MIKÉNT LEGYEN TÖBB IDŐD?
2023.07.11.
Dienes Martin
7 perc
Az időgazdálkodás kritikus szerepet játszik a mai világban. Az időmenedzsment nem csupán divatos szókapcsolat, hanem egy létfontosságú készség, amely segít jobban hasznosítani az időnket. A vezetők gyakran küzdenek az időhiánnyal, és egyre növekvő feladatlistájuk kezelése komoly kihívást jelenthet. A hatékony időgazdálkodás, az időbeosztás és a feladatmenedzsment alkalmazása segíthet a produktivitás növelésében és az életminőség javításában. Hogyan szabadulj meg a „nincs időm” mítoszától? Hogyan delegálj hatékonyan? Milyen eszközöket használj az időbeosztásban? Ismerd meg, hogyan szerezheted vissza az ellenőrzést az időd felett, hogy jobb vezetővé válj! Az idő az életed legértékesebb erőforrása – kezdj el vele bölcsen bánni!
AZ IDŐ – A VEZETŐK LEGFÉLTETTEBB KINCSE
Miért számít a vezetők számára az idő olyan értékes kincsnek, amitől semmi nem vonhatja el a figyelmüket?
Vezetőként az idő a legfőbb eszközünk. Ez nemcsak szóhasználati kérdés – az idő a legértékesebb erőforrásunk, amit bölcsen kell használnunk, ha sikeresek és hatékonyak szeretnénk lenni. Az idő a vezetők számára olyan kincs, amihez foghatót nehéz találni, hiszen korlátozott és megújíthatatlan. Minden perc, amit nem használunk ki a legjobban, örökre elveszett – ezt nem lehet visszaszerezni.
A vezetőknek gyakran kell szembenézniük az időhiánnyal, ami komoly kihívást jelent. A nap 24 órája gyakran kevésnek tűnik a feladatok elvégzéséhez, az emberek irányításához, a váratlan helyzetek kezeléséhez, a célok eléréséhez és a változások lebonyolításához. A határidők gyorsan közelednek, a projektek összetettek és az elvárások magasak. Mindeközben a vezetőnek még időt kell találnia a saját fejlődésére, a családjára és a pihenésre is.
Ezért fontos, hogy a vezetők olyan értékesnek tekintsék az időt, mint a legféltettebb kincsüket. Az időgazdálkodási készségek fejlesztése, az idő prioritások szerinti beosztása, a feladatok hatékony delegálása és az feladatok lezárása nélkülözhetetlen a sikeres vezetéshez.
Végső soron az idő az a tőke, ami lehetővé teszi a vezetők számára, hogy előrelépjenek, befolyásoljanak és hatékonyan hozzanak döntéseket. Minél hatékonyabban kezelik az időt, annál jobban tudják irányítani a tevékenységeiket, megvalósítani a céljaikat és javítani a munkahelyi légkört. Ezért a vezetők számára az idő olyan értékes kincs, amiről semmi nem vonhatja el a figyelmüket.
‘NINCS IDŐM’ – A TÉVHIT, AMIT LE KELL GYŐZNÜNK
Valóban az időhiány a probléma, vagy inkább arról van szó, hogy nem tudjuk helyesen meghatározni a prioritásainkat?
‘Nincs időm’ – egy szófordulat, mely annyira beépült a hétköznapi beszédünkbe, hogy szinte már nem is gondolkodunk el rajta. Mindannyian mondtuk már, általában hajszolt, stresszes napokon, amikor úgy érezzük, hogy a teendők listája csak nő, az idő pedig fogy. De gondoltunk már arra, hogy ez csupán egy tévhit?
Valójában az idő az egyetlen dolog, amivel mindannyian egyformán rendelkezünk. Minden nap 24 óránk van, sem több, sem kevesebb. Amikor azt mondjuk, hogy ‘nincs időm’, gyakran azt értjük ezalatt, hogy „nem ezt tartom a legfontosabbnak”, és úgy érezzük, képtelenek vagyunk mindent elvégezni. De valóban az idő a probléma?
A válasz meglepő lehet: nem. A probléma nem az időhiány, hanem a prioritások hiánya vagy rossz meghatározása. Sokszor azért érezzük úgy, hogy nincs elég időnk, mert nem határozzuk meg egyértelműen, hogy mely feladatok a legfontosabbak. Feladatok tömkelegével találjuk magunkat szembe, mert mindenre igent mondunk, vagy mert nem vagyunk elég bátrak ahhoz, hogy nemet mondjunk. Ezen kívül gyakran rosszul osztjuk be az időnket: például túl sok időt töltünk el fontosnak tűnő, de valójában alacsony prioritású feladatokkal.
A ‘nincs időm’ tévhit eloszlatása tehát arról szól, hogy megtanuljuk határozottan meghatározni a prioritásainkat, és bátran nemet mondani azokra a feladatokra, amelyek nem esnek ebbe a kategóriába. Ez nem azt jelenti, hogy kevesebbet dolgozzunk, hanem azt, hogy hatékonyabban dolgozzunk. A döntő kérdés tehát nem az, hogy mennyi időnk van, hanem hogy hogyan használjuk azt.
Az időgazdálkodás tehát nem csupán időkezelésről szól, hanem döntéshozatalról, prioritásokról és értékek meghatározásáról is. De tudod mi a legjobb első lépésnek? Ahelyett hogy folyamatosan azt mondanád: ‘nincs időm’, inkább mondd ezt: ‘van időm’!
A PRIORITÁSOK MEGHATÁROZÁSA – A VEZETŐK IDŐGAZDÁLKODÁSÁNAK ALAPPILLÉRE
Milyen módszerekkel határozzuk meg és rendezzük a prioritásainkat, hogy az időnket hatékonyan használjuk?
A prioritások meghatározása sokak számára kihívást jelent. Sokszor úgy érezzük, mintha minden feladatunk sürgős lenne, és mindegyik azonnali figyelmet igényelne. Ez azonban gyakran az időnk rossz beosztásához vezet, melynek eredményeként túlterheltek és stresszesek leszünk. A prioritások megfelelő meghatározása az időgazdálkodás kulcsa. Tehát hogyan is határozhatjuk meg a prioritásainkat?
Először is fontos megérteni, hogy mi a prioritás: ezek azok a feladatok vagy teendők, amelyeket a legfontosabbnak tartunk, és amelyeket elsőként kell elvégeznünk. A prioritások meghatározása tehát azt jelenti, hogy eldöntjük, mely feladatokra kell a legtöbb időt és energiát fordítanunk.
Egyik leghatékonyabb módszer a prioritásaink meghatározására, ha elképzelünk egy négyzetet, amelynek a négy sarkán a következők vannak: fontos, nem fontos, sürgős, nem sürgős. Ez a négyzet segíthet felmérni, hogy mely feladatokat kell először elvégezni úgy, ha elhelyezzük ebben a négyzetben a feladatainkat.
Sürgős és fontos feladatok azok, amelyek azonnali figyelmet igényelnek – ezeket azonnal el kell végeznünk. Sürgős, de nem fontos feladatok gyakran zavaró tényezők, amelyeket lehet, hogy másokra kellene delegálnunk. Nem sürgős, de fontos feladatok azok, amelyek hozzájárulnak hosszú távú céljainkhoz és értékeinkhez – ezekre érdemes időt szakítani a napi rutinban. Nem sürgős és nem fontos feladatok pedig gyakran időrablók, amelyeket el kell kerülnünk.
Képzeljünk el egy vödröt, amibe kavicsokat, köveket és homokot teszünk. A kövek a legfontosabb feladatokat jelképezik, a kavicsok a közepesen fontosakat, míg a homok az apró, kevésbé fontos teendőket. Ha először a homokot és a kavicsokat töltjük a vödörbe, akkor a nagyobb köveknek már nem lesz hely. Azonban, ha először a nagy köveket helyezzük a vödörbe, utána még bőven férnek a kisebb kavicsok és a homok is. Az időgazdálkodásnál is hasonló a helyzet.
A prioritásaink megfelelő meghatározása segít abban, hogy hatékonyan használjuk az időnket, és biztosítja, hogy a legfontosabb feladatokra koncentráljunk. A megfelelő prioritások meghatározásával több időt és energiát szabadíthatunk fel, és növelhetjük a produktivitásunkat.
A BEFEJEZÉS MŰVÉSZETE
Hogyan biztosíthatjuk, hogy minden elkezdett projektünk vagy feladatunk a végére ér, és milyen technikákat használhatunk e cél eléréséhez?
A projekt vagy feladat sikeres befejezése olyan kritikus készség, amely gyakran alulértékelt a munkahelyen és a személyes életben egyaránt. A befejezés művészetének koncepciója azt jelenti, hogy minden elkezdett tevékenységet végigviszünk az elejétől a végéig, és a végén lezárjuk az adott feladatot. De hogyan is érhetjük ezt el?
Először is, fontos, hogy egyértelmű célokat tűzzünk ki. A célok megfogalmazása segít abban, hogy tisztán lássuk, mit szeretnénk elérni, és mi a projekt vagy feladat végső eredménye. A célok megfogalmazása nemcsak abban segít, hogy pontosan lássuk, merre tartunk, hanem motiváló is lehet, hiszen láthatjuk, hogy haladunk a cél felé.
A projektmenedzsment technikáinak alkalmazása nagyon hasznos lehet. Az időbeosztás, a mérföldkövek meghatározása, a feladatok lebontása kisebb, kezelhetőbb részekre és a rendszeres ellenőrzések mind segíthetnek abban, hogy a projekt a végére érjen, és közben ne álljon le félúton. A kitartás is kulcsfontosságú. Sokszor az utolsó százalékok jelentik a legnagyobb kihívást egy projektben, és itt adja fel a legtöbb ember. Azonban fontos, hogy kitartsunk, és ne adjuk fel, még akkor sem, ha nehézségekkel találkozunk.
Használjunk eszközöket, melyek segítenek végigvinni a feladatokat. Sok projektmenedzsment eszköz és alkalmazás létezik, amelyek segíthetnek a feladatok nyomon követésében, az időbeosztásban, a kommunikációban és a feladatok szervezésében. Persze, ha neked megfelelő az, hogy a telefonodban vezeted végig az összes feladatod, akkor tedd azt. Ami a legjobban működik, az lesz a legjobb megoldás.
Fontos, hogy ne féljünk delegálni. Nem minden feladatot kell egyedül elvégeznünk. Ha lehetőség van rá, bízzunk meg másokat olyan feladatokkal, amelyeket nem feltétlenül kell nekünk elvégeznünk. Végül, de nem utolsósorban, ünnepeljük meg a befejezéseket. A projekt vagy feladat befejezése nagy teljesítmény, és fontos, hogy időt szánjunk az eredmények elismerésére és az elért eredmények ünneplésére.
A feladatok lezárásának gyakorlása segít abban, hogy a projektjeink és feladataink ne csak elkezdődjenek, hanem sikeresen be is fejeződjenek. A befejezés művészetének elsajátítása hozzájárulhat hatékonyságunkhoz, eredményességünkhöz és elégedettségünkhöz.
A DELEGÁLÁS – A VEZETŐK IDŐMEGTAKARÍTÁSÁNAK MESTERSÉGE
Hogyan segíthet a delegálás a vezetőknek abban, hogy több szabadidejük legyen, és milyen stratégiákat követhetnek ebben?
A delegálás művészete a vezetők egyik legfontosabb készsége. Ez az a folyamat, melynek során a vezetők feladatokat vagy döntéshozatali hatalmat ruháznak át alárendeltjeikre vagy csapattagjaikra. A delegálás segít a vezetőknek a munkaterhelés csökkentésében, az időgazdálkodás javításában, és lehetővé teszi, hogy a vezetők nagyobb hangsúlyt fektethessenek a stratégiai feladatokra.
Az első lépés a sikeres delegálás felé az elismerés, hogy nem tudsz mindent egyedül elvégezni. A vezetők gyakran hajlamosak rá, hogy minden részletbe bekapcsolódjanak, ami túlterheltséghez és kimerültséghez vezethet. Ezzel szemben a delegálás lehetővé teszi, hogy több időt szentelhess a nagyobb kép figyelembevételére és a cég hosszú távú céljainak kialakítására.
A sikeres delegálás másik kulcseleme a munkatársak képességeinek és kompetenciáinak ismerete. Ismerd meg a csapattagjaid képességeit, érdeklődési körét és fejlődési lehetőségeit, így a feladatokat azokhoz az emberekhez tudod delegálni, akik a legalkalmasabbak a feladat elvégzésére.
A harmadik tényező a világos kommunikáció. Amikor feladatot delegálsz, legyen érthető, hogy mit vársz el, milyen eredményt szeretnél látni, milyen határidőket szabtál, és milyen mértékben várható el a munkatárs felelőssége és autonómiája a feladatban. A világos és átlátható kommunikáció minimalizálja a félreértéseket, és növeli a delegált feladatok sikeres végrehajtásának esélyét.
Végül, adj visszajelzést, és ismerd el a munkatársak erőfeszítéseit. A pozitív visszajelzés és az eredmények elismerése növeli a csapattagok motivációját és önbizalmát, és segít abban, hogy a delegálás jövőbeni sikereket hozzon. Tehát, a delegálás nemcsak időt takarít meg, hanem a csapattagok fejlődési lehetőségét is növeli, valamint a vezetőnek lehetőséget ad arra, hogy a stratégiai kérdésekre összpontosítson. A delegálás művészete tehát létfontosságú a hatékony vezetői munkához. De jöhet a kérdés: hogyan delegáljak, ha nincs időm delegálni? Egyszerű: oldd meg valahogy! Sajnos ennél jobb tanácsot senki nem fog adni. Egyszerűen oldd meg.
IDŐKEZELÉS TERVEZÉSE – ESZKÖZÖK ÉS STRATÉGIÁK A PRODUKTIVITÁS FOKOZÁSÁRA
Milyen bevált módszerek és eszközök segíthetnek abban, hogy hatékonyabban gazdálkodjunk az időnkkel, és növeljük a produktivitásunkat?
A vezetői hatékonyság növelése az időkezelés szakszerű tervezésén alapul. Számos bevált eszköz és stratégia áll a rendelkezésünkre, melyek segítségével fokozhatjuk produktivitásunkat, és hatékonyabban gazdálkodhatunk az időnkkel. Bemutatunk ebből párat, bár fontos megjegyeznünk, hogy alapvetően minden cég más, minden vezető más, nincs egy mindenkire ráhúzható formula, próbálkozz meg több mindennel, és alkalmazd azt, amelyik a legjobban működik neked.
Az „időblokkolás” (felosztás) technikája például lehetővé teszi, hogy előre tervezzük a napunkat, és szakaszokra osztva foglalkozzunk a különböző feladatokkal. Ez a megközelítés nemcsak a munkaidő hatékonyságát növeli, de biztosítja, hogy legyen elég idő a pihenésre és a feltöltődésre is. A digitális időkezelő eszközök, mint például a Trello, az Asana vagy a Google Naptár, remek segítséget nyújtanak a feladatok kezelésében. Ezek lehetővé teszik a projektek és feladatok nyomon követését, a határidők beállítását, valamint a csapatmunka koordinálását, a napunk blokkokra osztását, hogy mikor mit fogunk elvégezni.
Az Eisenhower-mátrix egy másik hatékony eszköz, mely segít eldönteni, hogy mely feladatokat kell azonnal megoldanunk, melyeket halaszthatjuk későbbre, melyeket delegálhatjuk és melyeket hagyhatjuk el teljesen. Ez a módszer hozzásegít, hogy a fontos feladatokra koncentráljunk, és ne vesszünk el az alacsonyabb prioritású feladatok rengetegében.
A „Pomodoro technika” 25 perces munkaidőszakokkal és 5 perces pihenőkkel dolgozik, melyek segítenek maximalizálni a koncentrációt, és csökkenteni a kimerültséget. Az ilyen módon strukturált munkaszakaszok elősegítik a produktivitást, és csökkentik a munkahelyi stresszt.
Tehát az időkezelés tervezése nem egyszerűen a naptár kitöltését jelenti, hanem komplex stratégiát igényel, amely magában foglalja a megfelelő eszközök használatát, a tudatos jelenlét gyakorlását és a prioritások megfelelő beállítását is. Ha az őszinte véleményünket szeretnéd hallani, akkor a legjobb gyakorlat, ha eldöntöd, hogy: VAN IDŐM! Mi kifejezetten nem ajánljuk, hogy belemenj annyira a részletekbe, mint a fenti gyakorlatok. Vezetőként a nagy képet kell látnod, és nem szabad ilyen pici lépésekkel foglalkoznod.
A hatékony időgazdálkodás nem csupán egy készség, hanem a siker alapja. A cikkben bemutatott módszerek és technikák segítségével mindannyian jobban irányíthatjuk az időnket. Vedd kezedbe az irányítást, és válj még jobb vezetővé, egy olyan vezetővé, akinek mindig mindenre is van ideje!
„Gazdálkodjál a pénzzel meg az idővel. És pediglen az idővel jobban mint a pénzzel, mert az idő napról-napra drágább, a pénz pedig évről-évre olcsóbb.”
SZERETNÉL HATÉKONYABB IDŐGAZDÁLKODÁST?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
