HOGYAN ÍRJ FOLYAMATLEÍRÁSOKAT?
2024.09.24.
Dienes Martin
8 perc
Egy vállalkozás sikerének kulcsa a hatékony folyamatok kialakítása és kezelése. Sokan küzdenek azzal, hogy miként menedzseljék a folyamatmenedzsmentet és hozzanak létre jól működő folyamatleírásokat – az iskolában nem tanítottak nekünk hasonlókat. Az átlátható üzleti folyamatok hiánya gyakran vezet késedelmekhez, hibákhoz, és megnehezíti a növekedést. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan segít a folyamatleírás készítése a vállalkozásod hatékonyságának növelésében, és hogy konkrétan hogyan készítsd el ezeket akár írott, akár videóra rögzített formában. Ha valódi megoldást keresel és érdekelnek a folyamatleírás felépítésének lépései, akkor olvass tovább és tudd meg, hogyan alakíthatsz ki gördülékenyebb és eredményesebb folyamatokat!
1. HATÁROZD MEG A FOLYAMAT CÉLJÁT, EREDMÉNYÉT
Mielőtt nekilátsz egy folyamat leírásának, tisztázd, hogy miért fontos az adott folyamat. Mit szeretnél vele elérni? Ez segít fókuszálni a leírás részleteire, és elkerülheted a felesleges információkat.
Amikor nekifogsz egy folyamatleírás elkészítésének, az első és legfontosabb lépés a cél meghatározása. Miért van szükséged erre a folyamatra? Mit akarsz vele elérni? Ezek az alapvető kérdések biztosítják, hogy a leírás valóban hasznos és célzott legyen. A cél meghatározása nélkül könnyen elveszhetünk a részletekben, és előfordulhat, hogy olyan információk kerülnek a leírásba, amelyek nem lényegesek a folyamat szempontjából.
Ha például egy értékesítési folyamatot szeretnél dokumentálni, akkor a cél lehet az ügyfelek gyors és hatékony kiszolgálása. Vagy ha egy termelési folyamatot írsz le, a cél lehet a minőség fenntartása, miközben növeled a hatékonyságot. Minden folyamat mögött van egy konkrét cél, ami meghatározza a folyamat irányát. Ha ezt az elején nem tisztázod, akkor előfordulhat, hogy a munkatársak nem értik meg, miért van szükség a folyamatra, és így nem is fogják teljes mértékben alkalmazni azt.
A cél meghatározása segít fókuszálni a leírás részleteit is. Ha pontosan tudod, hogy miért van szükség a folyamatra, akkor könnyebben tudod kiválasztani, hogy milyen információk fontosak, és melyek azok, amelyek mellékesek. Emellett segít elkerülni azt is, hogy túl részletes vagy éppen túl általános leírást adj. Ha a cél világos, az egész leírás következetesebb és érthetőbb lesz, és végső soron sokkal hatékonyabban használható.
A folyamat céljának tisztázása az első és legfontosabb lépés minden dokumentálás során. Ha ezt a lépést kihagyod vagy elnagyzolod, a későbbi lépések is bizonytalanná válnak, ami hatással lesz a folyamat egészére.
2. TÉRKÉPEZD FEL AZ ÖSSZES LÉPÉST ÉS KÉPZELD EL, HOGYAN FOG KINÉZNI
Nézd végig az egész folyamatot lépésről lépésre. Ki, mikor és mit csinál? Képzeld el és dokumentáld a részleteket, hogy mindenki, aki a folyamatot használni fogja, pontosan tudja, mi a következő lépés.
Miután meghatároztad a folyamat célját, itt az ideje, hogy végignézd az egész folyamatot, és elképzeld magad előtt, hogyan kell ennek kinéznie a tökéletes formájában. Majd részletesen dokumentáld minden egyes lépését. Ez az egyik legfontosabb része a folyamatleírásnak, hiszen ha nem tisztázod az egyes lépések sorrendjét és tartalmát, a munkatársaid könnyen összezavarodhatnak, és nem fogják tudni, mi a következő teendő.
Először is, kezdd azzal, hogy feltérképezed, ki vesz részt a folyamatban. Melyik munkatárs vagy részleg felelős az egyes feladatokért? Tisztázd, hogy pontosan ki, mikor és mit csinál, és jegyezd fel ezeket az információkat. A világos felelősségkörök kijelölése elengedhetetlen ahhoz, hogy a folyamat gördülékenyen működjön.
Ezután haladj végig a folyamat időbeli sorrendjén. Milyen sorrendben kell elvégezni a lépéseket, és mikor? Fontos, hogy minden lépést időrendi sorrendben tüntess fel, hogy az alkalmazottak tudják, mi az, amit először kell elvégezni, és mi következik utána. Ha valamelyik lépés nem történik meg időben, az a folyamat további részeit is hátráltathatja.
A részletek dokumentálása kritikus. Amikor leírod a lépéseket, ne hagyj ki semmilyen fontos információt. Ha valamilyen speciális eszközre vagy szoftverre van szükség az adott lépésnél, azt is tüntesd fel. A cél az, hogy mindenki, aki a folyamatot használja, pontosan tudja, hogyan kell végrehajtani az egyes lépéseket, és ne legyenek kételyek vagy bizonytalanságok. Azt szoktuk mondani, hogy akkor lett jól leírva a folyamat, ha az is el tudja végezni, aki nem ért hozzá.
3. LEGYEN A LEÍRÁS IDŐRENDBEN
Az időrendi sorrend segít abban, hogy mindenki tisztában legyen a teendőkkel a megfelelő pillanatban. Az időzítés kritikus lehet egyes feladatoknál, ezért ne hagyd figyelmen kívül.
Az időrendi sorrend elengedhetetlen egy jól működő folyamatleírásban. Ha nem tartod be a logikus időrendet, könnyen előfordulhat, hogy a munkatársak elakadnak vagy hibáznak a folyamat során. Amikor egy komplex folyamatot próbálsz átadni, a pontos időzítés kritikus lehet a hatékony végrehajtáshoz. Minden lépésnek megvan a maga helye és ideje, ezért fontos, hogy ezt egyértelműen rögzítsd a leírásban.
Az időrendi leírás egyfajta „menetrendet” ad a folyamatnak. Ezt egyértelműen le kell írni, hogy mindenki tudja, mikor mit kell tennie, és ne forduljanak elő késlekedések. Az időzítés különösen fontos lehet egyes feladatoknál, ahol szoros határidők vannak vagy ahol több folyamat összehangolása szükséges. Gondolj például egy gyártási folyamatra, ahol az anyagok időben való beszállítása és az egyes műveletek egymás utáni végrehajtása kulcsfontosságú. Ha a lépések nincsenek időben megfelelően koordinálva, az egész folyamat megakadhat.
Egy jól időzített folyamatleírás ráadásul csökkenti a stresszt is, mivel mindenki pontosan tudja, mikor mit várnak tőle. A világos időbeli sorrend segít abban, hogy a feladatok folyamatosan előrehaladjanak, és minimalizálja a késéseket vagy a felelősségek közötti ütközéseket. Az időrendi sorrend így nemcsak a hatékonyságot növeli, hanem a folyamat átláthatóságát és gördülékenységét is biztosítja.
4. RÖGZÍTSD AZ ESZKÖZÖKET ÉS FORRÁSOKAT
Egy jó folyamatleírás nemcsak azt mutatja meg, hogy mit kell tenni, hanem azt is, hogy milyen eszközökre és forrásokra van szükség.
Egy igazán jól használható folyamatleírás nem csak a lépések sorrendjét rögzíti, hanem pontosan megmutatja azt is, hogy milyen eszközökre és forrásokra van szükség a végrehajtás során. Ha kihagyod ezt a lépést, könnyen előfordulhat, hogy a munkatársak nem rendelkeznek a megfelelő eszközökkel, és akadályba ütköznek a folyamat közben. Ezért érdemes minden szükséges forrást és eszközt részletesen feltüntetni.
Az eszközök lehetnek fizikai tárgyak, például speciális szerszámok vagy gépek, de akár digitális eszközök, szoftverek is, mint például egy CRM rendszer vagy egy adatbázis-kezelő program. Fontos, hogy minden egyes lépéshez párosítsd azokat az eszközöket, amelyek a feladat sikeres elvégzéséhez szükségesek. Ha például egy raktározási folyamatot írsz le, akkor az eszközök közé tartozhatnak a vonalkódolvasók vagy a raktárkezelő szoftverek.
A források esetében érdemes gondolni az emberekre, dokumentumokra, vagy akár anyagokra, amelyek nélkül nem lehet sikeresen végrehajtani a folyamatot. Ha egy adott lépésnél szükség van egy előzőleg elkészült dokumentumra vagy valamilyen jóváhagyásra, akkor azt egyértelműen jelezd a folyamatleírásban. Ebbe beletartozik az is, hogy meghatározzuk mi lesz a statisztikája az adott folyamatnak. Ez lehet az értékesítésnél bruttó értékesítés összeg, vagy például a pénzügynél határidőre beérkezett pénzösszegek.
Ezzel a lépéssel biztosíthatod, hogy mindenki, aki a folyamatot használja, tisztában legyen azzal, hogy mit kell előkészíteni a sikeres végrehajtáshoz. Az eszközök és források rögzítése megakadályozza az időveszteséget, amikor valaki egy kritikus ponton elakad, mert hiányzik valami, amire a folyamat végrehajtásához szüksége lenne.
5. HASZNÁLJ VIZUÁLIS ELEMEKET (DIAGRAM, KÉPERNYŐFOTÓ, VIDEÓ)
Ha lehet, vizualizáld a folyamatot. Egy jól elhelyezett ábra, kép vagy akár videó sokkal könnyebben emészthetővé teszi a lépéseket, mint egy hosszú szöveges magyarázat.
Az információk vizuális megjelenítése óriási segítség lehet egy folyamatleírásban. Az emberek jelentős része vizuális típusú tanuló, és sokkal gyorsabban megértenek egy folyamatot, ha azt nemcsak szövegben, hanem képekben, ábrákban, videókban is látják. Ha egy hosszú, bonyolult folyamatot egyszerű szöveggel próbálsz átadni, könnyen előfordulhat, hogy az olvasók elvesztik a fonalat. Egy jól elhelyezett diagram, képernyőfotó vagy videó azonban gyorsan át tudja adni a lényeget.
A folyamatábrák kiváló eszközök arra, hogy a lépések sorrendjét, az összefüggéseket és a döntési pontokat egyszerűen és áttekinthetően ábrázold. Ha például egy ügyfélszolgálati folyamatot írsz le, egy folyamatábra segíthet megmutatni, hogy mi történik, ha egy ügyfél egy bizonyos kérdéssel érkezik, milyen lépések vezetnek a probléma megoldásához, és hol van szükség különböző jóváhagyásokra.
A képernyőfotók és illusztrációk szintén hasznosak lehetnek, különösen akkor, ha egy szoftveres vagy digitális folyamatról van szó. Ha például egy CRM rendszer használatát írod le, a képernyőfotók megmutatják, hogy az egyes lépések során pontosan hol és mire kell kattintani. Ezáltal az olvasók könnyebben követhetik a folyamatot, és kevesebb esély van arra, hogy hibát kövessenek el. De ha szakmai folyamatot írsz le, akkor a videók is tökéletes eszközei a folyamat bemutatásának.
A vizuális elemek tehát nem csupán a folyamat megértését segítik, hanem hozzájárulnak ahhoz is, hogy a leírás élvezetesebb és átláthatóbb legyen. Így a munkatársak gyorsabban átláthatják a teljes folyamatot, és kevesebb kérdés merül fel a végrehajtás során.
6. TESZTELD ÉS ELLENŐRIZD A FOLYAMATOT
Mielőtt véglegesítenéd, próbáld ki a leírt folyamatot. Úgy működik minden, ahogy elképzelted? Ha bármilyen hiba van, javítsd ki, hogy a végső változat hibátlan legyen.
Miután elkészítetted a folyamatleírást, egy nagyon fontos lépés következik: a tesztelés és az ellenőrzés. Mielőtt bárki más kezébe adnád a leírást, győződj meg róla, hogy a dokumentumban leírtak valóban működnek-e a gyakorlatban. Hiába tűnik tökéletesnek papíron a folyamat, ha a valóságban nem úgy zajlik, ahogy eltervezted, az hamar frusztrációhoz és kudarcokhoz vezethet. A tesztelés során kiderülhetnek olyan hibák, amelyekről nem is gondoltad volna, hogy léteznek.
A tesztelés első lépése, hogy végigpróbálod a folyamatot, mintha te magad lennél az, aki a leírást követve végzi a munkát. Nézd meg, hogy az egyes lépések valóban logikusan követik-e egymást, minden eszköz és forrás rendelkezésre áll-e, és nincs-e olyan akadály, amely megakaszthatná a folyamatot. Ha találsz bármi olyan részt, ami nem világos vagy nem működik megfelelően, jegyezd fel, és javítsd ki.
Ne félj bevonni másokat is a tesztelésbe. Kérd meg egy munkatársadat, hogy a leírás alapján végezze el a folyamatot. Az ő visszajelzései rendkívül értékesek lehetnek, hiszen lehet, hogy olyan problémákat talál, amelyek számodra nem tűntek fel. Az is előfordulhat, hogy egy másik nézőpontból látva a folyamatot egyszerűsítési lehetőségeket találsz.
Amint a tesztelési fázis során minden hiba kijavításra kerül, és a folyamat zökkenőmentesen működik, akkor áll készen a véglegesítésre. Ez a lépés biztosítja, hogy a folyamatleírás tényleg alkalmazható és hibátlan legyen, így amikor élesben használják, minden gördülékenyen megy majd, és a résztvevőknek nem lesznek kétségeik a teendőkkel kapcsolatban. A folyamatok teszteléséről még az utolsó részben fogok írni, ahol Elon Musk algoritmusát fogom bemutatni.
7. FRISSÍTSD RENDSZERESEN
A folyamatok idővel változnak, ezért fontos, hogy a leírások naprakészek legyenek. Minden alkalommal, amikor új eszközök, technikák vagy követelmények lépnek be, frissítsd a leírást.
Egy jó folyamatleírás soha nem statikus. Ahogy a vállalkozás fejlődik, új eszközök, technológiák vagy módszerek kerülnek bevezetésre, és a folyamatoknak alkalmazkodniuk kell ezekhez a változásokhoz. Ezért kulcsfontosságú, hogy a folyamatleírásokat rendszeresen frissítsd, így azok mindig naprakészek maradnak, és tükrözik a legújabb fejlesztéseket. Egy elavult leírás ugyanúgy kárt okozhat, mint egy hibás leírás, hiszen a munkatársak nem fogják tudni, hogy melyik információra támaszkodhatnak.
Az első lépés annak felismerése, hogy mikor kell frissíteni a leírást. Ne várd meg, amíg a folyamat elavulttá válik. Előzd meg a problémákat azzal, hogy folyamatosan figyelemmel kíséred a változásokat, és gyorsan reagálsz rájuk.
Az új követelmények gyakran a jogszabályok, iparági szabványok vagy belső szabályozások változásából fakadhatnak. Ha például egy új adatvédelmi törvény lép hatályba, amely befolyásolja a vállalatod adatkezelési folyamatait, azonnal frissítened kell az ezzel kapcsolatos folyamatleírásokat, hogy megfelelj a jogi követelményeknek.
A frissítések bevezetésénél fontos, hogy a munkatársak is tudomást szerezzenek az új változásokról. Érdemes tájékoztatót tartani, vagy e-mailben értesíteni őket a frissítésekről, hogy mindenki naprakész információkkal dolgozhasson. Ne feledd: egy rendszeresen frissített folyamatleírás biztosítja, hogy a céged mindig a leghatékonyabban működjön, és felkészüljön az új kihívásokra.
+1 ELON MUSK ALGORITMUSA A HATÉKONYSÁG ELÉRÉSÉRE
Walter Isaacson írt egy életrajzi könyvet Elon Musk-ról, aki megosztotta azt a konkrét algoritmust, amit minden vállalkozásában alkalmazott a hatékonyság elérésére. Ez segített neki abban, hogy vállalkozásai – Tesla, SpaceX, Twitter/X.com, stb. – egyáltalán profitábilisan tudjanak működni.
1: Kérdőjelezz meg minden előírást! Mindegyik mellett legyen ott annak az embernek a neve, aki megfogalmazta. Soha ne fogadd el azt a választ, hogy valamelyik a vállalati egységtől – mondjuk a jogi osztálytól vagy a biztonsági csoporttól – származik. Tudni kell annak az embernek a nevét, aki kitalálta. És ezután kétségbe kell vonni, akármilyen okos is legyen az az ember. Az okos emberektől származó előírások a legveszélyesebbek, mert csak kevesen merik vitatni őket. Mindig kérdőjelezd meg az előírásokat, még akkor is, ha tőlem származnak. Aztán csinálj kevésbé ostoba előírásokat.
2: Hagyj el annyi alkatrészt és munkamozzanatot, amennyit csak lehet! Aztán lehet, hogy később vissza kell venned őket. Valójában az a helyzet, hogy ha nem kell visszavenned a kidobottak legalább tíz százalékát, akkor nem dobtál ki eleget.
3: Egyszerűsíts és optimalizálj! Ezt a második lépés után kell csinálni. Gyakori hiba, hogy egyszerűsítenek és optimalizálnak olyan folyamatokat, amelyek eleve fölöslegesek.
4: Rövidítsd le a ciklusidőt! Minden folyamatot rövidebbre lehet fogni, de erre csak az első három lépés megtétele után kerülhet sor. A Tesla gyárban tévedést követtem el, amikor rengeteg időt töltöttem olyan folyamatok felgyorsításával, amelyekről később ismertem fel, hogy eleve értelmetlenek.
5: Automatizálj! Ez jön legutoljára. A nagy tévedés, amit Nevadában és Fremontban is elkövettem, hogy minden lépést automatizálni akartam. Előbb meg kell kérdőjeleznünk minden előírást, elhagynunk alkatrészeket és folyamatokat, és kiküszöbölni minden hibát.
Az előző cikkünkben arról írtunk, hogy miért kellenek folyamatleírások, most pedig azt is megismerted, hogyan írd meg ezeket a leírásokat. Ahogy az elején kiemeltem, ezeket videóra rögzített formában is létrehozhatod, nem csak leírt formában létezhetnek. Minél több folyamatod lesz tiszta, annál eredményesebben tudtok működni a jövőben. Ehhez szeretnék valódi segítséget adni neked, ezért nem csak üzleti cikk formájában akarok információkat átadni számodra, hanem egy konkrét folyamatleírás sablonnal is készültem neked. Kattints a lenti gombra és töltsd le DMA ponthu Kft. sablonját, amelyben a saját és az előfizetőink folyamatleírásait is írjuk.
SZERETNÉL JÓ FOLYAMATLEÍRÁSOKAT?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Egy szervezeti ábra, ami valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép egy szervezeti ábra, amely felosztja a céged több területre, mint például az Ügyvezetés; HR; Marketing; Értékesítés; Pénzügy; Termelés és ezekhez 18 működő rendszert társít.
Rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutat olyan rendszereket, melyeket te is használni tudsz a cégedben.
A célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és egy stabil pontot adjon a céged vezetésében, mivel rávilágít a problémáid pontos megoldására.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Ahol már találkozhattál velünk:
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
