóak legyenek felelősséget vállalni a feladataikért. Ez azt jelenti, hogy bizalmat kell szavazni a csapatodnak, és támogatni kell őket abban, hogy folyamatosan fejlődhessenek és növekedhessenek. Ez a fajta bizalom és támogatás végül a cég egészének előnyére válik, és segít a kilépni az operatív feladatok labirintusából.
A megfelelő csapat kiválasztása és megbízása kritikus szerepet játszik a vezetők mindennapi feladatokból való kiválásában. Van egy idézet, ami ezt nagyon jól leírja:
„Az a legjobb főnök, aki semmihez nem ért jobban, mint a beosztottjai, elég annyi, hogy meg tudja ítélni, hogy a kollégái mire képesek.”
KONKRÉT LÉPÉSEK AZ OPERATÍV FELADATOKTÓL VALÓ KILÉPÉSRE
A kilépés az operatív feladatokból tisztázott szerepkörök és feladatok, a stratégiai vezetés, a csapatba vetett bizalom és a személyes élet és munka közötti egyensúly megteremtésén keresztül érhető el.
Az operatív feladatokból való kilépés kritikus lépés minden vezető számára, aki a vállalkozásának növekedésére és fejlődésére szeretne összpontosítani. Először is, tisztáznunk kell a szerepköröket és a feladatokat. Biztosítsuk, hogy minden munkatárs tisztában legyen a felelősségeivel, és aztán hagyjuk őket dolgozni. Engedjük, hogy önállóan hozzanak döntéseket a saját területükön.
Másodszor, fókuszáljunk a stratégiai vezetésre. Működési feladatok helyett több időt szenteljünk a céged jövőbeli irányának meghatározására és a szükséges lépések megtételére, a céljaink elérése érdekében.
Harmadszor, bízzunk meg a csapatunkban. Az emberek gyakran sokkal képesebbek és alkalmazkodóbbak, mint gondolnánk. Bátorítsuk őket arra, hogy vegyenek részt a döntéshozatalban, és hagyjuk őket meglepni minket azzal, mire képesek.
Végül, de nem utolsósorban, ne feledjük, hogy néha nekünk is szükségünk van szabadidőre. A pihenés és a regeneráció kulcsfontosságú a hatékony vezetéshez. A működési feladatokból való kilépés lehetővé teszi, hogy több időnk legyen a családunkra, barátainkra és saját magunkra – ez pedig végül a cégednek is előnyére válik.
„A mikromenedzselés az egyik legkártékonyabb tevékenység, ami vezetőként veled történhet.”
SZERETNÉL MEGSZABADULNI AZ OPERATÍV FELADATOKTÓL?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
