HOGYAN SZERVEZZ HATÉKONYAN?
2021.08.05.
Dienes Martin
5 perc
A hatékony szervezés alapjait nem tanítják az iskolában. Nem arról beszélünk, hogy nincsenek ilyen tárgyak, vagy rosszul tanítják, hanem, hogy nem a lényeget tanítják. A szervezés az alapja egy jó cégnek, hiszen erre épül az egész. Most pedig bemutatjuk neked, hogy milyen vezetői eszköz létezik a céged hatékony megszervezésére, hogyan tudod szervezni és vezetni a céged.
Mit is jelent a HATÉKONY szó?
Nagyon eredményes, veszteségek nélkül, a legkevesebb szükséges erőfeszítéssel és időben megvalósuló munka, tett, változás, amely a célját maradéktalanul kielégíti, megvalósítja.
[Forrás: Wikiszótár]
Az eszköz, amit a szervezéshez használunk, pedig a Szervezési Tábla.
Lehet már hallottál róla, de mi is ez pontosan?
Egy olyan táblázat vagy tábla, amely megjeleníti a szervezet funkcióit, kötelességeit, cselekvési sorrendjét és illetékességeit. A termék elérésének szervezési mintázatát mutatja meg. Ez a terminálok (bármilyen személy, aki kommunikációt fogad, továbbít vagy küld) és áramlásaik (részecskék, impulzusok vagy hullámok haladása A pontból B pontba) mintázata. Ezeket a terminálokat „posztokként” vagy pozíciókként látjuk megjelenni. Mindegyikük egy-egy kalap. E kalapok mentén áramlás történik. Az egész szervezési tábla eredménye a termék. A táblán lévő összes kalap terméke adja ki a szervezet teljes termékét.
Mi a szervezés?
Egésszé formálni valamit, kölcsönösen kapcsolatban lévő és összefüggő részekkel; valaminek meghatározott rendezett szerkezetet adni.
[Forrás: Wikiszótár]
A szervezés cselekvések és feladatok lebontása specializált funkciókra.
Az irányítás és valaminek a végzése között különbség van, és ezek szétválasztása néhány vezető számára gondot jelent. Néha hiányos a szervezéssel kapcsolatos megértés, és így megpróbálhat egy cégvezető minden tennivalót egyedül elvégezni. Például: valaki csomagol, ez a munkája egész nap. A főnök odamegy, majd leoltja, hogy ezt lehetne jobban és gyorsabban végezni, és ”megmutatja”, hogyan kell ezt csinálni. Ezzel a maradék kis motiváció is elveszik az emberekből.
Ha ezt túlzásba viszi a vezető, az gyakorlatilag szétbomlaszthatja és hasznavehetetlenné teheti a csoportot, mert egy tag kivételével (a vezető) senkinek sincs funkciója. Miért is? Mivel ennek az egy embernek a tevékenységgel kapcsolatos monopóliuma megfosztotta őket a funkciójuktól.
Így a vezető időhiányban szenved, ráadásul teljesen feleslegesen fizeti a munkatársait, hiszen ő dolgozik helyettük.
Egy jól szervezett csoport, amelyre mindenkinek megvan a specializált funkciója, és amelyet egy felelős összehangol, a sokszorosát tudja elvégezni annak a munkának, amire egyetlen személy képes. Mivel egy csoport szervezett, nehezebb legyőzni, mint egy egyént.
Biztos hallottad már azt a közmondást, hogy: sok lúd disznót győz. Ebben az esetben azt mondhatnánk, hogy: sok szervezett lúd, szervezetlen disznót győz.
Amikor az vezető sürgető kényszerhelyzettel kerül szembe, akkor a helyes eljárás a következő:
1: kezeli a helyzetet.
2: megszervezi a csoportot, hogy kezelje az ilyen dolgokat és végezze a munkáját.
Az ember megrekedhet az egyesnél, és nehézségei lesznek, és agyondolgozza magát, ugyanis elmulasztja a kettes lépést is megtenni. Ez a legnagyobb hibája a legtöbb cégvezetőnek. Azzal semmilyen probléma nincs, ha valamit gyorsan kell kezelni, viszont amennyiben utána az a dolog nincs megszervezve jól, máris belemegyünk a mókuskerékbe.
Bármely csoport legnagyobb mulasztása az, ha elmulaszt szervezni. A szervezés elmulasztásának fő oka, hogy egyszerűen nem értik meg, mit is értünk ez alatt.
A szervezés ennyire egyszerű: kijelölsz valakit a munkára, és hagyod, hogy csinálja.
Minden posztot, legyen az bármilyen alacsony szinten, meg kell szervezni. Mindenkinek, aki emberekért felelős, képesnek kell lennie megszervezni a feladatköröket és a munkát.
Ha ezt valaki elmulasztja megtenni, akkor nagyon keveset végez el, és súlyosan túlhajtott lesz. A csoport többi tagja pedig kihasználatlanul marad.
Itt olyan kérdés szokott felmerülni, hogy: de akkor hogyan fogja tudni, hogy mit kell csinálnia?
Erre az egyszerű válasz az, hogy a szervezést ki lehet egészíteni kalapleírásokkal, melyekről itt tudsz olvasni: Hogyan írj kalapleírásokat?
Hétosztályos szervezési tábla
Kicsi kiigazítás a témában. Így néz ki:
Mekkora cégtől érdemes ezt használni?
Bár úgy tűnik, mintha ennek a szervezetnek rettentő sok alosztálya lenne és csak nagy csoportokra illene, valójában bármelyik szervezetre illik, akármekkora is az. Ez a szervezési tábla változás nélkül megállja a helyét egy főtől több ezerig. Egyszerűen csak kevesebb vagy több poszt van betöltve. Ez az egyetlen változás.
Egyszer a Rigips Kft. ügyvezetője, Piros Attila mesélte nekünk, hogy: egyetlen különbség van egy kis és egy nagy cég között. A kis cégben egy emberre van több poszt, ameddig egy nagy cégben egy posztra van több ember.
A táblára bal oldalon lépünk be, és jobbra haladunk.
Ezen a szervezési táblán minden egyes személy el van látva statisztikával. Ez azt jelenti, hogy az általa végzett munkának van egy mérhető statisztikája, amit ellenőrizni lehet. A személy nem veszik el a csoportban, illetve stabilitást nyer arról, hogy a csoportban pontosan hol is helyezkedik el.
Szervezési táblán található feladatok:
Egy szervezet vagy csoport személyének feladatait a megnevezésük és az alattuk lévő funkciók írják le. Egy cégben körülbelül 70 poszt van, amit el kell látni. Ezek a posztok találhatóak a szervezési táblán, rendezetten szétosztva.
A szabály az, hogy MINDENKI MINDENÉRT FELELŐS, AMI A SZERVEZÉSI TÁBLÁN KÖZVETLENÜL ALATTA HELYEZKEDIK EL.
Például: ha takarító vagyok, akkor a takarítás van alattam. Akkor nem szólok bele a cég vezetésébe. De amennyiben a 6-os osztályt vezetem – ami a közönségkapcsolatokról, PR-ról szól -, akkor beleszólhatok a takarításba, hiszen az alatta van.
Ez azonban nem összeköthető azzal, hogy felé-alá rendeltség van a cégben. Ez egyszerűen azt szabályozza, hogy a munkatárs stabilan ott legyen a helyén, és jól érezze magát. Attól még ugyanolyan értékes egy takarítást betöltő munkatárs, mint egy ügyvezető. De lehet, hogy az ügyvezető több feladatot el tud látni.
A szervezési tábla posztjainak feltöltése:
Fogjuk a neveket, amelyekkel MOST rendelkezünk az osztályon, és posztra helyezzük azokat az összes funkció és posztnév betöltésére.
Fentről lefelé helyezünk posztra. SOHA NEM HELYEZÜNK POSZTRA LENTRŐL FÖLFELÉ. ÉS SOHA NEM HAGYUNK RÉST ALACSONYABB ÉS MAGASABB POSZTOKON LÉVŐ SZEMÉLYEK KÖZÖTT.
Ezek közül a hibák közül bármelyik őrült felfordulást okoz az osztály működésében, és ezek súlyos hibák. Ha ezt elvégeztük, akkor most rendelkezünk egy posztokkal feltöltött szervezési táblával.
A SZERVEZÉS VÉGTERMÉKE: A SZABADSÁG.
SZERETNÉL MÉG HATÉKONYABBAN SZERVEZNI?
VÁLLALATI
TÉRKÉP
Valóban működő cégfejlesztési rendszereket mutat be számodra.
Mi is az a Vállalati Térkép?
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
A Vállalati Térkép rengeteg hasznos információval szolgál számodra, hiszen bemutatja az összes rendszert, amelyeket használni tudsz a cégedben.
7 szervezési osztály szerepel rajta, melyek a Cégvezetés; Kommunikáció; Terjesztés; Pénzügy; Termelés; Minőség és Közönségkapcsolati osztályok, ahová 21 működő rendszert társít.
GONDOLKOZZ RENDSZERBEN
Igényeld a Vállalati Térképet teljesen kötelezettségmentesen.
A következő lépésed, hogy kitöltöd az adataid, és mi e-mailben elküldjük a Vállalati Térképet. Emellé pedig egy 1 órás Díjmentes Tanácsadást is adunk számodra.
Mi nem csak beszélgetünk az eredményekről, el is érjük őket! Nézd meg, milyen kézzelfogható sikereket értünk el azoknál, akik már csatlakoztak előfizetőinkhez.
Ahol már találkozhattál velünk:
Markovich Béla tapasztalata a Vállalati Térképről
Cégvezetőként számodra is hasznos lehet, hiszen valóban működő cégfejlesztési rendszereket tartalmaz. Eddig Magyarországon közel 5000 cégvezető igényelte, és most neked is van rá lehetőséged! A Vállalati Térkép célja, hogy megfoghatóvá tegye számodra a cégfejlesztést, és rávilágítson a problémáid pontos megoldására.
Ez az egész a Szervezési Táblára épül, de hogyan teszi ez átláthatóvá a te vállalkozásod? 7 szervezési osztály szerepel rajta, mint például a termelés, a cégen belüli kommunikáció, illetve a cégvezetés. Ezekhez társít 21 működő rendszert, amelyek mind ott vannak a te vállalkozásodban is.
És hogy kiknek érdemes ezt igényelni? Árbevételtől és létszámtól függetlenül mindenkinek, így neked is. De a legelőnyösebb azoknak a cégeknek, akik legalább egy 20 fős munkatársi létszámmal dolgoznak. Az igazi izgalmak ott kezdődnek, én már csak tudom, hiszen közel 300 embert irányítok. Ajánlom, igényeld a Vállalati Térképet, hiszen díj -és kötelezettségmentesen a tiéd lehet!
Ami szerintem zseni, még egy egy órás Díjmentes Tanácsadást is kaphatsz mellé, ahol segítenek, hogy te is be tudd illeszteni a vállalkozásodba ezeket a rendszereket, olyan könnyedén, mintha csak egy Mapei ragasztóval dolgoznál! Ne habozz, gondolkozz rendszerben, és igényeld a DMA Vállalati Térképet!
Markovich Béla, Mapei Kft., Ügyvezető
